Dokumentační systém je ... Definice, popis, funkce

Účinnost řídící činnosti je určena efektivitou středních úrovní správy. Jednou z nich je kněžská práce. Zabezpečuje rychlé rozhodování. Informace, které jsou v dokumentaci k dispozici, jsou nezbytné pro stabilitu práce kterékoli organizace.

Koncepce systému dokumentace

V rámci řídících činností jsou sestaveny různé dokumenty. Sada dokumentů, vzájemně související v původu, typu, účelu, rozsahu, jednotných požadavcích na registraci tvoří určitý systém. Každý nosič tohoto nebo těch dat je sám o sobě složitou informační strukturou.

Dokumentační systém je víceúrovňový model. Skládá se z mnoha podsystémů, které zase působí jako složité nezávislé struktury s ohledem na prvky, které je vytvářejí.

Klasifikace

Všechny nosiče informací jsou spojeny do specifických skupin - systém dokumentace. To je je nezbytné zajistit efektivitu a efektivitu úkolů správy. Klasifikace se provádí na základě zvláštních vlastností.

Existují dva typy systémy dokumentace. To je firemní a funkční skupiny. Ty jsou považovány za nejvíce trvanlivé a univerzální. Faktem je, že základem pro formování funkční dokumentační systémy jsou umístěny značky, které se po dlouhou dobu nemění. V současné době existuje asi 40 velkých funkčních skupin dokumentů.

Systém podnikové dokumentace sestává z nosičů informací používaných při provádění úkolů řízení v určité oblasti státní činnosti, hospodářského sektoru, v rámci samostatného podniku. Stejná skupina zahrnuje dokumenty, které se vytvářejí během života jednotlivce nebo určité rodiny.

Funkční skupiny

Zahrnují mediální informační systémy, které zajišťují implementaci obecně řídících funkcí. Tam jsou jednotnýsystémy dokumentace:

• Plánováno.
• Hlášení a statistické údaje.
• Primární.
• Podle práce.
• Účetnictví.
• Vypořádání a finanční, finanční.
• Oddělení a statistiky.

Počet funkčních skupin zahrnuje také soubory dokumentů odrážejících specifické aktivity některých institucí a organizací:

• Lékařské.
• Vzdělávací.
• Návrh a konstrukce atd.

Specificita firemních skupin

V takových případech systémy dokumentace lze kombinovat několik funkčních systémů. V tomto případě bude tento druhý typ reprezentován jako druh subsystému.

Například agregát nosičů informací používaných na univerzitě je tvořen zprávami a statistickými, účetními, organizační a administrativní dokumentace.

Obchodní dokumenty

Tento dokumentační systém se objevil jako jeden z prvních. Dokonce i ve starověkém Egyptě se používalo pro regulaci rodinných, ekonomických vztahů.

Systém obchodní dokumentace je tvořen úkony administrativního charakteru. Obsahuje náležitosti, které poskytují informace stanovené na nosiči materiálu, právní sílu.

Účetnictví a statistiky

V XVI-XVII století. účetní systém se začal formovat. V počáteční fázi se informace odrazily ve zvláštních knihách o účetních obchodních transakcích, tržbách. Tato primární dokumentace k řešení sporů. Následně se začaly objevovat složitější dokumenty.

V současné době primární dokumentace je účetnictví. Dnes jsou jako počáteční dokumenty používány hotovostní příkazy, faktury, faktury a jiné vypovězující dokumenty. V tomto případě může být primární a organizační a administrativní dokumentace. Jedná se zejména o příkazy, příkazy hlavy nebo jiné oprávněné osoby.

V XVI-XVII století. začal vytvářet statistický účet. K odhalení informací byly použity písaři a sčítání lidu. První obsahuje popisy okresů a měst, za druhé zaznamenané informace získané během sčítání domácností.

Ve století XVIII. vzniklo statistické hlášení.

Obchodní dokumentace

Vznikla v druhé polovině 19. století. Systém obchodních dokumentů zahrnuje různé smlouvy, dohody, dluhopisy, akcie a tak dále.

Během rozvoje mezinárodních vztahů bylo nutné uzavřít smlouvy se zahraničními státy. Takže se začal vytvářet systém diplomatických dokumentů. Postupně se rozšířila, včetně všech nových subsystémů:

• Diplomatická korespondence.
• Dokumentace aktivit konzulátů v zahraničí atd.

Vojenské doklady

Začaly se objevit po vytvoření centralizovaného státu. Během celého období existence Říše se systém vojenské dokumentace výrazně rozšířil. Obsahovala:

• Vedomosti, registrované seznamy, časové rozvrhy.
• Objednávky (objednávky, objednávky, objednávky).
• Vysvětlení (pokyny, pravidla, pokyny).
• Dokumenty, které odrážely průběh ozbrojených konfliktů (dispozice, dislokace, časopisy).

Organizační a administrativní dokumenty

Tato skupina je považována za jednu z největších mezi všemi systémy. Zahrnuje dva subsystémy, někdy považované za samostatné jednotky: organizační (organizační a právní) a administrativní dokumentaci.

Prvním z nich je soubor dokumentů, které stanoví pravidla, předpisy, normy, které definují stav organizací, podniků, institucí, jakož i jejich struktura, pravomoci, počtu zaměstnanců, jsou činnosti, atd. Počet organizačních a právních dokumentů jsou zahrnuty .:

• Předpisy.
• Zaměstnanecké plány.
• Charta.
• Popisy práce atd.

