Servisní poznámka: příklad. Vytvoření poznámky

Na vnitřních dokumentech organizace mnohí zaměstnanci vědí jen slyšitelnost - jsou zaměňováni s poznámkami o službě a jsou nesprávní. To porušuje základní funkci takových dokumentů - oficiální komunikaci v rámci týmu, což vede k nemožnosti koordinované práce. Proto je otázka vypracování memoranda, jejích rozdílů a podobnosti s ostatními dokumenty, specifikace psaní naléhavá.

Terminologie

Servisní poznámka - prostředky komunikace mezi úředníky, strukturálními divizemi. Někdy je definován jako dokument o výkonu nějaké úlohy / práce, i když může mít jiný znak. Vzorky, které budou popsány v tomto článku, pouze odrážejí možný obsah poznámky.

Oficiálně klasifikátor řídících dokumentů neobsahuje informace o takovém papíru jako poznámku. Příklad toho, jak jej napsat, není poskytnut, ale to nezbavuje skutečnost, že takový dokument je rozšířen v oblasti práce a práce z mnoha důvodů.

Důvody použití

Servisní poznámka je známá jako často používaný podpůrný dokument. Je odpovědná za zajištění komunikace mezi prvky pracovního systému, tj. Zaměstnanců. Proč je takový dokument tak populární? Mnoho pracovních okamžiků může a mělo by být řešeno bez zásahu vedoucích pozic - to dokazuje samostatnost a účinnost oddělení autonomně a jako systém jako celek.

Vlastnosti

Na rozdíl od výše uvedeného zpráva spočívá v tom, že tato zahrnuje působení vyšších řad, s poznámkou, jehož příklad bude diskutováno níže, vytváří vazbu na horizontální úrovni. Může to být volání správci jiného oddělení nebo vedoucího jiné jednotky. V každém případě, zatímco zmíněné osoby mají rovnocenné posty, můžeme o této poznámce mluvit. Když vznikne nerovnost, musí být sestavena memorandum o porozumění. Některé zde uvedené příklady mohou být nejednoznačné, důvody pro to budou projednány později.

Rozsah služebních poznámek

Obvykle jsou napsány otázky týkající se poskytování informací, ekonomických, logistických nebo organizačních. Poznámka může často obsahovat požadavek nebo návrh. Každý ze strukturních prvků je obvykle jednou z prioritních témat a koreluje s oblastí, ve které samotný prvek funguje.

Dekorace

Registrace připomínek se provádí stejným způsobem jako registrace zápisu. V důsledku toho se mění pouze obsah. Registrace úředních poznámek je upravena normou GOST. To vám umožňuje zachovat jednotnost registrace všech dokumentů vedení.

Příklad, jak napsat poznámku:

Informační a technické oddělení (v horní části stránky vlevo).

Vedoucímu bezpečnostní služby (nahoře, na pravé straně) Lyubchenko R. L.

Oficiální poznámka

14.1.2015 № 11

V pátek 17. 09. 2015 bude nahrazena materiálová a technická základna. V tomto ohledu požaduji, aby těmto zaměstnancům organizace PE "AMIR" byl udělen přístup k provedení těchto prací:

1. Andeneko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Vedoucí oddělení (na levé straně) _response_ Antipov RD (na pravé straně)

Návrh poznámky naznačuje typický formát listu - A4.

Výhody

V podstatě analogie řečové zprávy, memo má několik výhod oproti obvyklé pracovní komunikaci:

• uchování v písemné formě;
• oficiální dokumentace;
• pohodlí v případě převodu složitých informací;
• schopnost vysílat jednu zprávu několika osobám najednou.

Logicky následky, které z toho vyplývají:

• příležitost potvrdit / vyvrátit prohlášení;
• jasná formulace úkolu a jasné provedení úkolu;
• včasnost provádění;
• efektivita práce.

Znak

Psaní úřední poznámky může mít následující znak:

• informace (komunikace, oznámení, instruktáž atd.);
• iniciativa (žádost);
• zpravodajství.

