Co je ERP systém? Plánování finančních zdrojů podniku

Stále více podniků různých velikostí po celém světě usiluje o zavedení do své práce výkonného řídícího nástroje, známého jako ERP systém. Jeho použití je navrženo tak, aby umožnilo efektivní kontrolu a plánování všech strategicky důležitých obchodních procesů pro organizaci, optimalizaci fungování hlavních výrobních a pomocných zařízení.

Koncept ERP a ERP systému

ERP obchodní strategie (Enterprise Resource Planning) je integrace všech útvarů a organizačních procesů výrobních kapacit, finanční řízení, lidských zdrojů a profilu klienta, a mnoho dalších. Takové sdružení je primárně zaměřeno na optimalizaci distribuce různých zdrojů v rámci podniku.

Pokud dříve byl čistě marketingový koncept, dnes je ERP systém nejčastěji chápán jako třída specializovaného softwaru. V nejširším smyslu je to metodika pro plánování a řízení všech zdrojů podniku. V minulosti byla strategie ERP založena na základě jejích předchůdců:

• MRP - plánování materiálních potřeb.
• MRP II - plánování výrobních zdrojů.

Na rozdíl od nich lze systém ERP použít pro velmi velké podniky, často geograficky rozložené. V takovém případě jde o plánování firemních zdrojů, neboť věnuje pozornost nejen výrobě, ale také komplexnímu finančnímu plánování. Podstatným rysem tohoto ERP systému je možnost jeho použití absolutně žádný podnik, bez ohledu na specifika práce, včetně není zapojen do výrobní činnosti. S ohledem na to, jak softwarového produktu, je třeba poznamenat, výkonnější zařízení komplexu Technická zařízení pro usnadnění nebo náhradního rozhodovacího procesu.

Účel ERP systému v podniku

Rozhodovat o zásadních změnách v činnosti společnosti, související s prováděním manažerského informačního systému a zavedení nových obchodních strategií, řízení musí být jasně znát všechny nezbytnosti tohoto kroku, který by měl být vyjádřen v následujících klíčových bodů:

• neochota přijmout současný stav věcí;
• existence potřeby využívat moderní technologie k posílení postavení podnikatelského subjektu na trhu v konkurenčním prostředí;
• očekává významné přínosy z implementace.

Za prvé, aplikace ERP systému má usnadnit úspěšnou realizaci podobné obchodní strategie, jejíž realizace by měla zajistit efektivní plánování a řízení podnikových zdrojů. K tomu je třeba optimalizovat práci svých jednotek, a to dosažení maximální konzistence mezi nimi a snížení administrativních nákladů. Toho lze dosáhnout na úkor výhod poskytovaných informačním systémem. Jedná se o:

• Zvyšte průhlednost obchodních procesů.
• Řešení problémů při objednávání a hledání správných informací.
• Zvyšte spolehlivost a relevanci dat.
• Zvyšte rychlost pracovního toku mezi odděleními.
• Organizace společného informačního prostoru mezi centrálou a vzdálenými pobočkami.
• Zkrácení času pro vyplnění dokumentace a odstranění možných chyb.
• Zvyšte rychlost rozhodování na všech úrovních.

ERP systém zvyšuje konkurenceschopnost zařízení nejen prostřednictvím zavedení efektivnějších obchodních procesů do své práce. Jeho využití by mělo rovněž vést ke snížení celkových nákladů podniku. Pokročilé nástroje pro plánování, modelování a analýzu pomáhají optimalizovat zdroje výrobních činností, finančního sektoru, stejně jako práce skladu, dopravy a dalších jednotek.

Hlavní rysy práce

V různých společnostech, dokonce i ve stejném podnikání, mohou všechny obchodní procesy probíhat úplně jinak. Standardizovaná schéma práce, kterou nabízí systém řízení podnikových informací, se může výrazně lišit od předchozího. Z tohoto důvodu je považováno pouze za softwarový produkt zásadně špatně, protože jeho implementace vyžaduje velké změny od společnosti ve formě reorganizace stávajících obchodních procesů.