Regulační dokumenty jsou určeny k regulaci činností organizací, podniků a institucí. Jedná se o rozhodnutí, příkazy, příkazy, rozhodnutí, pokyny atd.

Informační referenční a analytické dokumenty

Poskytují roli ve vztahu k službě organizační a administrativní dokumentace. Informační a referenční činy jsou memoranda, protokoly, aplikace, utility, obchodní dopisy, telegramy, e-maily a mnoho dalších.

Informační a analytické dokumenty jsou souhrny, odkazy, názory, stanoviska, seznamy atd.

Personální systém

Obsahuje širokou škálu dokumentů. Personální záznamy obsahují údaje o personálu organizací, institucí, podniků, o činnosti samotných personálních oddělení. Hlavní část dokumentů je osobní. Mezi nimi byl napsán:

• Státní orgány. Tyto dokumenty obsahují právní důkaz informací poskytovaných občany. Zahrnuje například pas, pracovní dokument, diplom, osvědčení, vojenskou letenku, lékařský certifikát atd.
• U podniku, v instituci, organizace, aby potvrdil všechny právní fakty. Mohou to být charakteristiky, petice, platové certifikáty, opomenutí, certifikáty a tak dále.
• Občané, kteří se obrátili na správní nebo odborovou organizaci pro ukončení, založení, změnu pracovního poměru a jiné právní vztahy. Takové dokumenty zahrnují autobiografie, shrnutí, prohlášení, vysvětlení atd.

Počet zaměstnanců zahrnuje oficiální dokumenty. Oni charakterizují profesionální, obchodní, osobní vlastnosti zaměstnance, ale nejsou určeny k převodu k němu. Takové dokumenty jsou podání k jmenování do pracovních míst, osvědčení, memoranda a tak dále.

Jednotný dokumentační systém

Potřeba jeho vzhledu vznikla na konci 20. století. Vytvořit systém jednotné dokumentace v oblasti řízení bylo způsobeno rychlým rozvojem digitálních technologií a komplikací ekonomických vztahů.

V roce 1971 vláda SSSR přijala usnesení, které předepisuje zrychlení práce na sjednocení dokumentů a klasifikátorů technických a ekonomických informací. Vývoj byl založen na funkčních systémech.

Klíčovým cílem sjednocení je vytvořit racionální složení dokumentovaných forem a soubor vzájemně propojených sociálních, technických a ekonomických ukazatelů. V tomto případě je to zvláštní požadavky na dokumentaci.

Hodnota sjednocení

Jeden systém správy dokumentů poskytuje:

• Snížení nákladů na pracovní sílu při provádění výměny informací. Osoba uplatňuje minimální úsilí při navrhování nebo čtení informací.
• Široké využívání digitálních technologií. Jednotná dokumentace je přizpůsobena pro elektronické zpracování. Poskytuje to informace, technická, softwarová kompatibilita dokumentů, použití jejich příslušných formulářů, slovníků, klasifikátorů a dalších pomocných materiálů.
• Zjednodušení informačních toků.
• Snížení počtu dokumentů.
• Další zlepšení správy záznamů.

To vše významně zlepšuje efektivitu řídících činností, protože rychlejší získávání kvalitních informací. Kromě toho je počet chyb, ruční operace, objem nákladů, včetně finančních, snížen.

Jednotný systém je soubor standardů státu, které definují:

• Základní pravidla pro oběh dokumentů.
• Jedinou formou dokumentů, které jsou v něm obsaženy.

Kategorie

Jádrem jednotného systému jsou speciálně vyvinuté formy dokumentace. Jejich oddělení se provádí v souladu s úrovní schválení. Existují následující kategorie formulářů:

• Všechno-ruské.
• Oddělení (průmysl).
• Regionální.
• Firemní (používané v podnicích, organizacích a institucích).

Dnes v Rusku existuje 8 unifikovaných dokumentačních systémů:

• Bankovnictví.
• Organizační a administrativní.
• Hlášení a statistické údaje.
• Podle práce.
• FIU.
• Zahraniční obchodní transakce atd.

Tabulka formulářů

Vzniká v institucích, organizacích a podnicích výsledky sjednocení. Tabulka je jediný normativní akt - seznam formulářů dokumentů, které jsou nezbytné a dostatečné pro efektivní řešení úkolů správy.

Ve své podstatě je to odkaz. V tabulce jsou uspořádány formuláře používané v podniku, v organizaci nebo instituci, stejně jako fáze přípravy a formalizace příspěvků. Vypadá to zpravidla ve formě tabulky.

Výzkumné dokumenty

Jsou vytvořeny při provádění výzkumu a vědeckotechnického vývoje. Hlavní typy dokumentů jsou:

• Zprávy o výsledcích experimentálního návrhu, experimentálního návrhu, technologické práce.
• Zprávy o vědeckých a technických pracovních cestách, expedicích.
• Výzkumné programy.
• Poznámky, recenze, studie proveditelnosti.
• Recenze, anotace, recenze, závěry.
• Dizertace, monografie, další vědecké publikace.
• Degradované rukopisy.
• Primární dokumenty vytvořené během výzkumu. Patří mezi ně například časopisy experimentů, výsledky laboratorních analýz,

Vědecko-výzkumná dokumentace se používá při praktické realizaci inovativního vývoje. Informace z ní se používají na základě různých pokynů, doporučení, předpisů atd.

Závěr

Ze správné organizace cirkulace dokumentů často závisí výsledek řídící činnosti. To platí zejména pro vládní agentury. To je důvod, proč státní úřady ve své práci používají jednotné systémy dokumentů.