Memo, příkladem, který byl uvedeno výše má pouze informativní charakter jako vedoucího oddělení oznámí druhé straně o blížícím se provedení stavebních prací, kromě toho, že poskytuje jednoduchý pokyn, že musí dělat.

Poslední dvě položky jsou často vedle sebe: memorandum je reakcí na iniciativu (žádost).

Struktura

Zvažte, jak správně psát servisní poznámku podle daného příkladu. Takže tento dokument musí obsahovat:

• požadavek adresáta (v tomto případě vykonával úlohu vedoucí strážní služby);
• název dokumentu (odpovídající nápis byl bezprostředně před textem);
• datum dokumentu;
• text;
• požadavek a podpis adresáta (vedoucího informačního oddělení).

Text může být dále distribuován po celé struktuře. Je pravda, že je mnohem podmíněnější:

1. První část definuje základ a motiv pro psaní. Servisní poznámka, jejíž vzorek byl uveden výše, vysvětluje žádost v první větě.
2. Druhá část odráží podstatu: v příkladu jde po slovech "ve spojení ...".
3. Třetí část je konečná. Může obsahovat prohlášení o skutečnosti, návrh nebo žádost.

Servisní poznámka, jejíž příklad nám pomáhá pochopit pravidla návrhu, spojuje druhou a třetí část do jednoho. Separace se stává výraznější v komplexních poznámkách. Třetí část se nutně objeví v dokumentech odpovědí.

Styling

Ačkoli tento dokument umožňuje volný formát, stejně jako pro všechny ostatní obhospodařování cenných papírů vědět, jak psát poznámky, musíte svobodně vyjadřovat své myšlenky v obchodním stylu, ve skutečnosti se používá při přípravě jakékoliv dokumentace.

Typy

Servisní poznámky nemají jasnou klasifikaci, ale mohou být podmíněně rozděleny na typy.

Existuje například poznámka:

• o nárůstu;
• pro akvizici;
• při zrušení atd.

Každý druh má svou vlastní specifikaci pravopisu. Pro lepší pochopení toho, jak napsat poznámku, budou také uvedeny příklady.

O nárůstu

Pro zaměstnance, kteří se domnívají, že pro svou práci dostávali nedostatečnou peněžní náhradu, může být zapotřebí sdělení o zvýšení platů. Je logické, že se nejprve obrátit na svého šéfa - budou napsat memorandum.

Kancelářský zápis tohoto typu je napsán vedoucím oddělení zaměstnanců adresovaným vedoucímu oddělení. Někdy je to také odpovědnost oddělení lidských zdrojů. Pak je zpočátku otázkou komunikačního oddělení zaměstnance, který chce získat vyšší plat, a personálního oddělení. Důvody zvyšování mezd (změny ve výši práce, kvalifikace zaměstnance apod.) Musí nutně obsahovat oficiální poznámku.

Vzorek je uveden níže.

Oddělení účetnictví materiálů

Generální ředitel státního podniku "Agro Darina" Aninikova G. L.

Oficiální poznámka

04/09/2013 č. 45

Petrohrad

Na zvýšení mzdy Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna působí v PE "Agro Darina" od 4. března 2011 v pozici vedoucího odboru oddělení účetnictví hmotného majetku. Je kvalifikovaným mistrem svého řemesla a vykazuje vysokou produktivitu práce, přesné, povinné a výkonné. Během své práce jsem nedostal ani jedno disciplinární trest. V souvislosti s výše uvedeným jsem vás požádal o zvýšení platu Furmanetů Galiny Viktorovové z 23 000 rublů na 25 000 rublů.

Vedoucí oddělení účetnictví materiálových prostředků Signature_Galkin S.A.

Zvýšení neznamená pouze zvýšení odměny za práci, ale také může znamenat přesun na vyšší pozici. Kancelářskou poznámku o propagaci je také napsána vedoucím oddělení.

To je důležitá poznámka: stejná poznámka služby řediteli, tedy poznámka podřízené k hlavě, se považuje za zprávu.

Vedoucí oddělení může doporučit zvýšení podřízeného na základě:

• zlepšení jeho kvalifikace;
• vysokoškolské vzdělání (první / druhé);
• zkušenosti a pracovní zkušenosti;
• pro vynikající služby.