Koncepční rysy těchto systémů jsou přímo spojeny s jejich podstatou. Připomeňme si, že metodika ERP předpokládá konsolidaci všech důležitých obchodních jednotek pro organizaci efektivního řízení svých zdrojů. Tato integrace je realizována v rámci informačního systému prostřednictvím dostupnosti jediné, veřejně přístupné databáze. Informace přicházejí do úložiště pouze jednou a mohou být opakovaně přepracovány a používány různými interními i externími spotřebiteli. Ve srovnání s reálným životem dochází v tomto případě ke zkrácení času a úsilí zaměstnanců podniků při přijímání rozhodnutí. Je třeba také poznamenat, že ERP systém není automatizovaného systému řízení technologických procesů a integrovaných informací na základě jejich teoretického modelu, informace, které je zapsané lidské bytosti.

Struktura databáze, stejně jako práce softwarového balíčku jako celku, by měly být navrženy tak, aby odrážely činnost všech divizí bez výjimky. Takový přístup umožňuje monitorovat celkový soubor zdrojů a podnikových procesů podniku prakticky v reálném čase a tudíž provádět jejich operační a strategické řízení.

Jednou z hlavních úkolů ERP systémů je optimalizace procesu plánování a kontrola realizace plánu. Vestavěné inteligentní algoritmy výrazně zjednodušují pro uživatele své řešení. Například plánování a řízení výrobního podniku má mnoho specifických rysů spojených s heterogenitou jeho částí. Takže v jedné továrně mohou existovat obchody, které pracují nepřetržitě a diskrétně. Z tohoto hlediska by měl být zavedený systém ERP třídy univerzální a obsahovat širokou škálu specializovaných modulů.

Vzhledem k tomu, že dnešní podniky jsou často geograficky rozmístěné, je velmi důležité, aby pobočky vzdálené od hlavní kanceláře měly plný přístup k obecným informacím datového skladu. To se provádí pomocí nejmodernějších síťových technologií podílejících se na vývoji ERP systémů, které také zajišťují vymezena a přístupových práv k informacím uloženým v nich.

Funkčnost systémů třídy ERP

Pokud jde o funkce, neměli bychom zapomínat, že jakýkoli produkt třídy ERP je systém řízení podniku jako celek. Rozsah jeho schopností na prvním místě bude záviset na rozsahu a funkcích provozu objektu, pro který je používán. Zvažte klasický soubor funkcí:

Výroba

• Údržba konstrukčních a technologických specifikací výrobků nebo služeb prováděných za účelem určení počtu požadovaných materiálů a nákladů práce.
• Vypracování výrobních plánů.
• Plánování a řízení technických kapacit podniku v různých přístupech: od jednotlivých jednotek až po prodejní a výrobní asociace.

Financování

• Provozní účetnictví, finanční, manažerské, daňové účetnictví a ovládání.
• Správa majetku podniku, včetně dlouhodobého majetku, cenných papírů, bankovních účtů a podobně.
• Komplexní plánování finanční zdroje podnikání a kontrolu jeho výsledků.

Logistika

• Vytvoření plánovaných ukazatelů požadovaných objemů materiálů, surovin, dílů, komponentů v souladu s výrobními plány.
• Řízení dodávek a prodeje: účetnictví dodavatelů, vedení registru smluv, řízení dodavatelského řetězce, realizace skladového plánování a účetnictví.

Zaměstnanci

• Řízení procesu náboru.
• Provozní personál a docházka, údržba personálního stolu, výpočet platů.
• Plánování pracovních sil.

Marketing a reklama

• Vedení prodejních plánů.
• Řízení cen na různých typech trhu za účelem vytvoření přiměřené obecné strategie podniku, transparentní politika výpočtu nákladů zboží: účet slev a zvláštních podmínek prodeje.
• Plánování a kontrola probíhajících reklamních a marketingových aktivit.

Projekty. Hlášení

• Poskytuje širokou škálu standardizovaných účetních, finančních a manažerských formulářů, jakož i pružný mechanismus pro vytváření vlastních.
• Vypracování společné strategie: postupné plánování potřebného časového, materiálního, finančního a lidského zdroje pro úspěšnou realizaci.
• Monitorování hlavních ukazatelů projektu.

