Kontrola provádění dokumentů: etapy a cíle

Důležitým aspektem řídících procesů každého moderního podniku je organizace kontroly nad prováděním dokumentů. Samotná kontrola předpokládá komplexní strukturovanou posloupnost akcí umožňující kontrolovat skutečnost provedení dokumentace v podmínkách stanovených zákony, pravidly, předpisy, příkazy vedoucího termínů. Odpovědnost za dodržování podmínek je určena konkrétnímu zaměstnanci nebo oddělení. Všechny jejich úkoly musí být správně zaznamenány v jejich povinnostech.

Proč a jak?

Účelem kontroly provádění dokumentů je zajistit kvalitu a včasnost provádění dokumentace. Zaměstnanci, kteří jsou za to zodpovědní, odpovídají za kvalitu informací, na jejichž základě se hodnotí, do jaké míry jednotlivé útvary, oddělení podniku a někteří úředníci účinně plní úkoly, které jim byly svěřeny. To pomáhá analyzovat aktivity společnosti, formulovat rozsah, v němž její manažeři efektivně řídí své oddělení, identifikují efektivitu práce vykonavatelů a provádějí obecnou analýzu podniku. Na základě informací získaných během výzkumu je možné rozvíjet nejúčinnější postup zlepšování kvality práce společnosti.

Systém kontroly výkonu dokumentů předpokládá komplexní přístup k analýze toho, jak různé osoby pracují v podniku. Současně je hodnoceno mnoho faktorů a ukazatelů. Po zavedení takového systému v podniku je možné pochopit, do jaké míry zaměstnanci společnosti dodržují výkonnostní disciplínu a také vypracovávají opatření pro její zlepšení.

Co mám dělat?

Kontrola provádění dokumentů a pokynů začíná vytvořením takového systému, pomocí něhož můžete sledovat, kdy je dokumentace v rámci společnosti prováděna. Systém je nutné zpracovat tak, aby prostřednictvím něj byly zobrazeny jak příchozí dokumenty, tak i zprávy zaslané externím příjemcům vytvořeným a určeným pro interní interakci. Samozřejmě by se neměla věnovat pozornost všem, bez výjimky, ale především důležitým dokumentům, ohledně nichž vedoucí představitelé formulovali pokyny k dalším činnostem a operacím. Zaměstnanci odpovědní za implementaci takového systému by měli shrnout informace získané při analýze celého objemu dokumentace a přivést je k vůdcům. Jejich úkolem je poskytovat informace takovým způsobem, aby byly snadno srozumitelné, vnímány, analyzovány a vyvozeny správné závěry. V případě potřeby jsou úředníci zodpovědní za poskytnutí vysvětlení ohledně shromážděných statistik.

Program kontroly provádění dokumentů umožňuje pochopit, jaké problémy jsou uvnitř společnosti, jaké nevýhody se vyskytují, a proto formulovat předpoklady týkající se zlepšení současného systému. Je možné realizovat nápady, které napomáhají urychlení toku dokumentace, jejího zpracování a tím i posílení disciplíny výkonných umělců - to zůstává na uvážení manažerů společnosti. V každém případě je hlavním zdrojem užitečných, objektivních informací řídící systém. Bez nich není možné přijímat přiměřená rozhodnutí týkající se zlepšení pracovního postupu.

Co následujeme?

Kontrola provádění dokumentů v kancelářských pracích je prováděna ve vztahu k určitým kategoriím dokumentace - není třeba sledovat všechny, bez výjimky, dokumenty přicházející do firmy, vytvořené uvnitř nebo zasílané externím příjemcům. Povinná objednávka bude muset nejprve kontrolovat pokyny, dokumenty, doporučení, které podnik předávají vyšší orgány, struktury a orgány. Stejně důležité jsou také regulační dokumenty přijaté v rámci společnosti, stejně jako specifická dokumentace, která se provádí na základě zvoleného přístupu k řízení podniku. Pokud vůdce stanovil lhůty pro provedení, musí být bezpodmínečně dodrženy. Pokud byla přijata nějaká objednávka týkající se některých typů dokumentů upravujících časové intervaly, měla by být dodržena i bez nejmenší odchylky.

