Rozlišení dokumentu: ukázka, příklady

Každý zaměstnanec personální služby ví o existenci takových rekvizit rozlišení. Na dokumentu

Obecné informace

Rozhodnutí manažera o dokumentech vyjádřit písemnou instrukci o pořadí provedení nebo použití zákona. Tyto rekvizity jsou přítomny na příchozích nebo místních dokumentech. Také je připojeno usnesení o dokumentech úředníků vyšších orgánů. Kromě oficiálních úkonů jsou tyto rekvizity přítomny i na žádostech občanů.

V praxi obsah záznamu určuje postup pro vyřešení určité otázky, žádosti, zvážení žádosti. Jednoduše řečeno, tato rekvizita vyjadřuje postoj zaměstnance k obsahu aktu.

Rozlišení dokumentu: vzorek

Normativní zákony určují strukturu rekvizit. Mělo by obsahovat následující prvky:

1. Iniciály a příjmení umělce.
2. Obsah akcí (úloha).
3. Termín dokončení.
4. Podpis šéfa.
5. Datum.

V závislosti na obsahu záznamu mohou některé prvky chybějící.

Klasifikace

V rámci podnikové činnosti mohou vznikat různé problémy s řízením, které vyžadují konkrétní řešení. V některých případech mohou být akce pro určitý problém typické. V souladu s tím, typy rozlišení na dokumentech. Požadavky mohou být specifické nebo obecné.

První jsou vyjádřeny slovesem stojícím v naléhavé náladě nebo v neurčité podobě. Jsou určeny konkrétním osobám. Jak se podívatJsou nějaká rozhodnutí o dokumentech? Příklady je možné provést tyto: "Pro provedení", "Pro informaci" atd.

Rozlišení dokumentu by měly odrážet informace v kondenzované podobě. Nicméně slova musí být zvolena jasně a konkrétně. V nezbytných případech musí být vyčerpávající údaj o povaze a pořadí provádění aktu. Takže nápis "Rozhodněte, jak souhlasit" nemůže být považován za řešení. Dokument neumožňuje takzvané předběžné pokyny. Mezi nimi můžete pojmenovat: "Prosím, pojďte ke mně", "odpovězte po jednání" atd.Rozlišení dokumentu může definovat několik umělců. Zaměstnanec, jehož jméno je první, se obvykle považuje za odpovědnou osobu.

Časování

Jsou určeny hlavou na základě obsahu dokumentu, který uvažuje. Režisér může také používat typické termíny stanovené pro určité akce. Datum splatnosti je vyznačeno údaji. Dále je vypracováno datum samotného usnesení.

Ovládací prvky

Je-li dohled nad prováděním dokumentu zamýšlený, v usnesení může být uveden konkrétní úředník odpovědný za něj. Pokud se ovládací prvek rozkládá na část zákona, počet odpovídajících bodů nebo částí se odráží v požadovaném bodě. V každém případě musí být dokument označen. Může se jednat o slovo "Control" nebo jen o písmeno "K". Je umístěn v levé části zákona oproti záhlaví nebo části, nad kterou je zaveden dohled.

Důležitý bod

Podle obecných pravidel nemůže být na dokumentu přítomno více než jedno rozlišení. Můžete zadat několik podrobností, pokud jejich obsah není duplikován. Ve většině případů tato rozhodnutí určují pravidla pro provedení dokumentu.

Ubytování

Každý manažer by měl vědět jak rozhodnutí o dokumentu. Tato podpěra jsou umístěna na prvním listu aktu v horním rohu. Obvykle se nachází mezi textem a adresátem. Pokud je třeba vydat složité rozlišení, ve kterém jsou dva nebo více instrukcí nebo několik pokynů, mohou být umístěny na libovolném volném prostoru přední strany prvního listu. V tomto případě by rekvizity neměly ovlivnit text a jít do polí.

Chcete-li vybrat text indikace, musíte ji umístit pod úhlem. V některých případech může být rozlišení vyhotoveno na samostatném listu. Současně by měla být uvedena poznámka o dostupnosti takové aplikace. Kromě podpisu jsou v tomto případě uvedeny příjmení a iniciály autora. Taková rozhodnutí jsou někdy označována jako "abstrakt". Tento termín je ve veřejné správě velmi běžný. Pokud je potřeba vypsat rozlišení na samostatném listu, může být napsáno ručně nebo vytištěno.