Které podniky mohou používat ERP systémy

Na první pohled by se mohlo zdát, že tato třída systémů jsou určeny výhradně pro velké podniky, protože je pro ně ve větší míře vyznačuje vysokou složitostí toku struktury zdroje a procesy různého druhu. Existují však situace, kdy podnik malého rozměru nemusí být dostatečný k použití tříd MRP nebo MRP II. Dnes může trh nakupovat softwarové produkty, které mají různé možnosti. V závislosti na rozsahu podniku, na kterém mohou být efektivně použity, upozorňují na těžká, střední a lehká řešení.

Stejně jako u nevýrobních organizací se na ně vztahují i ​​systémy třídy ERP. U takových podniků bude dostatečná a příliš široká funkčnost. V současné době existují malé integrované nebo místní verze systémů, které mohou uspokojit potřeby obchodních společností nebo organizací působících v odvětví služeb. Je třeba také poznamenat, že mnoho vývojářů nabízí své zákazníky a průmyslové produkty.

Metody klasifikace

Nejzřejmějším znakem, kterým mohou být všechny systémy ERP klasifikovány, je rozsah organizace, kde mohou být použity. Z tohoto pohledu je v závislosti na počtu pracovních míst obvykle přidělena řešení pro:

• Velké korporace (více než 10 tisíc lidí).
• Průměrné korporace (od 1 tis. Do 10 tisíc lidí).
• Průměrné podniky (od 100 do 1 tisíc lidí).
• Malé podniky (méně než 100 osob).

Důležitým rysem systematizace těchto informačních produktů je funkčnost. V závislosti na objemu provedených úkolů existuje následující obecně přijaté rozdělení do:

• Velké integrované.
• Středně integrované.
• Finanční a management.
• Místní.

Místní verze je obvykle unifikovaný informační produkt v krabici s úzkým zaměřením, který má relativně malé celkové náklady. Nejčastěji se jedná o jeden nebo více bloků v oblasti financí organizace nebo jejích účetních činností. Takové systémy jsou vhodné pro malé výrobní nebo obchodní firmy.

Finanční a manažerský systém řízení podniku lze využít především v nevýrobních organizacích, zejména obchodních nebo pracujících v oblasti poskytování služeb. Kromě finančního a účetního se zde podílejí i moduly logistické řízení.

Integrované informační systémy v závislosti na měřítku cíle mohou být střední nebo velké. Zahrnují všechny obchodní procesy firemních struktur, zejména vzájemné ovlivňování dodavatelů a spotřebitelů, výrobu konečného produktu, materiálové a finanční toky, vztahy s personálem, dodávky, skladování a marketing, realizaci projektů a mnoho dalších.

Moderní trh ERP systémů

Všechny softwarové produkty prezentované na domácím trhu lze rozdělit do dvou hlavních kategorií: ruské a importované. Rozdíly mezi nimi nejsou jen na místě stvoření, ale také v funkčnosti.

Výkonné západní vývojy slouží jako standardy pro systémy, které se běžně nazývají systémy třídy ERP. Nejlepším příkladem jsou produkty SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan a Microsoft Business Solution. Všechny z nich lze použít na cílové objekty jakékoliv úrovně, včetně velkých. Nicméně jejich použití ruskými společnostmi může být často obtížné z důvodu možného výskytu následujících problémů:

• Nedostupnost podniků k vážnému reorganizaci stávajících obchodních procesů. Rozsah takových změn je obtížné přehánět. Obchodní procesy systémů řízení zahraničního podniku se zásadně liší od těch, které se v naší zemi používají.
• Nedostatečný počet odborníků schopných realizovat projekt zavedení importního ERP systému v Rusku s odpovídající úrovní kvality.
• Vysoké náklady na používání takových řešení.

Navzdory všeobecnému zpoždění za západními protějšky postupně rozšiřuje moderní ruský vývoj jejich funkčnost. Jsou plně přizpůsobeny práci domácího podniku. A může být úspěšně provedena, pokud v konkrétním případě nevyžaduje široké pokrytí obchodních procesů, ale stačí pouze stanovit účetnictví pro určité oblasti činnosti pomocí systému ERP. Příklady pokročilého domácího vývoje jsou produkty společností 1C a "Galaxy".

