Obchodní proces je co? Vývoj, modelování, optimalizace podnikových procesů

Moderní metody vedení společnosti stále více využívají zahraniční metody a technologie. A ne proto, že je to módní, ale protože je to pohodlné a efektivní. Jedna z těchto technik rozkládá všechny rutinní práce na elementární složky a podrobně popisuje každý získaný obchodní proces. Trvá poměrně dlouho, ale odvozená schéma vám umožňuje najít slabé stránky a nadměrně nahuštěné funkční odpovědnosti a nejasné úkoly. Jakmile stráví čas, vedení může převést část své odpovědnosti do hierarchie a uvolnit si čas pro strategické plánování.

Bydlení podle plánu

Další věc je, že personál firem často nerozumí významu tohoto postupu a nevítá touhu managementu určit hlavní obchodní procesy. Přesto je stále více nezbytné pochopit modelování a popis základních operací každé jednotky a dokonce i zaměstnance. Ještě horší je, když zaměstnanci společnosti jsou zaměstnanci, kteří studují obchodní procesy společnosti. Neustále se o něco ptají, rozptýlí a v každém případě narušují výkon přímých funkčních povinností všech zaměstnanců. Co mám dělat?

Začněme z dálky. Každé ráno, před většinou z nás, je úkolem přijít do práce. Chcete-li jej úspěšně vyřešit, musíte se probudit včas, shromáždit se a přijmout místo v nějakém druhu dopravy (bez ohledu na to, zda je to soukromé auto nebo metro). Dále, každá komponenta může být rozděleny do menších procedur: aby se probudit včas, můžete si nastavit budík, a vy můžete požádat někoho, aby vás probudil, atd. Bez ohledu na rozhodnutí metoda výsledek (včasné probuzení) je dosaženo ... Ale vzestup, poplatky a způsob práce se liší ve způsobu řešení a výsledném výsledku. Vlastně jsme přišli k první definici.

Proč to všechno je potřeba?

Takže obchodní proces je určitou sérií jednoduchých akcí, které přeměňují zdroje na užitečný konečný produkt. V našem příkladu ze života existují tři různé procesy, z nichž každý vyžaduje jeho počáteční informaci a po určitých manipulacích dává požadovaný výsledek. Pojďme do podniku. Bez ohledu na rozsah činnosti v každém pevné práce definovaná profesní vztah zaměstnanců: předávání informací, definice potřeby výrobku, analýzu výroby a zdrojů, atd. A to je důležité si uvědomit, že všechny výše uvedené má hodnotu pouze tehdy, pokud jsou splněny tři podmínky, ..:

- informace jsou převedeny na dotyčného zaměstnance;

- to se děje ve správný čas;

- Forma, ve které jsou informace předkládány, je poměrně jednoduchá a srozumitelná.

Pokud shrneme všechny výše uvedené skutečnosti, můžeme konstatovat, že obchodní proces je tok informací, který odpovídá na tři otázky: co, kde a kdy. Aby bylo zajištěno plynulé a kontinuální provádění práce, je nutné určit jeho součásti. V tomto případě nebude docházet k duplicitě úkolů, k žádnému umělci ani k nečinnosti.

Pokud je obchodní proces jasně definován, přestane být každý zaměstnanec nenahraditelný. Vzpomenout, kolikrát musel čekat, kdy bude nemocnice (nebo návrat z dovolené) někoho kolegům ve vaší nepřítomnosti na telefonu prostě nezastaví zvonění, a všichni se snaží přijít na to, co a jak děláte. A pokud jste reagovali na žádost vedení a podrobili podrobně popis podnikových procesů, pak můžete klidně rozveselit a uvolnit se a někdy prostě na večeři ...

Pokud jde o formální jazyk definic, budeme tvrdit, že při popisu obchodních procesů podnik stanoví takové cíle:

• porozumět celkové struktuře organizace činností a určit dynamiku jejího vývoje;
• Identifikujte aktuální problémy a příležitosti k jejich překonání;
• vytvořit systém cílů a cílů, který je srozumitelný všem účastníkům (vývojářům, uživatelům, zákazníkům atd.);
• formulovat požadavky na potřebný software.

Popis podnikových procesů samozřejmě nemá samozřejmě žádný zájem. Ale tady pro reengineering je to nejdůležitější úkol. Pouze pochopení struktury vztahů a způsob, jakým informační toky, můžeme hovořit o přehodnocení sémantické zatížení obou podniku a jeho jednotlivých divizí. Ale reorganizace by měla být prováděna s cílem dosáhnout určité cíle: zlepšit kvalitu služeb zákazníkům se sníží zatrat- poskytuje větší volnost v rozhodnutích účinkujících (snížení, pokud jde o provedení prací), atd ...

