Dokumentování. Jak správně šit dokumenty?

Před zpracováním dokumentace je zapotřebí nejdůkladnější seznámení s velkým počtem nezbytných pokynů týkajících se problematiky zpracování dokumentů a správy záznamů. Tyto standardy jsou poměrně složité a obsahují velké množství všech druhů malých detailů a nuancí. Jak šifrovat dokumenty do rohu? Co obsahuje přiložený inventář? Je možné podávat účetní doklady s termovazivním strojem? Počáteční úředník má něco zlomit hlavu.

Triviální podnikání?

Na první pohled je postup pro podání případu a jeho uvedení do archivu poměrně jednoduchý, ale praxe ukazuje opak. V případě porušení pravidel vedení záznamů tato instituce odmítne přijmout předávaný dokument a budete muset znovu začít pracovat. Pokud se takové situace již ve vašem životě vyskytly, přečtěte si náš článek - pokusíme se tento problém pochopit.

Proč podávají dokumenty? Existují normy, které řídí tento postup? Ano, a existuje mnoho z nich. Jedná se především o metodická doporučení pro správu záznamů, která byla schválena v prosinci 2009 na základě objednávky společnosti Rosarkhiv. Na druhém místě - o GOST R 51141, věnovaný archivnictví a vedení záznamů a obsahující všechny potřebné definice a pojmy. Kromě toho existují další právní normy, podle nichž je dokumentace šitá.

Začněme s krytem

Pokud divadlo začíná závěsem, pak náš postup - jinak než s krytem. A výběr karton "kůra" - jeden z prvních úkolů v procesu "balení" dokumentu. Na první pohled nenajdete rozdíl mezi mnoha existujícími odrůdami. Ale pokud jste se dívali úzce, pochopíte, že kryty jsou standardní, nestandardní a také se používají pro dlouhodobé ukládání.

Nejčastěji najdete standardní formát krytu 229h324 mm. Používá se ve všech případech, kdy jsou šity standardní velikosti šité. Pokud má dokument z jistých důvodů spíše specifický vzhled a parametry, vyžaduje se neštandardní verze krytu. Poslední typ se týká dokumentu, ve kterém budou dokumenty uloženy po dobu 25 let nebo déle.

Podle právních předpisů jsou tyto kryty vyráběny pouze z tvrdé lepenky v důsledku významné pracovní doby. Je třeba přijmout opatření k zachování správného typu dokumentu a jeho vhodnosti k použití po velmi vážném časovém intervalu. Dokumenty určené k doručení do státního archivu jsou uloženy v obalech vyrobených z takového materiálu, jako je bezlepková lepenka.

Promluvme si o číslování listů

Před správným podáváním dokumentů s vlákny musí být všechny skládané v správném pořadí. Poté se postup číslování provádí jednoduchou jednoduchou tužkou. Hlavním pravidlem je číslování listů, nikoliv stránek dokumentu. Arabské číslo je umístěno na každém listu v pravém horním rohu. Současně naše značky nejsou povinny "procházet" do textu. Obecné číslování listů neplatí inventarizace dokumentů.

Jaké jemnosti jsou v procesu číslování? Pokud počet dokumentů, které mají být přiřazeny, obsahuje dopis nebo několik z nich, nejprve se obálka očísluje a potom střídavě - každý z listů v ní obsažených. Pokud je počet příchozích jednotek větší než 250, je obvykle rozděleno na několik svazků. Každá z nich má své vlastní číslování.

V archivním souboru mohou být dokumenty, které mají samostatné číslování vlastních stránek, například periodik. Ale vkládání případu do archivu jsou mezi jinými očíslovány, aniž by došlo k narušení obecného pořádku.

Pokud má přiložený list velký formát, je obvyklé rozbalit ho a v pravém horním rohu umístit obrázek vpravo. Mělo by být umožněno volný přístup k textu. Pokud jsou na některém z listů připojeny oddělené fragmenty s nemožností jejich odpojení, celý daný svazek je očíslován jako jeden. Vždy je třeba inventarizovat každý z lepených kusů, který se provádí na zadní straně nebo na volném prostoru. Odkaz na vložený dokument musí být uveden v nápisu nebo v poznámkách k obecnému inventáři s uvedením názvu. Nejčastěji takové investice na volné noze jsou kontroly, výtažky nebo fotografie.

Oprava chyb a inventarizace dokumentů

V případě, že v průběhu provozu nemá nějaký ne příliš závažné chyby (např., Přeskočí dvojici listů) namísto celé pole opět přečíslování použít označení dopis. Čísla na ostatních stránkách se však nemění. Odstranění těchto chyb je možné pouze po dohodě s pracovníky archivu. Pokud jsou nalezeny hrubé chyby, dokument by měl být znovu očíslován. Stará čísla vykrývají co možná nejtěsněji a přidávají nová čísla. V tomto případě je obnovení číslování opět potvrzeno doslovným nápisem.

