Údržba osobních záznamů od A do Z

Organizace a řízení vedení osobních záznamů je přímou odpovědností personálního personálu. V situacích vytvořit novou organizaci, přeměna starých nebo jiných možností reorganizace a vedoucí pracovníci oddělení potřebují vědět, hlavní body práce: tréninkový a personální vyhledávání, příjem, překlad, propouštění pracovníků, jakož i pravidla pro archivaci a on-line úložiště dokumentů.

Příslušná organizace správy osobních záznamů jako základ stability firmy

V každé organizaci, bez ohledu na formu vlastnictví, existují pracovníci. Rozlišuje se ve své velikosti a složení, pokud jde o funkce a kvalifikace. Úkolem personálního oddělení je zajistit, aby všechny problémy a problémy týkající se zaměstnanců podniku byly vyřešeny co nejrychleji a co nejdůležitější.

Stabilní práce organizace přímo závisí na jejích zaměstnancích. Primárním úkolem servisní personál - kompetentní a včasné výběr zaměstnanců, personální agendy, v souladu se zákonem a jeho včasnému předložení dokladů do archivu. To je základ pro stabilní provoz každého podniku.

Personální školení pro práci s personálem

Pokyny týkající se personálního řízení jasně ukazují na potřebu odborné přípravy pro personální specialisty. V praxi je však často problém s výcvikem zaměstnanců požadovaného profilu.

Vyšší a sekundární speciální vzdělávací instituce nevyrábějí odborníky s tak malou kvalifikací jako "správa osobních záznamů". Školení se obvykle koná buď na místě, nebo na profilových kurzech. Je také možné školit zaměstnance přímo na pracovišti formou mentoringu.

Specialisté na školení v oblasti řízení lidských zdrojů navrhují následujícími způsoby:

• rekvalifikace na základě druhého vysokoškolského vzdělání;
• vysokoškolské vzdělání v sousedství profil, jako je například „spisové služby“, „Jurisprudence“, „řízení lidských zdrojů“, „ochrana údajů“;
• školení v specializovaných dlouhodobých kurzech (nejméně tři měsíce) s následným absolvováním zkoušky;
• praktická práce s následnou pravidelnou modernizací dovedností.

Normativní dokumenty upravující práci personálních služeb

Činnost personálního oddělení a obecná organizace vedení personálních záznamů velmi závisí na současné legislativě a interních regulačních dokumentech. Tato funkce souvisí s nuancí práce s velkým počtem osobních dokumentů, které jsou často důvěrné.

Kancelářská práce v personální službě je upravena těmito zákony:

• Ústavě, občanským a pracovním zákonům, jakož i trestní a rodinné zákony;
• legislativní akty o profilu organizace ve věcech týkajících se práce s personálem;
• normativní úkony místního významu;
• různé klasifikátory, pravidla a předpisy na federální úrovni;
• interní regulační dokumenty, například instrukce o vedení osobních záznamů;
• příkazy a příkazy k řízení.

Zaměstnanci personální služby jsou povinni striktně dodržovat ustanovení normativních zákonů a především zákoníku práce.

Vyhledávání a dokumentace zaměstnanců

Údržba osobních záznamů začíná vyhledáváním a koncepcí personálu. Především je třeba určit možnosti hledání nových zaměstnanců. Mezi nimi stojí:

• agentur a úřadů práce;
• veřejné služby zaměstnání;
• veletrhy pracovních příležitostí;
• vzdělávací instituce;
• Poštovní tabule pro příspěvky a souhrny různých zdrojů;
• jiné organizace;
• přátelé a známí.

Veškeré možnosti hledání zaměstnanců mají své vlastní zásluhy a zneužívání, zaměstnanec personálního oddělení by měl co nejvíce využít možností, jak uzavřít volné místo.

Když je žadatel nalezen, s ním je veden rozhovor. Je žádoucí, aby byl jeho pohyb zdokumentován: je tedy snazší měřit rozhodnutí o pronájmu či odmítnutí. V posledně uvedeném případě je osoba písemně informována o důvodu do pěti pracovních dnů. Pokud je uchazeč vhodný na volné místo, měl by být připsán. Z toho začíná design personální dokumentaci na konkrétní zaměstnance.

Etapy registrace pronájem:

• uzavření pracovní smlouvy;
• zveřejnění pořadí přijetí;
• zápis do zaměstnání nového zaměstnance nebo jeho instituce;
• registrace osobního průkazu;
• pokud je v organizaci přijata - zřízení osobní podnikatelské činnosti;
• seznámení a podepisování vnitřních předpisů a pokynů zaměstnance.

Zaměstnanecké záznamy (osobní karty, seznam zaměstnanců)

Údržba správy osobních záznamů vyžaduje povinnou registraci účetních záznamů, zejména personálních a osobních karet. Tyto dokumenty jsou povinné pro organizace všech forem vlastnictví.

Plán pracovníků a počet by měl být relevantní a měl by odpovídat potřebám organizace. Zahrnuje jména všech příspěvků, počet sázek uvádějících volná místa pro toto období.

