Tvorba případů. Osobní dokumentace zaměstnance: dokumenty, referenční triky, skladovací období

Tvorba případů zaměstnanců je proces, který je u většiny společností povinný. Podle pravidel stanovených v Rusku musí mít každý zaměstnavatel pro každého zaměstnance jedinečný soubor. Tento dokument je schopen charakterizovat podřízeného z jeho velmi zaměstnání. Osobní záležitosti se objevují nejen v práci, ale také například na univerzitě. V každém případě je tento dokument důležitý. Musí být správně vytvořena. Ale jak to lze udělat? V jakých případech není nutné tuto dokumentaci uchovávat? Co může a nemůže být dáno do osobní věci? Není to tak těžké pochopit vše, co se zdá.

Definice osobního souboru

Osobní dokumentace zaměstnance je druh dokumentu, ve kterém je uložena veškerá dokumentace relativního specifického rámce. Skládá se z krycího papíru a zvláštních dokladů týkajících se podřízeného.

Tento typ dokumentace se vytváří od okamžiku zařazení do zaměstnání. A mělo by to vést až do vyhození zaměstnankyně. Pak je soubor přenesen do archivu pro uložení. Tento dokument nemůžete vymazat po určitou dobu.

Tvorba případů je daleko od nejpoužívanějšího procesu. V některých případech se tomu můžete vyhnout. Ale pak bude velmi problematické shromažďovat informace o konkrétním podřízeném. Obvykle se tento postup provádí ve velkých organizacích. Vytvoří se celá databáze, ve které jsou zobrazeny informace pro každého podřízeného.

Požadováno nebo volitelné?

Již bylo řečeno, že není nutné provádět podnikání zaměstnanců. Ale u nějakého sebeúctajícího se podniku existuje taková dokumentace. Je-li složení spisu povinné, a kdy?

Právním předpisem není nikde předepsaná pravidla v této oblasti. V praxi se ovšem ukazuje, že velké společnosti vytvářejí osobní záležitosti svým podřízeným a malé podniky to neudělají. Doporučuje se, aby se s touto problematikou zabývaly firmy s obrovským obratem zaměstnanců.

Často organizace provádějí osobní záležitosti nejen u všech podřízených, ale pouze u určitých kategorií zaměstnanců. Nejčastěji jsou:

• vůdci;
• zástupci ředitelů;
• vedoucí odborníci ve společnosti;
• zaměstnanci pracující s hmotnými hodnotami (například pokladníci);
• lidé, kteří mají příležitost kariérního růstu.

Doporučuje se, aby nebyli líní a aby vedli tento dokument na všech podřízených. Proces tvorby případů zaměstnanců není tak obtížně zapamatovatelný. Pouze daleko od všech dokumentů, které odrážejí informace o snímku, lze uložit zde. Jaké vlastnosti procesu bych si měl vzpomenout? Dokonce i nejmenší porušení pro zaměstnavatele se může ukázat nejlepším způsobem. Proto musíme tento úkol pečlivě prostudovat.

Skladování

Už bylo řečeno, že osobní záležitosti podřízených, a to iv případě, že osoba opustila, zůstávají ve společnosti. Na svých rukou nejsou vydávány, ale umístěny do zvláštních archivů. Je povoleno i elektronické ukládání informací o rámečcích. Ale v papírové verzi případu by se mělo konat.

Existují nějaká pravidla, která bude šéf následovat. Udržování případu je téměř nekonečný proces. Tyto dokumenty nelze zničit po dobu 75 let od okamžiku ukončení pracovního poměru.

Právě z tohoto důvodu se mnoho společností snaží nezaobírat sbírání informací o některých podřízených. Pouze malý počet firem existuje již více než 75 let. Často se firmy otvírají a uzavírají a osobní archivy zůstávají v archivech.

Pro zjednodušení ukládání dokumentace jsou vymyšlena různá pravidla. Ukládání těchto dokumentů probíhá v podstatě po roztřídění v abecedním pořadí. Doporučuje se také vytvářet archivy podle let. Tento přístup zjednoduší vyhledávání informací o zaměstnancích, kteří v určité době nalezli zaměstnání u společnosti.