Bez inventáře neobdržíte žádnou archivní činnost. Informace v něm obsažené se vztahují k názvu dokumentu, datumu sestavení, anotaci a samotné tabulce s uvedením pořadových čísel listů, jejich čísla a poznámky (je-li to nutné). Skončí s informacemi o počtu dokumentů ve formě čísla, které jsou duplikovány slovy, pak je vše zapečetěno podpisem úředníka s dešifrováním jména.

Jak správně vyšívat dokumenty s vlákny

Při zahájení procesu šití byste se měli ujistit, že všechny potřebné materiály a nástroje jsou na dosah ruky. Kromě skutečné práce budete potřebovat také šálku, jehlu, lepenku pro podávání dokumentů a speciální podprocesy. Jsou poslední vyhrazena bankovní motouz, zadní nebo propíchnuté závity L-210. Druhá odrůda se používá pro kancelářskou práci častěji.

Na začátku práce jsou z dokumentu odstraněny všechny sponky a jiné kovové předměty, pak jsou listy spisu rovnoměrně složeny s čistou nohou. Na levé straně v prostoru pole se dělají tři otvory s jehlou nebo šroubem. Umístění je nejlépe uprostřed volného prostoru, který má být vlevo pro odsazení, tj. Ve vzdálenosti asi jeden a půl centimetru. Tato poznámka je důležitá, protože jinak bude obtížné je číst po podání dokumentů.

Tipy pro pohodlí

Jsou-li hladké okraje otvorů pro vás zásadní význam, proveďte úder. Ale nezapomeňte, že příliš mnoho listů je pro něj příliš těžké. Ujistěte se, že všechny tři otvory jsou rovnoměrně rozmístěné a rozmístěné asi 3 cm od sebe. Středový díl by měl spadat uprostřed stránky.

Aby nedošlo k poškození titulní stránky a kolapsu skříně, doporučujeme často, aby byla přední a zadní sedadla upevněna kartónovými lištami. Běží se vlákno. Obvyklá velikost je 70 cm, ale v každém případě závisí na tloušťce stohu.

Jak stetit 3 otvory

Zde je obsah algoritmu pro takové podání dokumentů. Za prvé, jehla prochází středem otvorů, přičemž konec nitě zůstává na spodní straně. Pak byste ho měli dát do horní části otvorů. Výsledkem je, že oba jeho konce jsou umístěny na přelomu stohu vrtaných listů. Jehla je vytažena skrz spodní díry a závit na přední straně. Potom jehlu opět zasuňte do středního otvoru. Náš závit byl tažen všemi potřebnými otvory, po nichž jsou oba jeho konce upevněny na zadní straně dokumentu silným uzlem. Hroty jsou asi 5 cm dlouhé.

Přímo na uzlu je papír nalepen verbálním nápisem. Níže uvažujeme technologii její výroby.

Dokument lze šit 4 otvory. Jak to udělat? Postup není vůbec komplikovaný. Čtyři otvory protínají svisle symetricky s uspořádáním na jedné ose. Když opustíme ocas ze zadní části prvního otvoru, očistíme stehy a potom uzel připojíme stejným způsobem, jak je popsáno výše. Firmware musí být duplikován dvakrát, aby byla zajištěna pevnost a spolehlivost.

Dopis o věrohodnosti

Další krok po číslování a firmwaru dodává náš případ verbálním nápisem. Co to je? To je samolepka o rozměrech 4x6 cm s textem "Přiložená a očíslovaná hellip- listy „(jejich počet je označen číslem, a slova). Dále určete pozici zaměstnance, prosím dokumentovat datum a vlastnoruční podpis. Chcete-li těsnění certifikaci, je třeba také poznamenat. Nápis je nalepena na horní straně uzlu svázané nás tipů, které příze tak by měly mít. Podpis umístit na konci postupu, při zaschnutí lepidla. to se provádí, aby se zabránilo šíření. tisk (pokud je k dispozici), aby se část desky na straně samotného nápisu.

A až poté, co je kufřík sešit, číslován, zapečetěn podpisem a razítkem, může být zaslán do archivu.

Postoj k doslovnému nápisu musí být vážný a pozorný. Právě ona je dokladem důkazu nedotknutelnosti případu. V případě porušení jeho bezúhonnosti nebo zaujatosti nemůže být dokument přijat kontrolními orgány, nebo může být napaden soudem.

