Skladování smluv v organizaci: regulační rámec, lhůty

Smlouvy o skladování souvisejí s určitými problémy. Zejména v některých případech je velmi obtížné určit, na jaký typ by měl být tento konkrétní dokument přiřazen, kolik by mělo být uloženo, za jakých podmínek, jak ho zničit a tak dále. Všechny tyto faktory jsou upraveny zákonem, ale vzhledem k tomu, že stejná smlouva v různých situacích může vyžadovat různé doby uchovávání, jsou často nejrůznější problémy, nejednoznačné interpretace atd. To je nutné pochopit, i když to může být obtížné. Mělo by být zřejmé, že v případě nesplnění požadavků legislativy v oblasti, jako je uchovávání smluv v archivu, může být vedení záznamů nejen neúčinné, ale také nebezpečné z hlediska možného trestu nebo pokuty.

Proč uložit?

Smlouvy musí být vždy k dispozici nejen v okamžiku jejich jednání, ale po tom. Možná budou požadovány některé informace, které se v těchto dokumentech projeví, některé údaje, které vedení bude vyžadovat atd. Mnoho kontroverzních situací, které obvykle spočívají ve skutečnosti, že jedna nebo druhá strana nečestně přistupuje k plnění svých povinností, lze vyřešit smlouvou jak mimosoudně, tak úředně na soudu. Měla by také brát v úvahu možnost inspekcí určitých období, která budou prováděna státními kontrolními orgány. Mohou také požádat o dokumentaci na určité období a pokud uložení smluv v organizaci, termín pro jejich zničení a jiné podobné funkce nejsou prováděny správně, mohou být uloženy velmi významné pokuty. Vedení se samozřejmě dopustí první věc, ale po situaci se stabilizuje, šéf si bude pamatovat, kvůli čemuž měl problémy se stejným postavením. To znamená, že smlouvy a jiné dokumenty musí být dodržovány striktně specifikovaný termín. V mnoha společnostech obecně raději pravidelně rozšiřují archiv a obecně nic nezničují, aby se zabránilo možným problémům, než aby se udělala chyba a následně vyřešily důsledky.

Legislativa

Skladování smluv v roce 2009 organizace práva popisuje docela jasně, pokud nezohledňujete, že není možné vždy řádně vyhodnotit konkrétní dokument. Celkově neexistuje samostatný zákon přímo pro smlouvy, jsou uvedeny ve všeobecném seznamu standardních archivních dokumentů (nebo administrativních archiválií), které jsou vytvořeny v procesu fungování, organizací, státních institucí, orgánů místní správy atd. Oba varianty seznamů, a to jak s řídícími, tak s obyčejnými dokumenty, jsou schváleny nařízením Ministerstva kultury a sdělovacích prostředků Ruské federace. Druhý, který se týká řídících dokumentů, je číslo 558 ze dne 25. srpna 2010 a druhý typ - č. 1182 ze dne 31. července 2007. Důrazně se doporučuje studovat tyto dokumenty, ale je nejlepší si vybrat ty dokumenty, které se používají v konkrétní instituci, a odkazovat se na určitou oblast odpovědnosti. Existuje příliš mnoho informací v seznamech, aby jste si to všimli, ale pokud zjistíte, jaká dokumentace se týká toho, co a kolik je uloženo, je pravděpodobné, že ukládání smluv bude mnohem jednodušší a jednodušší. V mnoha případech všechny použité dokumenty spadají pod 3-4 body, podrobněji k studiu, který není tak obtížný.

Různé typy

Pro jejich uložení se používají dva hlavní systémy pro rozdělení smluv. Takže nejméně běžným systémem je trvanlivost. Přidělit krátkodobé, dlouhodobé a trvalé úložiště. První možnost zahrnuje smlouvu na dobu až 10 let. Druhá - více než 10 let. Trvalý se nejčastěji používá pouze v případě zničení dokument nemůže být vůbec. Tento systém není příliš pohodlné. Smlouva o skladování v archivu, které termíny jsou definovány tímto způsobem často vede ke zmatkům a chybám, než skutečně pomáhá, aby tento proces vedení záznamů. Vzhledem k tomu, společný systém je vázat na typu smlouvy. Většina podniků přicházejí ve třech hlavních odrůd: profil, domácí a pracovní sílu. První a druhý z větší části jsou podobné, a oni jsou obvykle uchovávány pouze po dobu pěti let. Je zřejmé, že v rámci profilu se vztahuje na všechny smlouvy a všechny dokumenty, které přímo souvisejí s hlavními oblastmi činnosti organizace. Za třetí, typ pracovní smlouvy, v mnoha případech je také uložen pouze 5 let, ale v určitých situacích, tato doba se může výrazně zvýšit. Například, pokud účet neexistuje, pak taková smlouva bude muset být skladovány po dobu až 75 let, což není příliš pohodlné. Ve skutečnosti, pokud nechcete zvlášť jít do problému, to může být libovolně omezit životnost 5 let a zapomenout na problém. Ale v takové situaci by mohly chybět některé z faktorů, které mohou zvýšit dobu, po kterou skladovací smlouvy podobném formátu by mělo být povinné, a to je, když se můžete ujistit, pokuty nebo jiné potíže, která se snaží, aby se zabránilo rozumný člověk.

