Nomenklatura záležitostí organizace: vzorky plnění. Jak vytvořit nomenklaturu záležitostí organizace?

Každá organizace v procesu práce čelí obrovskému obratu dokumentů. Smlouva, zákonné, účetnictví, interní dokumenty ... Některé z nich musí být skladovány v závodě po celou dobu jeho existence, ale většina dotazy mohou být zničeny na konci svého funkčního období. Aby bylo možné rychle shromažďovat shromážděné dokumenty, je vytvořena nomenklatura záležitostí organizace. Vzorky tohoto dokumentu a algoritmus pro jeho konstrukci budou zváženy níže.

Účel

V každé organizaci jsou vytvořeny stovky dokumentů. Každý den se hromadí, pracovníci se postupně nahrazují. V určitém okamžiku je obtížné najít objednávku před dvěma lety. Abychom se vyhnuli takovým situacím, vytvoříme nomenklaturu případů.

Definice

Záležitostí je dokument týkající se jedné otázky, části činnosti. Nomenklatura případů je seznam, který obsahuje seznam zahájených případů s uvedením doby jejich uložení. S jeho pomocí můžete správně uspořádat pracovní postup. Nomenklatura případů obchodní organizace, jejíž vzorek bude zkoumán níže, je vypracován s následujícím účelem:

• systematizace seskupování dokumentů, která zajišťuje jejich rychlé vyhledávání a uchování;
• přidělení registračního čísla pro klasifikaci případů;
• navrhování Inventář dokumentů trvalé, dlouhodobé a osobní skladování (včetně zničení).

Nomenklatura případů se používá při výběru dokumentů pro archivaci a zničení. Tento multifunkční odkaz je potřebný každou organizací k zjednodušení pracovního postupu. Současně není na tom forma vlastnictví organizace. Pokud se v normativních aktech a nařízeních objeví vzorek nomenklatury případů lékařské organizace, pak analytik zahajovaných záležitostí soukromé organizace bude muset sestavit samostatně.

Povinné nebo nucené?

Kompilaci tohoto seznamu poskytuje "Pravidla pro provoz archivů". Organizace, které vytvářejí archiv jako samostatnou službu, jsou povinné. Tento seznam obsahuje kromě státních a obecních institucí také některé obchodní struktury, například notáře.

Zbytek instituce je třeba vytvořit celou řadu případů, organizovat papírování, jako podniků všech forem vlastnictví je povinen zajistit zachování archivních informací. Toto je stanoveno federálním zákonem č. 125. K zavedení nebo aktualizaci podrobného seznamu případů dochází ve čtvrtém čtvrtletí kalendářního roku.

Struktura

Nomenklatura věcí musí obsahovat všechny intravaskulární podnikání než tištěných publikacích: .. Prohlášení zaměstnanců, osvědčení o zaměstnání, časopisů, knih, záznamů, veškerá dokumentace strukturních jednotek, organizační složky korespondence, atd. Omezené dokumentace by měla obsahovat podpis razítko „DSP“. Adresář by měl obsahovat záležitosti dočasných provizí, jednotek. Například odborová organizace je nezávislou organizací. Jeho zaměstnanci se samostatně podílejí na tvorbě adresáře. Archiv by měl obsahovat i nadpisy nedokončené činnosti likvidovaných podniků, jejichž právním nástupcem je provozní organizace.

Vzorek plnění nomenklatury záležitostí organizace můžete vidět níže.

V současné době mnoho dokumentů uchovává dokumentaci elektronicky. Některé reporty ani netisknou na papírovém formuláři. Na konci každé sekce byste měli uvést, které zprávy jsou uchovávány v elektronické podobě, specifikovat počet souborů a všechna klíčová slova, která je třeba vyhledat. Některé instituce vytvářejí samostatnou elektronickou nomenklaturu záležitostí obchodní organizace. Vzorek a algoritmus pro jeho plnění musí plně odpovídat přijatým standardům.

Kde začít?

Odpovědnost za sestavení adresáře ve velkých institucích zajišťuje služba podpory dokumentace (sekretariát, úřad), a v malém - tajemníkovi, jiné jmenované osobě. V komerčních organizacích tato funkce provádí personální oddělení, ve kterém je vytvořena většina dokumentů. Vzhledem k tomu, že informace pocházejí ze všech strukturálních divizí, je účelnější začít s vývojem pořadí o názvosloví záležitostí v organizaci. Vzorek takového řádu je dále věnován Vaší pozornosti.