Jednoduchá klasifikace

Nejčastěji je třeba popsat informačních obchodních procesů se objevuje v podnicích s funkčně orientovanou strukturou. Faktem je, že cílů a cílů různé oddělení mohou navzájem odporovat. A to povede nejen k poklesu ziskovosti společnosti, ale ik poklesu její konkurenceschopnosti.

Moderní přístup k řízení se stále více orientuje na proces. Všechny práce jsou považovány za určitou sadu procesů (z nichž každá sestává z jedné nebo několika jednoduchých operací). Pro formalizaci a standardizaci tohoto přístupu jsou přijímány takové kategorie procesů (klasifikace probíhá ve vztahu k přidané hodnotě produktu):

• hlavními jsou ty, s nimiž podnik obdrží příjem: výroba, marketing, nabídka;
• manažery - ty, které stanovují cíle a cíle jednotek a konkrétních exekutorů;
• podpora - ty, které zajišťují výrobu zdrojů, ale nepřinášejí přidanou hodnotu konečnému produktu: školení a výběr pracovníků, finanční podpora, právní ochrana atd.

Kromě již zmíněné nezávislosti na lidském faktoru a zjednodušené adaptaci nových zaměstnanců umožňuje popis podnikových procesů efektivněji řídit provozní náklady společnosti.

Vlastnosti

Nyní je zřejmé, že ke správě podniku je nutné nejen identifikovat vzájemně propojené toky informací, ale také jasně popsat všechny činnosti. Vzhledem k tomu, my už víme, že obchodní proces - je součástí celkové práce, přechod z jedné osoby na druhou (v rámci vašeho funkčního celku, nebo ne - nezáleží), pak přejít na tom, že všechno na světě může být sjednoceny. A profesionální činnost - ještě více.

Bez ohledu na rozsah činnosti lze každý obchodní proces popisovat stejnými vlastnostmi.

- Okraj je začátek a konec jednoduché operace.

- Majitel - zaměstnanec firmy, která má nejen potřebné zdroje pro práci s, ale také plánuje, analyzuje, řídí protsessom- a co je nejdůležitější - je zodpovědný za výsledek.

- Vstup je informační zpráva přijatá v jakékoli podobě přijaté podnikem, která určuje potřebu informací a označuje začátek procesu.

- Výstup je informace nebo materializovaná část produktu, která je spotřebována externím dodavatelem.

- Exekutor je personál společnosti, který se zabývá jedním procesem.

- Zdroje - materiálová nebo informační část činnosti, která se během operace nemění (pouze usnadňuje přeměnu přicházející informace do konečného produktu).

- Kontrola kvality - odvětvové nebo interní (přijaté vedením společnosti) ukazatele, které umožňují určit účinnost práce.

Povinný výběr základních procesů

Samozřejmě, ne každá společnost potřebuje popis podnikových procesů. Přesto existuje řada případů, kdy člověk nemůže bez této nudné práce. Pojmenujme hlavní:

• Činnost podniku je automatizovaná. V tomto případě schéma podnikových procesů přenáší potřeby zákazníka do jazyka, který programátor rozumí.
• Zlepšení činnosti společnosti. Nejenom modernizace zařízení a technologií napomáhá ke zlepšení konečného produktu, optimalizace obchodních procesů umožňuje identifikovat všechny silné a slabé stránky práce a provádět příslušná řídící rozhodnutí.
• Certifikace organizace podle mezinárodních norem (ISO). Pro všechny zaměstnance je vytvořen jednotný systém řízení jakosti.

Jak prezentovat zákazníkovi popis

Modelování obchodních procesů vyžaduje popis každého prvku. Jak může být pro organizaci provedeno bezbolestně? Ve světové praxi byly přijaty tři hlavní metody: textové, grafické a tabulkové.

Text obsahuje popis celého průběhu práce v jednoduché a srozumitelné sekvenci. Forma a obsah mohou být zdarma (pokud ještě nebyly vypracovány mezinárodní nebo průmyslové normy) a regulované dokumenty. Například: obchodní zastoupení předává účetní dokumentace pro období po personálu oddělení do plánovacího oddělení rutinní analytické práce prováděné na stanovení distribuce a dynamika nutné provádět žádné úpravy na výrobních podmínkách výsledku plánovacího oddělení je přenášen na marketingové oddělení, kde analýza růstových faktorů (klesající) na trh a a tak dále.