Pohled do budoucnosti - ERP II

Koncepce ERP II, která se objevila před chvílí, byla výsledkem zlepšení metodiky ERP. Plánování a správa podnikových zdrojů zůstává tady mezi hlavními úkoly. Růstový vývoj internetu, který zahájil vznik nové metodiky, však zanechal svůj odraz, a tradiční podnikání bylo částečně elektronické. ERP II je kombinací klasického systému řízení podniku se specifickými řešeními pro síťový obchod.

Nyní bylo mimořádně důležité komunikovat se svými protistranami v síti. Existují dva důležité pokyny: řízení dodavatelského řetězce a vztahy se zákazníky. Intrafirmní informace přestanou být taková, opouštějí vnější prostředí a stávají se základem pro spolupráci s dalšími podnikatelskými subjekty. Nová koncepce v tomto případě je formulována jako řízení zdrojů a vnějších vztahů podniku. Vedle ideologického přeorientování mají systémy ERP II své vlastní technologické rysy.

Řešení problému výběru systému

Výběr softwaru této úrovně je velmi zodpovědný proces. Nesprávné rozhodnutí v této věci, zejména u velkých projektů, může vést k značnému časovému a finančnímu nákladu bez očekávaného výsledku.

Účinná implementace rozsáhlého systému, který například musí zajistit efektivní řízení výrobního podniku, bude nutně vyžadovat reengineering podnikových procesů z něj. Je důležité nepovolit situaci, kdy by po dokončení postupu implementace programu shromažďovala nevyužité údaje nebo nevyřešila potřebné úkoly. Z tohoto důvodu je lepší realizace projektu pozvat tým odborníků, aby dokázali svou hodnotu v tomto oboru.

Existuje určitý seznam kritérií, na základě kterých může projektový tým po dohodě s vedením cílové společnosti udělat optimální a nákladově efektivní rozhodnutí o výběru softwarového produktu:

• Korespondence technických a funkčních schopností systému s hlavními cíli podniku.
• Celkové náklady na vlastnictví by měly odpovídat rozpočtu přidělenému pro tyto účely. Kromě nákladů na nákup systému se jedná o provozní a jiné druhy nepřímých nákladů.
• Implementovaný informační systém třídy ERP musí splňovat všechny obecně uznávané technické požadavky, a proto musí být škálovatelný, spolehlivý, odolný proti možným poruchám a má ochranu proti virům a proti hackerům.
• Dodavateli je zaručena následná údržba a podpora nainstalovaného softwaru.

Proces zavádění systémů třídy ERP

Zavedení ERP systémů u podniků doprovází implementaci stejných strategií na nich. Tento postup, v závislosti na měřítku cíle, obvykle trvá několik týdnů až několik let. Implementovat tuto organizaci může udělat sama nebo pomocí odborných firem. Rozlišujeme hlavní etapy tohoto procesu:

1. Primární organizace. Zde je nutné stanovit strategické cíle, cíle a naznačit očekávaný efekt implementace pro konkrétní organizaci. Na základě těchto údajů bude možné vypracovat technický plán pro projekt.
2. Vývoj projektu. V této fázi probíhá analýza současných aktivit organizace: strategie pro její propagaci, obchodní procesy. Na základě výsledků je vytvořen model systému a příslušný plán je přidán do pracovního plánu.
3. Provedení projektu. Vzhledem k tomu, že pravidla podnikových procesů jsou diktována zavedeným ERP systémem, jsou zde transformovány podle jednotných požadavků. Je-li to nutné, provádí se zpracování formulářů a algoritmů pro přenos dat z dříve používaných účetních programů. Pokud je v předchozích fázích zjištěna chyba funkce systému pro objekt, je změněna. Závěrem jsou uživatelé vyškoleni a předem otestováni.
4. Uvedení do provozu. V procesu používání je možné detekovat a odstranit možné chyby a poruchy.

Systém správy třídy ERP dnes není pouze kopií drahého softwaru instalovaného na všech počítačích v organizaci, ale také hlavním hnacím motorem dlouhodobé obchodní strategie. Volba by měla být založena na stávajících potřebách a schopnostech cíle. Úspěch celého podnikání závisí na správnosti přijatého rozhodnutí a následných krocích.