Problémy s kancelářskou prací

Stojí za to říci, že zvažování aktů a formulace rozhodnutí jsou složité procesy. Pověřený zaměstnanec musí vzít v úvahu řadu nuancí jak organizačních, tak i psychologických. Často provádění příchozích aktů začíná vydáváním usnesení. V této souvislosti je někdy absolutizována význam těchto rekvizit jako řídícího nástroje. Pravidla správy kanceláří mnoha organizací stanovují, že většina příchozí dokumentace, bez ohledu na obsah a úroveň důležitosti, je poslána nejprve hlavou. Prohlíží příchozí dokumenty a vydává vhodné poznámky.

Poté jsou dokumenty zasílány přímým exekutorem. Tento postup má řadu nevýhod. Za prvé, doba čekání na jednání o její úvaze v řadě případů přesahuje dobu práce s ním mnohokrát. Současně může proces trvat až 80% času z celkové doby realizace přiřazení. Navíc je zjištěno, že vedoucí oddělení trvá v průměru dva dny v týdnu, aby přezkoumal korespondenci. V důsledku toho touha ředitele pokrýt celý objem příchozí pošty vede k zpoždění při provádění pokynů. Manažeři jsou navíc neustále rozptýleni od řešení aktuálních problémů řízení.

Možné východy ze situace

Problémy můžete řešit několika způsoby. Nejoptimálnější možností je vytvoření speciální služby odpovědné za předběžné posouzení příchozí korespondence. Zaměstnanci tohoto oddělení určí, kdo a kam převést tento čin. V tomto případě by nemělo být zohledněno tolik adresáta uvedeného v dokumentu jako jeho obsah. Odborníci doporučují vytvářet seznamy typů dokumentů, otázek, úředníků nebo jednotek, které jim musí být zaslány. Takové seznamy umožní vyloučit příjem nadbytečných informací hlavám a urychlit jejich přijetí příslušnému zaměstnance.

Vedení musí obdržet nejdůležitější dokumenty. Mezi ně patří zejména příkazy, vyhlášky, usnesení a jiné úkony vyšších struktur. Stojí za to říct, že tato praxe je nedorozumění mezi mnoha řediteli. Vedoucí se pokoušejí uvažovat o všech příštích dokumentech a argumentují tím, že je třeba držet krok s veškerými záležitostmi organizace. V takových případech je možné sestavit seznamy příchozí korespondence pro pracovní den, týden, v němž jsou uvedeny zaměstnanci, kterým byly tyto nebo jiné úkony zaslány.

Ušetřete čas

Pro zkrácení doby potřebné pro vydání rozhodnutí může asistent nebo sekretářka předběžně vypracovat standardní text a navrhnout mu hlavu. Pokud ředitel souhlasí s obsahem, bude muset pouze podepsat a uvést datum. Použité rozlišení mohou být zcela formalizované. Většina z nich, s výjimkou některých, má typický, opakující se charakter. Všechny z nich mohou být zmenšeny na 10-15 variant a vytištěny na listu. Při kontrole dokumentu hlava zdůrazňuje potřebné rozlišení. Tento list se odehrává podle interpretace hierarchického žebříčku.

Pokročilé

Obsah usnesení určuje pořadí provedení dokumentu, záporné nebo kladné rozhodnutí o problému uvedeným v zákoně. Vzhledem k tomu mnoho režisérů v rekvizích používají různé notační systémy. Umožňují manévrovat v rámci oficiální povahy kancelářské práce.

Symboly se zpravidla používají při potvrzování rozhodnutí o žádostech občanů a při osobních recepcích. Takže v jedné z organizací, v případě kladného rozhodnutí o vydání, nebyla instrukce obsažená v aktu před klientem přijata k provedení bez upozornění "Inform". V jiném podniku nebylo řešení provedeno, pokud bylo napsáno spíše černě než purpurovým inkoustem. Zavedení takových "specifických" pravidel není neobvyklé. Často používání konvencí umožňuje vyhnout se nebo naopak rychle vyřešit složité otázky vznikající v rámci práce s personálem.