Přeneste do archivu

Postup převodu pro ukládání smluv v archivu, jejichž platnost již uplynula, se může lišit v závislosti na podniku. V některých případech zaměstnanci jednoduše sjedou dokumenty a dají je do tmavého rohu, což je považováno za archiv. Ale s jinou firmou může být celý proces jasně popsán v normativní dokumentaci, bude se jednat o individuální osobu odpovědnou za archiv, nebo dokonce i speciální nomenklatury, pravidla pro vytváření podání, lodní deník a tak dále. Oba možnosti mohou být pohodlné, v závislosti na mnoha faktorech. Například první možnost je vhodná pro malou firmu se skromným obratem. Nebude tolik dokumentů, které lze vždy najít bez problémů ve stejném tmavém rohu. Ale druhá naznačená situace je již vhodná pro vážné korporace, které mají velký počet zaměstnanců a jsou prostě povinny se v cirkulaci dokumentů ponořit. Obecné pravidlo, které rozlišuje skladování smluv v organizaci jakékoli formy vlastnictví, je čas převodu do archivu. Zaměstnanci jsou zpravidla povinni zasílat dokumenty nejdříve po určitou dobu bez ohledu na to, kdy skutečně vypršely. Obvykle se archivace uskutečňuje na začátku roku. To znamená, že dokonce i když smlouva skončila v únoru, musíte ještě počkat na další rok, aby jste je uložili.

Zničení

Jak již bylo uvedeno výše, je jednoduše nemožné smlouvu zničit. Nejdříve se musíte ujistit, že jste skutečně prošli správným časem. Teprve pak můžete tento dokument zničit. Tyto akce však mohou být často nebezpečné kvůli jejich důsledkům, a proto většina zaměstnanců dává přednost tomu, aby se dopouštěli pouze a výhradně sankcemi vedení. Vypadá to takhle: zaměstnanec shromáždí vzorek veškerou dokumentaci, která je již z období nebo chýlí ke konci. Skladování smluv u podniku by mělo být s výhodou uspořádáno tak, aby tento postup odběru vzorků netrval dlouho. Potom na základě získaných seznamu, z manažerských reportů, je dokument podepsán, podána, a teprve potom, když je to všechno udělal, začíná proces destrukce přímých smluv a jiných podobných cenných papírů. Smlouva o skladování v archivu v pravidelných intervalech - není nejlepší řešení, zejména proto, že některé firmy dokonce řídit, aby to trochu, že se jim na recyklaci a tak dále.

Příklad účetního a ukládacího systému

Chcete-li lépe pochopit všechny funkce a hlavní body činnosti, můžete dát poměrně jednoduchý příklad organizace správy záznamů pro ukládání dokumentace. Existuje tedy zaměstnanec, obvykle někdo z účetního oddělení, který je odpovědný za ukládání smluv s protistranami nebo jinými podobnými cennými papíry. Má samostatnou složku, kde jsou všichni neustále, zatímco pracují. Po uzavření smlouvy se přesune do jiné složky. Bude vhodné mít zvláštní evidenci v elektronické podobě, kde budou uvedeny všechny uvedené dokumenty v pořadí s uvedením doby uchovávání. Ale na začátku by mělo být toto období určeno. Nejlepší je procházet složkou všech oddělení, které se do určité míry zabývají smlouvami, aby lépe porozuměly jejich podstatě. Jak se zkušenost shromažďuje, potřeba takových opatření zmizí. Poté, když je jasné, co přesně každý z dokumentů představuje, stanoví určitou dobu pro jeho uložení. V některých případech bude vhodnější upřesnit datum uzávěrky smlouvy a přidáním 5 let (nebo více) určit přesně, kdy lze papír zničit. Dokonce i na samém začátku organizace této problematiky není postup příliš komplikovaný a z dlouhodobého hlediska bude stále více zjednodušován. Pokud bude uchovávání smluv v organizacích, jejichž termín byl schválen, standardizován, celý proces trvá několik minut. A nyní přišel rok, kdy je možné některé dokumenty zničit. Odešle se ze složky, znovu zkontroluje možné chyby a společně se seznamem těchto dokumentů předkládají ke kontrole od hlavy. On by měl znovu zkontrolovat, zda je vše skutečně tak, jak je uvedeno v seznamu, protože je to šéf, který zůstane vinen v případě problémů. Pokud je vše správné, manažer podepíše povolení k ničení a tady všichni přicházejí až k jeho vlastnímu porozumění. Někdo jen zvrací a odhodí. Ostatní používají drtiče. Jiní to dávají papíru, spálí ho a tak dále.