LLC "ABC"

20.11.2017 Moskva

Pro účely systematizace, uchovávání a zaznamenávání dokumentace

OBJEDNAT:

• Schvalovat a uvádět do oběhu nomenklaturu záležitostí společnosti od 01.01.2018.
• Vedoucí strukturních jednotek poskytují obchodní formace podle schváleného formuláře.
• Tajemník zašle strukturálním jednotkám výpisy z adresáře pro práci.

Generální ředitel Ivanov NA

Pro instituce některých sfér činnosti již ministerstvo vypracovalo vzorky nomenklatury případů organizací. Tento odstín by měl být vyjasněn před vytvořením adresáře. Typické nomenklatury by měly být dokončeny v přísném souladu s daným vzorkem nomenklatury záležitostí organizace. Ostatní instituce mohou tyto adresáře používat k sestavení individuálního dokumentu.

Podpůrná dokumentace

Při vývoji formy adresáře by se obchodní organizace měly zaměřit na:

• "Pravidla archivů" (rozhodnutí Rosarkivova ze dne 06.02.02);
• § 5 usnesení č. 477 ze dne 15. 6. 2009 "O schválení pravidel vedení evidence".
• Instrukce o kancelářské práci.
• Seznam archivních dokumentů.

Také je nutné studovat personální stůl, chartu, místní činy, ustanovení o pododdílech, pravidlech, normách, pokynech, případech. Obsahují odkazy na použité dokumenty. Nejprve jsou sestaveny vzorky nomenklatury organizačních záležitostí podle jednotek a pak vytvořena obecná příručka. Někdy se používá spíše funkční než strukturální princip. To znamená, že distribuce není podle oddělení, ale podle funkce.

Jak udělat vzorek nomenklatury záležitostí organizace?

Forma příruček je stanovena v příloze č. 8 k "Pravidlům archivů". Adresáře jsou sestaveny na hlavičce organizace. Hlavní část zprávy je prezentována ve formě tabulky a skládá se z 5 sloupců:

• index případu;
• záhlaví (objem, část);
• číslo (objemy, části);
• doba skladovatelnosti, číslo artiklu podle seznamu;
• poznámka.

Index

Index je digitální označení strukturní jednotky v rámci podniku. Například: 04-06, kde 04 je pořadové číslo personálního oddělení, 06 je pořadové číslo případu. Index se může skládat ze tří dvojic čísel, například: 04.03.08, kde 04 - kód finanční a ekonomické oddělení, 03 - Účetnictví označení, 08 - číslo případu. Index může být číselný, abecední nebo smíšený.

Nadpisy

Položky jsou rozděleny podle důležitosti dokumentů. Nejprve je zohledněna organizační a administrativní dokumentace (začínají vyššími jednotkami a přesouvají se na strukturální členění). Pak jsou uvedeny pravidla a předpisy, které vypracovala samotná organizace. Dále se berou v úvahu plány a zprávy (roční, čtvrtletní, měsíční). Projekty administrativních dokumentů jsou umístěny po hlavních dokumentech. Podobné časy (například osobní karty zaměstnanců) jsou vyplněny abecedně.

Název by měl ve zobecněné podobě odrážet obsah dokumentu. Používání obecných formulací jako "různé", "korespondence", "příchozí / odchozí dokumenty" není povoleno. Název souboru obsahuje následující prvky:

• název dokumentu nebo povahu případu, pokud je dokument součástí velkého objemu;
• autor dokumentu (název organizace nebo divize);
• adresát (od koho obdržel nebo komu bude zaslán dokument);
• souhrn / podstata (například "Otázky atestace");
• název území;
• datum / období;
• poznámka, zda soubor obsahuje kopie jiných dokumentů, nikoliv jejich originály.

Rozsah každého případu by neměl překročit 250 listů. Pokud se předpokládá, že případ bude objemný, je rozdělen na části a objemy. Ve třetím sloupci na konci kalendářního roku je uveden počet skutečně zahájených případů.

Ve čtvrtém sloupci uveďte dobu uchovávání dokumentů podle pravidel. Musí být respektovány státními i obchodními organizacemi. Není-li dokument v pravidlech, pak by doba uložení měla být stanovena na základě seznamu. Doba skladování začíná od 1. ledna příštího roku po jejím založení. Pokud je certifikát vydán v roce 2016, odpočítávání by mělo začít od 1. 1. 2017.

Aktualizace seznamu

Ročně při předkládání případů do archivu je uveden podrobný seznam. Zde je uveden aktualizovaný příklad nomenklatury záležitostí odvětví bezpečnostních organizací:

Během roku jsou všechny dokumenty seskupeny podle schváleného formuláře. Pokud chcete přidat nepoužitý přehled, generuje se nová záhlaví. A proces se opakuje podle algoritmu popsaného výše.