Matice RACI jako nástroj pro řízení odpovědnosti. RACI: dekódování

Jednou z nejčastějších příčin neúspěšných projektů je špatné rozdělení funkcí mezi členy týmu. Určitě jste se s tím setkali: při nejmenším potížích se účastníci začínají hledat viníků a vzájemně si hájí odpovědnost místo toho, aby řešili problém. Abychom se vyhnuli takovým situacím, byla vynalezena matice RACI - jednoduchý a efektivní nástroj pro plánování lidských zdrojů.

"Pod mikroskopem": 4 klíčové role v každém projektu

Rozdělení úkolů je jednou z hlavních povinností manažera. Ale v praxi to všechno vypadá jinak: hlava jednoduše jmenuje členy týmu s očekáváním, že odborníci rozhodnou, kdo a co by měli dělat. Co se však stane, kdyby byl termín přerušen nebo byl propuštěn nekvalitní produkt? "Neudělám to", "neřekli mi" hellip - A žádné užitečné akce.

Kompetentně vytvořená matrice odpovědnosti RACI umožňuje vyřešit mnoho problémů. Podle této techniky, bez ohledu na složitost a rozsah práce, člen týmu kteréhokoliv projektu vykonává jednu ze čtyř rolí.

R - zodpovědný

Zodpovědný překlad znamená "umělec". Jedná se o zaměstnance, na němž odpovídá přímo za výkon konkrétního účastníka práce. Ve většině případů ale nevybírá metody řešení a řídí se vedoucím projektu.

Tato role je určena kompetentním zaměstnancům a odborníkům - lidem, kteří vědět, jak to udělat. V RACI vykonávají výkonní umělci tyto funkce:

• určit, co přesně je třeba udělat pro realizaci projektu a jak dlouho to bude trvat (za podmínek stanovených "vrcholem");
• seznam potřebných zdrojů;
• podílet se na koordinaci a schvalování technické dokumentace;
• - analyzovat průběh projektu a průběžné výsledky;
• poskytnout manažerovi zprávy o provedené práci.

V týmu je několik takových lidí. Kromě toho lze tuto roli kombinovat s ostatními. Nejčastější kombinací je zodpovědný + odpovědný (v překladu - "odpovědný + exekutor").

A - Zodpovědné

"Odpovědný" nebo "odpovědný" je hlavní projektový manažer. Je odpovědný za to, aby zajistil, že zadané úkoly budou dokončeny včas, s požadovanou úrovní kvality a v rámci přiděleného rozpočtu. Navíc A:

• vybírá exekutory a tým pro řízení projektů;
• přidělí úkoly všem účastníkům;
• kontroluje průběh práce;
• distribuuje zdroje mezi umělci;
• vede záznamy o využívání zdrojů a také zdůvodňuje kurátorovi nutnost přidělit dodatečné finanční prostředky;
• považuje nápady a návrhy ostatních členů týmu za vhodné, může je schválit nebo odmítnout.

Obvykle projektový manažer působí jako "kontakt" mezi zákazníkem nebo vrcholovým managementem a týmem.

C - konzultováno

Třetí role v matici RACI je "konzultant" (někdy se také nazývá "kurátor"). Spolu s vůdcem se podílí na řízení projektů, ale především se zabývá řešením strategických otázek:

• schvaluje veškeré změny rozsahu a trvání práce;
• přidělí zdroje nezbytné pro realizaci projektu;
• v případě potřeby koordinuje s klientem potřebu zvýšení rozpočtu;
• obdrží od manažera zprávy o provedené práci;
• rozhoduje ve všech nepředvídaných situacích v případě kritických změn, které mohou mít vliv na načasování a náklady na projekt.

Úloha konzultantů je obvykle přidělena vrcholovým manažerům. Určují globální cíle a pak určují správce projektu, který již rozděluje úkoly mezi členy týmu.

Informoval jsem

Kromě uvedených rolí matice RACI označuje "informovaného" ("pozorovatele"). Vykonává funkce správce a zabývá se především organizací pracovního postupu. Vedoucí se řídí vedoucím projektu, nicméně na rozdíl od ostatních účastníků není zodpovědný za jeho výsledky. Místo toho:

• shromažďuje a systematizuje veškeré informace o projektu, zdrojích a plánech;
• uchovává zápisy z jednání;
• přijímá dokumentaci od účastníků projektu a poté je předá příslušným strukturám;
• sleduje načasování podání a správnost vyplňování výkazů.

Upozorňujeme, že spojení s pozorovatelem je převážně jednostranné. Jeho hlavním úkolem je uložit manažera, aby musel trávit čas na byrokratické procedury a "vykládat" ho.

Učte se, jak vytvořit příklad matrice RACI

Promluvme si o praktické stránce problému. Jak vytvořit diagram pro rozdělení pravomocí a odpovědnosti?

1. Sestavujeme seznam úkolů

Nejprve je třeba namalovat vše, co potřebujete. Stupeň detailu závisí na konkrétním projektu. Někdy pro jednoduchost kontroly a řízení jsou vytvořeny různé matice. Nejprve seznam hlavních bloků práce a poté rozdělíme jednotlivé funkce a úkoly. Seznam prací je uveden v tabulce podél svislé čáry.

2. Vyberte členy týmu

Zde je třeba odpovědět na otázku: "Kdo bude zapojen do tohoto projektu?". Horizontálně je nutné napisovat všechny zaměstnance a / nebo odbory, které se podílejí na implementaci, na všech úrovních - od plánování až po prezentaci výsledků a doručení zprávy.