Po uplynutí doby trvanlivosti

To je velmi důležitá otázka, protože s ním vzniká mnoho chyb. Ukládání zakázek v podniku RB nebo RF je v tomto případě přesně stejné a začíná okamžikem, kdy začíná nový rok, v němž již daný dokument již neplatí. Například tam je smlouva, která skončila 15. července 2010. Musí být uložena po dobu 5 let, ale to může být zničen ne 15. července 2015, ale na začátku roku 2016. To znamená, že zpráva přešla od 01.01.2011 a ne od sedmého měsíce předchozího roku. Obvykle, s cílem obecně minimalizovat možnost vzniku chyby, se do uplynulého termínu přidá jeden rok. A až poté, co začne, začne postup zničení.

Vlastnosti úložiště

Obecně platí, že existují speciální doporučení, jak by archiv měl vypadat a pracovat. V ideálním případě by mělo být uložení smluv o odpovědnosti, vyrovnání s protistranami, pracovních smluv a podobné dokumentace probíhat ve větrané a suché místnosti. Současně se papíry nacházejí na regálech (otevřených nebo uzavřených). Pokud souvisejí s přísnými formuláři nebo dokumenty označenými jako "obchodní tajemství", musí být přítomny speciální trezory. V zásadě nikdo nekontroluje tento okamžik, protože to jsou doporučení, která je pro společnost přínosná. Podstata je velmi jednoduchá: pokud systém sám není penalizován, pak kvůli nedostatku těch dokumentů, které musí být, často potrestány. A pokud je povodeň nebo dokumenty budou zničeny jakýmkoli jiným podobným způsobem, bude na vině jen konkrétní podnik.

Odpovědnost a exekutoři

Hlavní a hlavní odpovědnost za vše, co je součástí skladování smluv, nese vedoucí organizace. Je to ten, který za přítomnosti problémů zodpoví stát a zažívá všechny možné problémy. Dále po něm najdeme obvykle vedoucího účetního, právníka a zaměstnance, který je zodpovědný za uchování dokumentů. Ale obvykle jsou všechny tyto osoby potrestány vůdcem v míře jejich chyb. Ve většině poměrně malých organizací je systém kontroly smluv přiřazen k účetnictví. A již v tomto oddělení jmenuje vedoucí účetní samostatně nebo prostřednictvím všeobecného hlasování určitou odpovědnou osobu. V některých případech tato osoba získává malý nárůst mezd, což by mělo kompenzovat dodatečné množství práce, ale nejčastěji se poslední položka jednoduše ignoruje na základě nedostatku finančních prostředků nebo jiných podobných faktorů. Ve vzácnějších případech je advokát zodpovědný za uchování dokumentů obecně a zejména za smlouvy. Ale to není moc výhodné, protože tento člověk může na smlouvu odpovědět a se zbytkem papírů je obvykle znám pouze povrchně. Je to nejvhodnější, když existuje jedinec, který se zabývá tímto konkrétním problémem. Bude to co nejpřesnější a nebude dělat drobné nepříjemné chyby, jako ostatní zaměstnanci mohou.

Výsledek

Skladování smluv v organizaci probíhá na principu plného dodržování všech právních norem. To je předpoklad, který může eliminovat všechny problémy společnosti. V tomto případě se malé odrůdy, interní standardy, registry a související dokumentace mohou lišit od firmy k firmě. Hlavním vedoucím je šéf, ale může ho převést na jinou osobu. To usnadní práci vedení, ale neodstraní z něj celou hloubku odpovědnosti za případné chyby. To je zaměstnanec, který je důvěryhodný pro práci s archivními dokumenty, by měly být co zodpovědný a jasně pochopit jejich povinností výměnou za reálné peníze, spíše než verbální vděčnost, jak se obvykle stává s rostoucím zatížením bez jeho kompenzace dodatečných finančních prostředků na úhradu.