Co a proč jsme šití

Veškeré dokumenty, které jsou předmětem odevzdání do archivu nebo některého z kontrolních orgánů, včetně daňové kontroly, penzijního fondu a mnoha dalších, jsou navzájem propojeny. Nemůžete položit dokumenty lepené dohromady nebo sešité pomocí sešívačky. Jak již bylo zmíněno, v případě odhalení nesrovnalostí s normami vedení záznamů jednoduše to nepřijmete.

Takový postup je podmíněn zejména doklady o personálním obsazení a účetnictví. Ty z nich, papírování, které dokončily, o rok později, aby byly uloženy v archivech organizace nebo podniku. Ve zvláštních archivních zařízeních jsou převedeny případy s právními retenčními dobami. Je určen zákonem v závislosti na typu dokumentu. Například nejméně 75 let je zapotřebí k uložení notářských záznamů, knih ekonomického účetnictví a dokladů s informacemi o personálu.

Životnost designérských výkresů je mnohem méně - jen 20 let. Fotodokumentace je po dobu 5 let. Archivní instituce podléhají odkoupení podniků, jak veřejných, tak soukromých podniků. Současně je úkolem jakékoli nestátní struktury uzavření smlouvy s Federální archivární službou o tomto.

Je třeba si uvědomit, že zaměstnanci, kteří mají tuto povinnost, jsou zapsáni do popisu práce. V případě špatného propojení dokumentů na vás čekají určité sankce, zejména v případě změn nebo nedostatků některých důležitých listů.

Vraťme se k technologiím vazeb

Metody šití popsané výše jsou vhodné jak pro archiv, tak pro daňovou kontrolu. Podávání účetních dokladů, uložených po dlouhou dobu (více než 10 let), by však mělo být zvláště silné - častěji na 5 jamkách. Ověřovací nápis se provádí na speciálním papírovém papíru, aby bylo jasně vidět uzel pod štítkem a nebyla pochyb o bezúhonnosti dokumentu.

Jsou-li v kancelářském prostředí otvory děrovány konvenčními kancelářskými punčochy, pak je v případě potřeby velké množství papírové dokumentace (např. V tiskárnách) používáno profesionálním zařízením ve formě papírových vrtaček nebo vazných strojů. Takové mechanismy mají vážnou kapacitu a mohou být ručně nebo elektricky ovládané.

Strojní mechanismus

Jádrem těchto systémů nebo strojů je klasická metoda využívající pružiny. Takový vazný stroj je vybaven děrovacím zařízením. Dalším mechanismem je umístit dokument na pružinu vyrobenou z plastu, po níž se na spodní a horní část jednotky přidávají kartonové nebo plastové kryty.

Výhodou vazného stroje je možnost upevnění velmi velkých dokumentů. Tloušťka bloku může dosáhnout až 500 stránek. A také - možnost odstranit nebo přidat stránky a listy do již prokládaného dokumentu. Nevýhody jsou poměrně vážná práce a ne příliš vysoká síla.

Je-li stroj pro vázání dokumentů vybaven kovovými pružinami, u kterých je nastaven určitý krok a vyvrtány otvory, jsou bloky papíru umístěny na ohebnou pružinu vyrobenou z oceli, která je pak stlačena a uzavřena. Výhody zařízení s kovovými pružinami - ve více prezentační finální podobě a zvýšené spolehlivosti ve srovnání s vazbou pružin z plastu. Nemůžete však vkládat ani odstraňovat listy bez poškození.

Kromě pružin existují zařízení, která působí na principu vazby na plastový hřeben, jehož zuby jsou zkroucené. Existuje také vazba na spirálu, kterou známe z kalendářních kalendářů, notebooků a deníků. Po perforování otvorů v nich, spirálový vítr (3-4 otočí ručně, zbytek automaticky).

Pokrok nezastaví

Co je termální vazba? Jedná se o moderní stroj na vázání dokumentů, ve kterém je možné rychlé a jednodílné připojení. S pomocí termo-vázacích strojů je možné doplnit velké množství materiálů, stejně jako vytisknout jednotlivé kopie. Tato možnost je vhodná zejména pro zasílání zpráv, smluv a propagačních materiálů.

Stroj pracuje pro tento druh vázání pomocí tepelných tyčí a termálních plechů, které mají různé barvy a velikosti. V závislosti na počtu listů skříně se vybere termální kryt určité tloušťky, pak se vše v aparatuře shromáždí. Vnitřní část konce krytu je rozmazána vrstvou polymerního lepidla. Stroj je vybaven topným tělesem, díky kterému je tento polymer roztaven a všechny listy jsou připájeny do horké vrstvy.