3. Vyplnění tabulky

Poté můžete pokračovat v distribuci funkcí. Chcete-li to udělat, musíte mít jasnou představu o každé fázi práce a jak to funguje v týmech.

Vezměme si náš příklad jako základ a zastavení ve fázi návrhu. V tomto případě R - performer - pouze jeden. V průběhu práce je veden předem připraveným prototypem. Proto, systémový architekt, který se zabýval vývojem, v této fázi vykonává funkci konzultanta C. Také analytik a developer mohou vyjádřit své přání. Konečný návrh je schválen projektovým manažerem (A). Testery a správce systému však v této fázi nevydávají žádné rozhodnutí, ale dostávají pouze informace o tom, jak se práce děje, a proto jsou jim informováni - I.

Odrůdy modelu

Ve většině případů můžete dělat se standardní maticí. Při práci na složitějších projektech je však někdy potřeba dalších rolí. Proto se v posledních letech objevily dvě rozšířené verze diagramu odpovědnosti.

RACI-VS

Zde se do standardních rolí přidávají další dvě:

• Ověřuje (V) - zaměstnance nebo zvláštní tým, který zkontroluje, do jaké míry výsledek realizace konkrétní úlohy odpovídá schváleným kritériím.
• Signes off (S) bude koordinovat doručení projektu se zákazníkem, uspořádat prezentaci a poskytovat zprávy. Obvykle tato funkce provádí osoba odpovědná za provedení práce (zodpovědná), ale RACI-VS za tímto účelem přitahuje samostatného specialistu.

Díky vyššímu řízení a užšímu kontaktu s klientem je tento model optimální pro technicky složité nebo rozsáhlé projekty, na kterých pracují desítky (nebo dokonce stovky) lidí.

RASCI

V této variantě se objevuje jedna nová role v matici - Podpora (S). Jeho klíčovými funkcemi je poskytnout projektu další zdroje, tedy podporu manažera a exekutorů.

Ideální vztah k roli

Matrice RACI se skládá nejen z toho, kdo v případě jakýchkoli problémů "potlačuje". Ve fázi plánování s touto tabulkou vidíte slabiny v organizaci pracovního postupu.

Vertikální analýza umožňuje vidět povinnosti a pravomoci každého z účastníků projektu, objektivně posoudit úroveň zatížení:

• hodně R - s největší pravděpodobností bude člověk muset být roztržen mezi několika úkoly, které negativně ovlivní rychlost a výsledky práce;
• hodně zaměstnance A "dostane kolem krku" pro každého - doporučuje se rovnoměrnější rozdělení odpovědnosti;
• neexistují žádné buňky R a A - příležitost přemýšlet o proveditelnosti tohoto postu jako takové (ve skutečnosti zaplatíte odborníka, který nic neudělá);
• neexistují žádné prázdné buňky - znovu, problém přetížení, ne každý může současně vykonávat tolik úkolů.

Horizontální analýza, na druhé straně demonstruje kvalitu organizace práce v každé fázi. I zde často vznikají problémy:

• hodně R - může docházet k duplicitě funkcí a někdo z týmu provádí zbytečnou práci;
• hodně A - při řešení projektů existuje "zřetel" odpovědnosti a zmatku;
• hodně diskuze C výrazně zhoršuje pracovní postup (musíte počkat, dokud se neprovedou úpravy a komentáře, nenajdou kompromisy atd.);
• ne I - může být signálem, že příliš mnoho umělců se zabývá jedním úkolem, což také zpomaluje realizaci projektu.

S pomocí RACI může manažer rychle odhalit přetížené nebo nedostatečně zaměstnané pracovníky, zbytečné pracovní místa a pracoviště, za něž nikdo nese odpovědnost. Dobře vytvořená matice umožňuje výrazně zlepšit kvalitu organizace a kontrolu nad realizací projektů a také snížit počet konfliktů mezi umělci ("to vůbec neudělám ...", "to musel dělat ..." atd.).

Užitečné tipy

Aby matrice RACI mohla plnit své funkce a zajistit efektivní hladký provoz ve firmě, je třeba si uvědomit několik důležitých bodů.

1. Při vyplňování tabulky zvažte kvalifikaci zaměstnanců. Takže účetní by neměl být jmenován jako konzultant (C) ve fázi uspořádání místa alespoň proto, že nerozumí této oblasti.
2. Na každém místě musí existovat pouze jeden odpovědný (A). Pokud existuje několik, určete podmínky. Například A1 - zodpovědný za testování desktopové verze webu a A2 - zodpovědný za testování.
3. Každá úloha musí mít zodpovědný a zodpovědný (v překladu - "odpovědný" a "exekutor").
4. Snažte se formulovat každý úkol co nejpřesněji. Použijte slovesa - „publikovat“, „připravit“, „write“, „test“, „Update“, atd Je vhodné, aby okamžitě určit požadované výsledky - .. Ne jen „kontrola download rychlosti“ a „Ujistěte se, že rychlost stahování místo ne více než 0,8 sekundy. "
5. Akce by neměly být aplikovány na konkrétní zaměstnance, ale na postavení jako celek.
6. Je lepší sestavit matici RACI v týmu na základě analýzy skutečných pracovních situací. Je důležité, aby každý účastník si byl vědom své role a úkolů, kterým čelí.