Ne vždy účet a kontrola provádění dokumentů - oblast odpovědnosti za doručování oběživa. Management může rozhodnout o uložení takových povinností všem zaměstnaným v rámci společnosti. V současné době se tato praxe stále více rozšiřuje. Někdy manažeři převzali kontrolu nad sebou, někdy jmenují odpovědné, například vedoucí oddělení, oddělení. Můžete přiřadit kontrolu nad přípravou dokumentu všem zaměstnancům, kterým je co nejblíže vzhledem ke specifikům svého postavení. Oddělení odpovědné za správu dokumentů by mělo centralizovat všechny procesy a sledovat provádění důležitých cenných papírů. Pouze tento přístup napomáhá tomu, aby práce s papírem v rámci společnosti byla efektivní a účinná, aby se zabránilo "průrazům".

Krok za krokem

Konvenční kroky sledování provádění dokumentů zahrnuje sled nastavení oficiální dokument o sledování, ověření skutečnosti, že přinesl do umělce, předběžné sledování vytvořený v průběhu jeho provádění dokumentů, rozhodnutí. Současně může hlava regulovat provedení zadání. V důsledku práce je dokumentace odebrána z kontroly, poté jsou shrnuty všechny výsledky, které byly analyzovány, vzaty v úvahu.

Prvním a nejdůležitějším krokem při registraci a kontrole provádění dokumentů je identifikace, že konkrétní dokument podléhá takovému zpracování v rámci společnosti. Zastavení kontroly skutečně nastane v okamžiku, kdy se některý dokument vytváří v rámci podniku nebo pochází od externího adresáta. Text již může obsahovat striktně stanovený den, na který musí být splněny všechny pokyny. V některých případech jsou termíny stanoveny zvláštním seznamem pro standardní dokumentaci - jde o situaci, kdy oficiální dokument spadá pod jednu z položek v seznamu. Regulace kontroly je služba, která implementuje pracovní postup v rámci společnosti. Sekvence je jednoduchá - registrace, další nastavení pro ovládání. Jednotlivé lhůty mohou být přiděleny řízení podniku přezkoumáním příchozího dokumentu a formulováním usnesení o něm. To se také stává důvodem nastavení pro ovládání.

Technologie pro kontrolu provádění dokumentů vyžaduje zvláštní pozornost věnovat pozornost typu dokumentace zpracované službou, odpovědnými osobami. Pokud patří k počtu administrativních, pak je nutné kontrolovat všechna rozhodnutí uvedená v textu úředního dokumentu. Klasickým příkladem je pořadí vyšších autorit. Pro každou položku je zapotřebí jasné, bezpodmínečné ovládání. Pokud má dokument úkoly, úkoly, musí být také proveden jejich provádění.

Kdy bude připravena?

Kontrola lhůt pro provedení dokumentů naznačuje, že osoby odpovědné za toto vědí, kolik času musí připravit reakci nebo provést opatření požadovaná v oficiálním dokumentu. Pokud mluvíme o pravidelné dokumentaci, stejně jako o dokumentaci, která se v naší zemi formuje poměrně často, bude nutné dodržovat standardní podmínky. To se týká činnosti některých samostatných společností, právnických osob. Aktuální typické termíny můžete zjistit, pokud pečlivě prozkoumáte legislativní, prezidentské a vládní vyhlášky, dekrety, rozkazy, další významné normativní akty. Zvláštní pravidla například upravují lhůty pro posouzení stížností, žádostí poslanců, převedení dokumentace k uložení nebo vstoupí v platnost podepsané rozhodnutí. Důležitost souladu s těmito pravidly je důsledkem nutnosti dodržovat písmeno zákona. Nedodržení lhůt se stává porušením zákona.

Zákony jsou dalším důležitým zdrojem informací o časových rámcích pro přípravu odpovědí a rozhodnutí. Kontrola provádění dokumentů předpokládá význam specializované dokumentace, která upravuje pravidla pro tvorbu statistik, účetnictví. Zvláštní pravidla stanovují lhůtu pro uplatnění nároku na kvalitu a kdy je třeba ji prověřit, jak správně a kdy zaslat k soudu odvolání, kolik času má agentura k tomu, aby na požádání odpověděla.

Všechno je regulováno!