Grafické schéma obchodního procesu vám umožňuje vizualizovat výsledek analytické práce. Není třeba připomínat, že vizuální vnímání informací je nejúčinnější. Proto nám všechny grafy a diagramy dávají příležitost rychle pochopit, co se děje, a najít správné řešení.

V těch případech, kdy je hlavním úkolem reformování aktivit optimalizace podnikových procesů, stojí za to použít tabulkovou podobu jejich popisu. S jeho pomocí je snazší pochopit postup činností a směrů toku informací. Typový štítek obsahuje nejen popis funkce pravidelných jednotek, ale také grafy příchozích a odchozích dokumentů, z názvu (lze nastavit jako celá jednotka, a individuální zaměstnance) a tak dále. D.

Jak správně popsat obchodní proces

Nestačí provést analýzu obchodních procesů. Nejdůležitější v této věci je správnost, ale zároveň jednoduchost popisu. Nejprve je třeba jasně uvést název jediného procesu. To pomůže pochopit jeho základní charakteristiky, logiku implementace a místo v celém řetězci výrobních aktivit.

Poté byste měli zadat, jaké vstupní informace jsou potřebné pro běžné provádění úkolu, a také seznam zabezpečení zabezpečení. Zaznamenávaná sekvence jednoduchých operací, z nichž se proces skládá, vám pomůže, abyste nic neztráceli a nezapomněli.

Modelování obchodních procesů nelze provést bez uvedení vlastníka procesu a systému sledování průběhu jeho implementace. Za tímto účelem je nutné v popisu dodržet regulační lhůty pro práci a vypsat dokumenty, které jsou přeneseny na další odkaz. Pokud se to zjednoduší, měl by popis vypadat takto: "hellip - po analýze prodeje za vykazované období vyplní zaměstnanec útvaru plánování plánovaný formulář (tabulka), který předává marketingovému oddělení ..."

Zjednodušené schéma popisu výrobních procesů

Při psaní popisu se zaměstnanci často setkávají s tím, že nevědí, jak slovně předávat obsah své práce. Aby byl systém obchodních procesů přehledný a strukturovaný, můžete si vytvořit poznámku. Odráží tyto otázky, na které je třeba poskytnout jasnou a maximálně podrobnou odpověď. Takže, jaké jsou tyto otázky?

• Co? Popisuje, co se právě v této operaci dělá.
• Proč? Přenáší účel operace.
• Kdy? Určuje, kdo iniciuje spuštění.
• Kdo? Vyzývá konkrétní umělce.
• Jak? Zobrazí seznam potřebných zdrojů.

Rozvoj podnikových procesů znamená, že můžete použít všechny metody popisu. Získáme tak nejpodrobnější schéma provedení práce. Grafická verze odhalí vzájemné vztahy funkčních jednotek a tabelární a text budou obsahovat jednotlivé operace. Automatizace obchodních procesů bohužel není možná bez této časově náročné předběžné práce.

Jak shromažďovat informace

V praxi existuje mnoho způsobů, jak získat informace, které potřebujete. Nejprve je třeba analyzovat regulační dokumenty, které vedou zaměstnance společnosti. Poté by měl být s každým okamžitým umělcem proveden osobní rozhovor, aby bylo možné popsat obsah jeho práce. K objasnění a objasnění kontroverzních bodů by konzultanti analytiků měli využívat pozorování vývoje obchodních procesů.

Pokud se k tomuto úkolu přiblížíme komplexně, automatizace obchodních procesů se nebude zdát únavná a zbytečná.

Pracovní skupina

A přesto, je-li hlavním úkolem podniku automatizace obchodních procesů, ale management nechce zapojit externí poradenské společnosti, vzniká otázka: "Kde začít?" V první řadě je z pracovníků společnosti vytvořena pracovní skupina. Je žádoucí, aby členové pracovní skupiny měli vynikající výsledky analytické dovednosti a schopnost poslouchat. Koneckonců, jak již bylo řečeno, většina práce spočívá v vedení osobních pohovorů s exekutory obchodních procesů.

Dále je nutné vytvořit skutečný obraz o fungování systému. Vzhledem k tomu, že před modernizací podnik fungoval a přinesl zisk, pravděpodobně není nutné mluvit o dokonalé restrukturalizaci. Proto je nutné v době optimalizace opravit systém a směry toku informací.

Z čeho se popis skládá

Aby nedocházelo k záměnám a nedorozuměním v popisu obchodních procesů, odborníci doporučují používat procesní mapy. Jedná se o standardizované dokumenty, které umožňují sjednotit všechny akce bez ohledu na oblast působení interpreta a složitost popisované operace.