Osobní karty jsou jednotné dokumenty obsahující stručné informace o pracovní činnosti a osobních informacích zaměstnanců. Podléhají přísnému účetnictví a zvláštním skladovacím podmínkám na místech, která zabraňují jejich znehodnocení a krádeži.

Objednávky personálu, rozdíly a specifika registrace

Obecné pracovní postupy v personální práci jsou hlavně vyjádřeny v objednávkách a pokynech vedení. Tyto dokumenty se mohou týkat jak jednotlivých zaměstnanců, tak celého zaměstnance jako celku. Oni se liší konstrukcí a vlastnostmi úvodu do akce.

Většina příkazů a příkazů týkajících se konkrétních činností se zaměstnanci má jednotnou podobu. Jsou podřízeny povinné dohodě se všemi zainteresovanými osobami a seznámení se s příjemcem. Kopie osobních příkazů jsou uloženy v osobním souboru a originály jsou v samostatných složkách.

Časopisy o evidenci zaměstnanců, pravidla registrace a uchovávání

Při evidenci pohybu dokumentů vede evidenci v personální službě k údržbě odborných časopisů. Jedná se o tabulkové dokumenty vícestránkového formátu, nejčastěji sjednocené. Obvykle jsou dány buď ve velkých notebookech nebo zakoupeny ve specializovaných prodejnách.

Typy osobních časopisů:

• registrace příchozích a odchozích dokladů, včetně dopisů;
• registrace objednávek;
• registraci příchodu a odchodu zaměstnanců na úřední práci;
• registrace žádostí, podání, oznámení, úředních a servisních poznámek;
• registrace forem pracovních knih, jejich vložky;
• knihy pro zaznamenávání pohybů různých osobních dokladů a tak dále.

Všechny záznamy musí být nutně sešité a utěsněné a listy musí být očíslovány. Uložte je odděleně od všech dokumentů. S výhodou v bezpečné nebo speciální skříni.

Funkce údržby a ukládání osobních souborů

Dělat osobní záležitosti není povinné. Většina organizací však v jedné či druhé formě shromažďuje dokumenty zaměstnance. Samozřejmě, že v jedné složce je to pohodlnější.

Osobní záležitost je komplex dokumentovaných osobních informací o zaměstnanci, shromážděných a vytvořených v určitém pořadí. Může obsahovat různé dokumenty a kopie:

• kopie objednávek o zaměstnanci;
• kopie výkazů;
• kopie dokladů totožnosti, potvrzující kvalifikace, vzdělání, dávky a rodinný stav;
• dotazník;
• charakteristiky a recenze;
• odkazy, atd.

Osobní soubory obsahují osobní informace, musí být uchovávány od jiných dokumentů. Přístup k nim je omezen na přísně omezený počet úředníků. S odvoláním pracovníků jsou osobní soubory předány archivnímu úložišti.

Pravidla pro registraci, uchovávání a vydávání pracovních knih, jakož i vložky

Všechny organizace jsou povinny provádět pracovní činnosti svých zaměstnanců, s výjimkou zaměstnanců, kteří jsou současně přijímáni. Při primárním příjmu zaměstnavatel získává nezávisle čisté formy a dělá v nich první záznam. Na titulní stránce zadejte příslušné údaje o zaměstnanci. Následně je nutné sledovat jejich význam a provést změny včas.

Na přelomu hlavní části jsou zaznamenány práce a společenská aktivita dělníka, jeho přijetí stálé převodů, propouštění. Všechny položky jsou očíslovány v obecném pořadí a jsou zadány na základě objednávky. Oznámení o propuštění je doplněno otiskem organizace a podpis hlavy.

Položky v sešitu ručně vyrobené, modré kuličkové pero, jasný a srozumitelný rukopis. Pečlivě sledujte relevanci a spolehlivost zadaných dat. Pokud potřebujete informace opravit, musí být opatrně vyškrtnuty jedním řádkem a aktualizovanými informacemi. Tato akce je nezbytně potvrzena podpisem hlavy a pečeti.

Pracovní knihy ukládat odděleně od ostatních dokumentů, v trezoru. Je zakázáno jim předávat do rukou zaměstnanců nebo třetích stran bez zvláštního rozhodnutí příslušných orgánů.

Vlastnosti operačního a archivního ukládání personálních dokumentů

Uskladnění personálních dokumentů je dáno jejich zvláštní důležitostí. Obsahují osobní údaje a jsou důvěrné. Tyto údaje nepodléhají neoprávněnému vyzrazení. V opačném případě je pokuta uložena personálu personálního oddělení a vedoucímu organizace.

Pro zajištění řádného ukládání personálních dokumentů do personální služby je žádoucí mít samostatnou místnost. Vstup do něj musí být jeden a musí být vybaven kovovými dveřmi s alarmem.

Samotné dokumenty by měly být uloženy v kovových skříních nebo trezorech. Vyvarujte se vystavení slunečnímu záření a prachu, teplotním rozdílům a příliš vysoké vlhkosti. Tyto jednoduché akce pomohou uchovat osobní údaje.