Pro správnou kontrolu výkonu úředních dokumentů v rámci konkrétního podniku je možné přijmout specializovaná pravidla, která regulují typické pojmy pro některé typy úředních listin, které nejsou specifikovány zákony nebo jinými vnějšími právními akty. Když jsou příslušné předpisy, pokyny a pokyny týkající se společnosti schváleny, všichni zaměstnanci jsou povinni dodržovat stanovené pravidlo. Normy pro kontrolu a načasování jsou zpravidla zadávány v úředním manuálu nebo v kartě zpráv. Vezměte je v úvahu všem a různým.

Kontrolu provádění dokumentů provádí buď zaměstnanec úřednické služby nebo vedoucí nebo jím určení v usnesení o úředním dokumentu. Pokud určitý dokument nespadá do seznamu typických dokumentů, má manažer právo stanovit lhůty pro provedení podle vlastního uvážení. Výjimkou je situace, kdy autor dokumentu nastaví termín v textu. Pokud manažer chce, aby reakce byla připravena v jiném časovém rámci, je to také uvedeno v rozlišení. Někdy je situace možná také tehdy, když v době registrace, kterou správní orgán posoudil nějaký oficiální dokument, není možné pochopit časový rámec pro splnění ustanovení. To nás nutí formulovat záchytný rám, který je v případě potřeby upraven.

Důležité body

Osoby, které jsou odpovědné za provedení kontroly nad prováděním dokumentů, je třeba si uvědomit, že dokumentace dorazila v organizaci, provádí ve lhůtě jednoho měsíce od data obdržení, pokud není v textu dokumentu nebo rozhodnutí, hlava není žádné zvláštní pokyny, stejně jako úředních dokumentů se nevztahuje na seznamech standardních dokumentů. V případě, že text má konkrétní časový rámec, ve kterém se například informace by měly být zaslány do vlastních rukou adresáta, se pak dal pod kontrolou, vzhledem k časové tísni. Někdy je takový rámec standardnější, někdy - mnohem kratší.

Je důležité zajistit správnou kontrolu nad výkonem dokumentů pocházejících od vyšších autorit, organizací, které obsahují určité pokyny. Obvykle tento oficiální dokument obsahuje podmínky, ve kterých musí být vše provedeno. Pokud dokument pochází z kolegiálního orgánu, patří k počtu administrativních, zpravidla existují také výrazy pro každou položku v textu. Není-li to jasně uvedeno, je třeba se zaměřit na standardní pravidla a rozhodnutí vedení společnosti. Je možné, že příchozí dokument obsahuje otázku, která již byla opakovaně splněna v pracovní praxi společnosti. Optimálním přístupem v tomto případě je formulovat obecnou skupinu takové dokumentace a odrážet pravidla práce s ní v interní instrukci. To pomůže optimalizovat práci a snížit čas pro analýzu dokumentů.

Technické aspekty

Nejpraktičtější možností téměř každý moderní podnik - je automatická regulace výkonu dokumentů, zahrnující použití speciálních zařízení (elektronických počítačů) a softwarových balíků. Pro velkou společnost si můžete objednat individuální vývoj s přihlédnutím ke všem vlastnostem struktury podniku a jeho oblasti práce. V případě, že společnost je malý a rozpočet neumožňuje sám koupit vlastní produkt, můžete si koupit standardní řešení, které se nejlépe hodí pro potřeb a požadavků, podnikových procesů realit. U velmi malých organizací stačí udržovat digitální archiv. Jednoduchý automatizovaný účetní systém lze implementovat i on-site, s využitím schopností programu Excel ze standardního balíčku Microsoft.

Analýza organizace kontroly provádění dokumentů ve firmě, která provádí účetnictví automatizovanými prostředky, je mnohem jednodušší. Mnohem jasněji můžete získat informace - většina programů je schopna nejen samostatně vytvářet tabulky, ale také vytvářet grafiku. Můžete si vyžádat statistiky pro konkrétní typ dokumentu, umělce nebo oddělení. Takovéto softwarové balíčky samy připomínají body, na kterých se slova "spálit". To vše umožňuje efektivnější práci právnické osoby, což je obzvláště důležité, pokud je oběh dokumentů velmi objemný.