Jakýkoli popis lze rozdělit na tyto komponenty:

• jednotná forma procesu (nejčastěji tabulka);
• mapa obchodních procesů (může být zastoupena v jakékoli formě - popis textu, grafický objekt nebo tabulka);
• trasy (příchozí a odchozí toky informací, zdrojů a financí);
• matice různých obchodních procesů (tabulka interakcí různých procesů, která umožňuje identifikovat hlavní a sekundární toky a operace);
• vývojový diagram (algoritmus pro provádění podnikového procesu);
• popis rozšířeného textu;
• Dokumentace (vytváření dokumentů potvrzujících realizaci procesu);
• identifikace ukazatelů obchodních procesů (hledání vlastností a ukazatelů, pomocí kterých je možné kontrolovat nejen průběh implementace, ale i kvalitu);
• předpisy (jednoduše popis práce).

Indikátory

Jak bylo opakovaně poznamenáno, každý proces musí být měřen. To je nezbytné především k posouzení účinnosti všech činností podniku. Většina odborníků doporučuje testovat obchodní procesy pro čtyři ukazatele: čas, náklady, kvalitu a kvantitu.

Ale modely obchodních procesů dynamické a rozmanité. Proto není často dostatečné posuzovat pouze rychlost práce, je třeba vzít v úvahu pracovní podmínky a infrastruktury podniku. Navíc prakticky žádný průmysl nemůže existovat bez dodavatelů, financí, logistiky a partnerů. Jsou to také měřitelné ukazatele.

A samozřejmě nesmíme zapomenout na informace a lidský faktor. Čím vyšší úroveň školení specialistů, tím méně času potřebujete, abyste se seznámili s pokyny a příchozími informacemi.

Jádrem většiny modelovacích metodik jsou nyní principy strukturní analýzy a konstrukce (SADT - strukturovaná analýza a návrhová technika), stejně jako některé algoritmické jazyky. Můžete mluvit o existenci několika základních modelů analýzy podnikových procesů:

- Modelování obchodních procesů - ve skutečnosti modelování - odhaluje funkční stránku existence firmy.

- Modelování pracovních toků - popisuje pracovní postupy a je podobný sestavování vývojových diagramů.

- Modelování datových toků - na rozdíl od předchozího modelu, popisuje datové toky (informace) - je navrženo tak, aby sestavovalo sled operací.

Cyklus Shouhart-Deming

Velké obchodní procesy (1C umožňuje výběr z obecného seznamu) se doporučuje popisovat v samostatném dokumentu s názvem "Pracovní plán". Vše, co je méně významné nebo sestává z malého počtu jednoduchých operací, je obvykle popsáno v popisu práce.

Při navrhování předpisů je nutné brát v úvahu podmínky cyklu neustálého zlepšování podnikatelské činnosti (model Shuhart-Deming). Jeho ustanovení uvádějí, že optimalizace a zlepšení jsou nekonečné procesy. To znamená, že v řízení podniku existuje určitý uzavřený cyklus, který se skládá z takových řídících rozhodnutí: plánování, provádění, kontrola, úprava.

Při navrhování předpisů je třeba brát v úvahu principy, které zajišťují shodu modelu Shuhart-Deming:

1. Výpočet plánovaných ukazatelů pro budoucí období.
2. Analýza dynamiky odchylek a dokumentace údajných příčin.
3. Určení nápravných operací a analýza jejich účinnosti.

Vývoj modelu by měl být prováděn v souladu s obchodními pravidly. Normálně-legislativní základ státu, na jehož území podnik působí, se chová jako obecně uznávaná pravidla. Druhým základem modelu je firemní politika společnosti.

Představujeme systém řízení jakosti, je nutné se starat o rozvoj a sjednocení obchodních procesů. Jak již bylo uvedeno na začátku článku - ne vždy zaměstnanci společnosti chápou důležitost modernizace. Přizpůsobením každého zaměstnance důležitosti vytvoření efektivního modelu obchodních procesů je úkolem vrcholového vedení.

Koneckonců přesně upravený a pečlivě rozvinutý systém nejen umožní zjednodušení přijímání osvědčení o shodě s mezinárodními standardy kvality ISO 9001: 2008, ale také výrazně zvýší efektivitu každého zaměstnance.

Oba tyto faktory vedou společnost ke zvýšení konkurenceschopnosti na trhu, což má pozitivní vliv jak na investory, tak na zákazníky.