Důvody by měly být uvedeny přímo v poznámce. Například další.

Oddělení materiálové a technické podpory

Generálnímu řediteli PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

Oficiální poznámka

19.1.2001 č. 15

Moskvě

Na vzestupu postu Belousova Yu O.

Belousova Julia Olegovna pracuje v PP "Netflix" od 7. ledna 1999 jako správce logistického oddělení. Je kvalifikovaným odborníkem v oboru. Zaměstnanec je výkonný a zodpovědný, má vysokou pracovní schopnost a vytrvalost ve stresových situacích. 15. února 2001 získal magisterský titul v oblasti účetnictví a auditu. V souvislosti s tím doporučuji, aby se Julia Belousová stala vedoucím správcem.

Vedoucí katedry materiálové a technické podpory - podpis Elininina P.L.

Koupit

V rámci nákupu se rozumí oprava nebo výměna jakéhokoli zařízení. Kancelářskou evidenci akvizice vydává oddělení, které potřebuje aktualizovat materiální a technickou základnu.

Servisní poznámka, která je uvedena níže, byla připravena na nákup počítače.

Oddělení lidských zdrojů

Vedoucí IT oddělení OOO "Epam" Penkov DM

Oficiální poznámka

11/12/2009 č. 4

Charkov

O opravě (výměně) počítače

Chtěla bych vás informovat, že od 6. listopadu 2009 zaměstnanec oddělení lidských zdrojů Mashkina Tatyana Evgenievna, senior správce, pravidelně narazí na svůj osobní počítač.

V souvislosti s výše uvedeným důvodem, prosím, opravte nebo vyměňte tento počítač co nejdříve.

Vedoucí personálního oddělení _signature_ Chistenko V.T.

Dovolená

Memo dovolená zde znamená ne ve smyslu vstupu do zasloužený odpočinek, a volat zaměstnance z dovolené, které ve vedoucí oddělení, v němž je relevantní zaměstnanec registrován. Označuje důvod odvolání. Dokument je předán vedoucímu společnosti / organizace, který musí následně napsat odpověď - souhlas nebo odmítnutí.

Následuje příklad takové poznámky s odpovědí.

Nevadí mi to

Personální oddělení pro přípravu potřebných dokumentů__Sergei 21.3.2014

Generálnímu řediteli společnosti PE "Aukro" Sergey V.P.

Oficiální poznámka

03/21/2014 č. 1

Vezmeme-li v úvahu nemoc Tatyany Morozové, vedoucí účetní oddělení účetnictví a auditu, navrhuji účetní Pavel Matveichuk z dovolené 22. března 2014.

Vedoucí oddělení účetnictví a auditu _signature_ Marinina R.A.

Je třeba poznamenat, že kromě psaní a přijímání usnesení o doručovací listině je stále nutné získat souhlas samotného zaměstnance recenze z dovolené. Musí být také formálně zdokumentováno. Memo je proto pouze první etapou tohoto procesu.

O bonusech

Servisní poznámka k bonusům je napsána, když si šéf přeje povzbudit zaměstnance k produktivní práci. Z pohledu zaměstnance je bonusový proces jednoduchý, protože šéf, zvláště pokud organizace nemá bonusové prostředky a raději bez nich dělá, je mnohem náročnější na práci. Ale v každém případě bude jednou z etap tohoto procesu psaní oficiální poznámky.

Především je třeba studovat specifika podniku v tomto ohledu - každá společnost má své vlastní bonusové podmínky. Mohou to být specifické případy, kdy zaměstnanec nemůže být odměněn (disciplinární akce, správní delikty atd.), Zdroje pojistného a podobně. Po pečlivém studiu můžete pokračovat přímo k psaní.