V této věci je ještě jedna funkce. Problém je v tom, že některé osobní soubory jsou v archivu společnosti trvale uloženy. A nebudou zničeny ani za deset let, ani za 100 let. Pod tímto pravidlem se zachycují spisy představitelů organizace, stejně jako záležitosti státních úředníků. Nezapomeňte na podřízené, kteří mají ocenění, medaile a různé tituly.

Přístup

Dalším okamžikem je otázka přístupu k dokumentaci, která je předmětem studia. Dokumentace zaměstnanců často obsahuje údaje určené výhradně zaměstnavateli. A nepotřebují vědět většinu dělníků.

Často jsou případy šifrovány, přístup k nim je jen od hlavy podniku, stejně jako od personálního důstojníka, který se zabývá formací. Jednoduchým podřízeným není povoleno zobrazit shromážděné informace.

Zaměstnavatel zaručuje důvěrnost zaměstnanců. Tento druh informací není sdílen s veřejností. Na požádání jsou zaměstnancům v den propuštění poskytnuty kopie dokumentace. Společnost je odpovědná vůči podřízeným za bezpečnost informací, které jsou dostupné v osobních záležitostech.

Dále je třeba mít na paměti, že dokumentace se nevydává podřízeným pod žádnou záminkou. Zaměstnanci nemají právo přijímat osobní spisy a požadovat jejich vydání. Teprve když odjedete, můžete zde požadovat údaje. Zaměstnavatel vydá do rámce pouze kopie informací uložených v osobních souborech. Druhý není nutný. Žádný podřízený nemá právo tuto dokumentaci stáhnout z převodu na jinou společnost nebo s konečným pozastavením zaměstnání. Již bylo řečeno - každý zaměstnavatel uchovává dokumentaci pro zaměstnance po dobu 75 let. Toto období může být za určitých okolností zvýšeno.

Povinné složky osobních záležitostí

Nyní trochu o tom, jak přesně je tato dokumentace vytvořena. Ve skutečnosti pravidla pro vytvoření podřízených případů nejsou právně stanovena. O této otázce rozhoduje vedení společnosti. Samotné určuje, jaké informace mají být uloženy a jak systémovat soubory podřízených. To je hlavní problém celého procesu utváření.

Nicméně, bez ohledu na volbu pravidel, některé údaje v každém scénáři budou uloženy v osobním souboru. Které dokumenty se nacházejí ve všech takových dokumentech? Jedná se o:

• dotazníky žadatele;
• žádosti o zaměstnání;
• objednávky na zajištění pracoviště;
• žádosti o propuštění (pokud existují);
• příkazy k propuštění;
• jedná o vydání pracovního záznamu (na požádání nebo při vyhoštění podřízeného).

Výše uvedený seznam je povinný. Ale s dalšími informacemi mohou existovat určité problémy. Koneckonců, ne všechny informace o podřízených mohou být zadány do soukromé záležitosti. Na to existují určitá omezení. V jakých bodech mám věnovat pozornost vyvarování se stížností na nesprávnou tvorbu osobních spisů personálu?

Zákazy

Ve skutečnosti, pokud se opravdu podíváte na všechny otázky registrace a vytváření osobní dokumentace zaměstnanců, můžete se zmát. Proto před spuštěním archivu si pamatujte jen několik funkcí. Nebo spíše zákazy. Jsou relevantní pro všechny podniky, bez ohledu na stanovená pravidla. Nemůžete:

1. Udržujte dočasné a trvalé dokumenty na jednom místě. V dokumentech pracovníků by měla být samostatná místa, abyste mohli dokumenty, které jsou pouze dočasně uloženy v osobním spisu. Poskytuje také ukládání základních informací.
2. "Propagujte" dokumentaci. Nedoporučujeme ukládat žádné dokumenty do záležitostí zaměstnanců s duplikáty. V jedné složce - jedna kopie.
3. Zadání příliš osobních údajů. Například o náboženské víře. Tyto informace pro zaměstnavatele jsou obecně považovány za nadbytečné. Vytvoření případů proto umožňuje uchovávat pouze dokumenty užitečné pro zaměstnavatele, což odráží kvalitu práce podřízených.