Návrhové prvky

Kontrola plnění dokumentů vyžaduje, aby byly správně zpracovány všechny fáze práce s oficiálními dokumenty. V okamžiku, kdy je dokumentace zaevidována a umístěna do kontroly, odpovědný zaměstnanec na horní části prázdného pole vydává příslušné poznámky (19. rekvizity). Podobná známka by měla být uvedena v registračním formuláři. Pokud je úkol náročný, je zcela možné, že termín provedení bude dlouhý - měsíce nebo dokonce rok. To dělá nutnost rozdělit práci na jednotlivé etapy a formulovat jednotlivé termíny pro každou z nich, která budou muset být v budoucnu sledována. V libovolné z možností je okamžik nastavení pro ovládání bod hlášení, po němž musí odpovědné osoby sledovat dokument. Úředník (nebo jiný zaměstnanec, jehož povinnosti jsou) směruje papír umělec, který tuto chvíli uloží do knihy účtů. Kontrolní úředník nebo orgán odpovědný za kontrolu zkontroluje včasnost přijetí dokumentace přímo dodavateli.

Kontrola provádění dokumentů zahrnuje provádění kontrol, aby byly sledovány všechny kroky přípravné práce na přípravě odpovědi. Výsledky mezistupňů by měly být zaznamenány v oficiální tabulce registrace nebo v kontrolním systému. Exekutor je úředník odpovědný za poskytování informací včas a přesně podle aktuálního stavu věcí. Je možné organizovat písemné kontroly, někdy i verbálně. Kontrolní služba může pravidelně zasílat odpovědným osobám písemná oznámení, která obsahují odkazy na všechny dokumenty, které jsou v současné době pod kontrolou. Pravidelně můžete zasílat připomínky k dokumentaci, která je současně v práci několika oddělení společnosti okamžitě. To pomáhá efektivněji koordinovat struktury.

Důležité aspekty

Za normálních okolností jsou termíny, v nichž jsou prováděny předběžné kontroly v rámci kontroly výkonu dokumentů, zaznamenány v dokumentaci upravující práci podniku. Pokud neexistují žádné předpisy, pak by mělo být uvedeno takové pravidlo v pokynech úředníka nebo v pracovních povinnostech.

Právo na odebrání úředního listu z kontroly hlavy v souladu s rozhodnutím o zavedení kontroly. Na základě příkazu vyššího úřadu to může provést kancelář. Při odebrání z kontroly se do registračního systému, automatizovaného účtu, umístí odpovídající poznámka. Doklad označený jako vyplněný, pro dlouhodobé ukládání je odeslán do případu. Všimněte si, že je to obsazení 28 rekvizit.

Změna stavu

Za účelem klasifikace úředního papíru jako dokončeného je třeba skutečně splnit všechny pokyny, které jsou předepsány v jeho textu. Provedení musí mít potvrzení v dokumentárním, oficiálním formuláři. Úředník jmenovaný vedením na papíře je povinen hlásit vedení o výsledcích provedené práce. Kromě toho musí být zprávy zasílány organizacím vyšší úrovně, případům jednotlivcům, pokud mají zájem o získání informací. V některých případech úředník obdrží projekt k revizi nebo čelí dalším pokynům. V této situaci je příliš brzy na to, aby se mluvilo o provedení dokumentace. Pokud byl dokument předán k výkonu z jednoho úředníka na jiný význam jeho ovládání není snížena, administrativní servis v každém případě sledovat termíny a kontrolovat přenos takový, pokud je to nezbytné. Služba zodpovědná za dohled nad prací na dokumentu, by mohla za to, že připravené úředníkem na formuláři, v podstatě obsah neodpovídá vynikající vedoucí úlohy. V takovém případě je dokumentace zaslána zpracovateli za účelem zpracování bez přesunu časového rámce.

Veškeré informace (jak o procesu kontroly dokumentace, tak o jejích výsledcích) by měly být striktně zaznamenány v účetním systému. Čas od času se informace shromažďují, analyzují a podávají se k hlavě k přezkoumání. Nejčastější praxou jsou měsíční zprávy o práci duchovních služeb. Vedoucímu se zašle dokument formou shrnutí. Jeho struktura je obvykle stanovena v pokynech pro výrobu, od měsíce do měsíce, kdy papír dorazí, vydaný podle stejného vzoru. Díky tomu je snadné porovnávat součty pro různé časy. Výsledky této analýzy pomáhají pochopit, jaká opatření by měla být přijata pro zlepšení efektivity pracovního postupu a urychlení zpracování dokumentace. Konkrétní úředníci jsou odpovědní za formulování návrhů na optimalizaci práce a manažeři rozhodují o tom, co je třeba udělat a v jakém časovém rámci je potřeba.