Servisní poznámka k bonusům musí nutně obsahovat důvody, proč vedoucí oddělení věří, že by měl být zaměstnanec povzbuzován. Pokud má bonusové ustanovení jasné body, v nichž je naznačena motivace pro to, co má být uvedeno, je proces mnohem jednodušší. Vedoucí musí pouze informovat ředitele o splnění těchto a podobných a podobných bodů. Pak je to oznámení. V jiném případě vedoucí oddělení pouze navrhuje povzbudit zaměstnance a sám stanoví výši bonusu - znovu, vzhledem k systému materiálních pobídek pro organizaci.

Je zajímavé, že zprávy o bonusu jsou často připisovány zprávám - jelikož jsou psány jménem vyššího stupně. Podobná dilema také vznikají s poznámkami o odvolání z dovolené, zvýšení atd.

Odpisování

Servisní poznámky odpis materiálu Jsou nutné, pokud je majetek poškozen nebo materiálová a technická základna je zastaralá. Tento typ dokumentu je úzce spojena s poznámkami na pořízení a je podobný ve specifikaci: například, podobně zapíše poznámku k vedoucímu výše uvedeného problému oddělení, které pracuje s poškozeného majetku (jako v příkladu o počítači: odvolání šel na oddělení informací).

Níže je ukázka takové poznámky.

Oddělení informačních technologií

Vedoucímu oddělení kontroly a auditu LLC "Troyanda" Sukhorukov D.

Oficiální poznámka

01/22/2006 č. 42

Kyjev

Při odpojení počítače

Rád bych vás informoval, že v současné době elektronický počítač, který je vlastněn informačním a technickým oddělením, je zastaralý a není schopen vypočítat dostatečné kapacity pro plné fungování tohoto oddělení.

Vzhledem k výše uvedených důvodů jsem se požádat o zrušení výše uvedené vlastnosti jako zastaralé a oznámí oddělení nákupu o nutnosti doplnit materiál a technickou základnu.

Vedoucí informačního a technického oddělení _signature_ Chashchenko V.T.

Separace servisních poznámek podle typu

Všechny výše uvedené příklady lze rozdělit na dva typy:

• poznámku o zaměstnance, řediteli;
• poznámku k jakémukoli oddělení.

Pokud jde o dilema prvního odstavce, bylo již uvedeno v tomto článku. Navzdory skutečnosti, že informace, jak psát oficiální poznámku řediteli, je spousta, stejně jako příklady a ukázky psaní, v podstatě to není úplně pravda. Takový princip lze uplatnit pouze v podnikových organizacích, kde jsou všechny útvary stejné a neexistuje žádný vedoucí důstojník. Pak psaní poznámek mezi odděleními se automaticky stává oficiální, není reportovatelné. Ve všech ostatních případech se důrazně doporučuje při psaní poznámek odvolat zaměstnance z dovolené, jeho odměny, propouštění, propagaci použít název dokumentu „memorandum“. Jiné požadavky na psaní zůstávají stejné.

K servisním poznámkám jsou oddělení zahrnující všechny ostatní vzorky - o odpisu, o nákupu apod. Poskytují správnější představu o podstatě servisních poznámek: komunikace mezi rovnocennými odděleními, která nevyžaduje zásah vedení.

Skladování

Servisní poznámky přímo vztahující se k jednotlivým zaměstnancům jsou uloženy ve svých osobních spisech. Všechny ostatní jsou zasílány do archivu firmy.

Originální memorandum může být zapotřebí při kontrole organizace vyššími orgány: poskytují podrobné informace o interních činnostech firmy, interakci konstrukčních prvků.

Také úřední poznámky, jako úřední dokumenty, mohou být důkazem nebo vyvrácením v řízení.

Stejně jako ostatní podpůrné dokumenty mohou být poznámky považovány za nějaký přílohu k externí dokumentaci společnosti.

Časté používání kancelářských poznámek slouží jako kritérium pro posouzení obecné nálady firmy a jejích zaměstnanců pro sociology, obchodníky a psychology dělnické organizace kádrů.

Half-business, poloviční styl sestavování oficiálních poznámek jasně odráží situační vztahy v pracovním kolektivu. Zvláště zajímavá dokumentace není mezi jednotlivými odděleními, ale mezi konkrétními zaměstnanci oddělení - je méně častá a proto viditelnější.