A jaké specifické dokumenty mohou být obsaženy v dané dokumentaci? Co kromě výše uvedených článků se v praxi vyskytuje v osobních záležitostech? Abyste se vyhnuli chybám, můžete sledovat tipy pro shromažďování informací pro pracovníky spisů.

Společná dokumentace

Složení osobního souboru je různorodé. Již bylo řečeno, že společnost sama stanoví pravidla pro uchovávání této dokumentace. Proto není možné přesně říci, co je uvedeno v archivech. Dokumenty, které se setkají bezprostředně, jsou již uvedeny. Abychom se však vyvarovali chyb, byl vynalezen určitý seznam cenných papírů přijatých k uskladnění. Co by mělo být v osobním souboru? Pokud vyloučíte dříve uvedené objekty, zůstane (ve formě kopií převážně):

• kopie pasu občana;
• SNILS podřízený (kopie);
• INN (ne originál);
• vojenská jízdenka;
• dokument (dokumenty) o vzdělání;
• fotografie (nikoli osobní, určené pro dotazníky);
• charakteristiky z minulého zaměstnání (pokud existují);
• popis zaměstnání;
• autobiografie.

Nezapomeňte, že každý zodpovědný zaměstnavatel za účelem dodržování pracovních postupů a zajištění své bezpečnosti provádí různé činy. Například na odmítnutí podpisu nařízení o propuštění. Taková dokumentace by měla být uchovávána i v soukromých spisech. Výsledky certifikační práce a dalších příkazů, které ovlivňují práci tohoto nebo tohoto rámce, jsou jen některé body, které lze přidat do dokumentace.

Dalším důležitým bodem je uložení tzv. Soupisu osobních souborů. Dokument, který zaměstnavateli přinese mnoho potíží. Musí to být povinné v každé osobní věci. Jinak můžete obviňovat vedení, že některé dokumenty jsou nelegálně připojeny. Osobní záznam je zvláštní dokument, který uvádí celou dokumentaci připojenou ke složce. Je umístěn na samém začátku dokumentace. Bez inventáře může mít zaměstnavatel problémy. Zaměstnanec je schopen obvinit z padělání nebo krádeže některých dokumentů.

Tvorba osobního případu - proces není tak obtížný, pokud je pro něj řádně připraven. Zaměstnavatel by zde měl jednoduše vyplnit všechny důležité informace týkající se činnosti zaměstnance. Osobní údaje o zaměstnancích jsou však zakázány. Příkladem bylo již uvedeno náboženství. Složení rodiny a specifika vedoucího způsobu života podřízeného jsou také tabu.

Ale některé úspěchy zaměstnance musí být učiněny v osobních záležitostech. To není povinná součást, ale je vhodné, aby se nezanedbávala. Zvláště pokud jde o skutečně talentovaný snímek. Je povoleno zadávat informace o přijatých cenách, tituly, diplomy, medaile, diplomy.

Ne moc

Dokumenty v osobním souboru se mohou lišit, je to pochopitelné. Přesný seznam stanoví každý podnik podle uvážení manažera. Ale nejčastější seznam článků již byl uveden. Při vytváření a udržování dokumentace je třeba mít na paměti jedno malé pravidlo. Toto je povinná položka, jejíž porušování není povoleno. Provádění osobních záležitostí je zodpovědnou činností. Vyžaduje zvláštní pozornost.

Jedná se o velikost osobních souborů. Podle pravidel lze říci, že tloušťka složky, pod zataženou dokumentaci určitého rámce, by neměla přesáhnout 4 cm. Je-li objem vyšší než stanovený limit, je lepší začít podnikat. A jen tak nějak to označte pod rouškou pokračování stávající dokumentace.

V praxi se velmi zřídka vyskytují případy, jejichž tloušťka dosahuje více než 4 centimetry. Proto si prostě musíte pamatovat na pravidlo a nemusíte si dělat starosti, že to neuděláte. Pokud je rámeček hodně dokumentace, provede se speciální kontrola. Podle jeho výsledků se zaměstnavatel rozhodne rozdělit soubor na několik částí.

Základní požadavky

Pořadí tvarování případů je jednoduché. Stačí, abyste určili, která dokumentace je zde uložena. Dále si pamatujte výše uvedené omezení. A podnikání se již vytváří. Prvním krokem je vytvoření krytu. Stačí koupit speciální složky nazvané "Case". Obvykle ukládají všechny dokumenty tohoto nebo toho rámce.

Dále na titulní stránce (v tomto případě na obálce složky) jsou zapsány osobní údaje o snímku. Jmenovitě - celé jméno. Datum zahájení dokumentace je povinné v dolní části. Co by mělo být v osobním souboru?

První strana je připojena k inventáři. Můžete to zanedbat, ale nedoporučuje se to. Tento dokument je mnohem jednodušší život a odstraňuje odpovědnost od zaměstnavatele za bezpečnost umístěn v souboru médií - něco, co není uvedeno v seznamu není uložen v osobním spisu.

Za to, že ve složce umístěny různé dokumenty, které jsou přímo spojené s slave. Tímto způsobem se vytváří složení osobního případu. Je vhodné umístit kopie či originály dokumentů po jejich obdržení - profil prvního žadatele, pak žádost o práci, dopis zaměstnavatele na jmenování do určité polohy, a tak dále. Případ se ukončí v pořadí výpovědi a v podepsaném aktu o přijetí pracovní knihy.

To není všechno. Proces tvorby případů je práce, i když je relativně jednoduchá. Existuje další malé omezení, které může zaměstnavateli přinést nějaké nepříjemnosti. Personál, který provádí informace v osobních souborech podřízených, by měl sledovat počet listů ve složce. Neměly by být více než 250 kusů. V převážné míře je zahájena druhá část osobního souboru tohoto nebo tohoto pracovníka.

Věstníku

Nyní je jasné, jak vznik případů zaměstnanců ve společnostech. To není konec procesu. Pokud se podnik rozhodl zachovat tento druh dokumentace, musí mít zvláštní časopis osobních spisů. Co to je?

Tato složka je seznam všech dostupných dokumentací pro zaměstnance. Zde se zveřejňují čísla instituce záležitostí individuální (osobní) údaje podřízeným, datum vzniku různých „osobní složky“.

Neexistuje jediný vzorek časopisu. Zaměstnavatel má právo vytvořit takový archiv dat podle vlastního uvážení. Nedávno je velmi běžnou formou elektronický žurnál. Dobrý nápad pro ty, kteří se opravdu nechtějí zabývat papírovými pracemi. Hlavní věc je včas vyplnit příslušné oblasti časopisu. Pak můžete snadno najít informace o každém zaměstnance bez problémů.

Závěr

Od této chvíle je jasné, jak probíhá tvorba osobních obchodů. Jedná se o velmi jednoduchý, ale matoucí proces, jehož postup není stanoven v právních předpisech Ruské federace. Zaměstnavatelé samostatně vytvářejí dokumenty, které budou uloženy v osobních souborech. Formulář pro předkládání informací také může být vybrán.

Doporučuje se nepoužívat originály dokumentů do osobních souborů - kopíruje se pouze v jedné kopii. Chcete-li podat zaměstnanci musí být zacházeno se zvláštní péčí - unikly informace zaznamenané v takové dokumentace může čerpat na hlavu problému. Po odběru podřízených údajů, jak již bylo řečeno, že zaměstnavatel se zavazuje zajistit úplnou důvěrnost informací. Toto pravidlo platí i pro pracovní dobu, a po celou dobu uchovávání dokumentů po výstřel. To je všechno. Základní informace o tvorbě případů kádrů byly plně studovány. Vlastnosti a složení tohoto procesu by měly být známy každému podniku. Někteří lidé se obecně snaží neudělat to. Registrace případů (osobní) není povinná, ale velmi užitečná pro zaměstnavatele.