Správná správa pokladní knihy.

Pokladní hotovost je speciální formulář, který odráží všechny transakce spojené s hotovostí. Zohledňuje každý příjem a vydávání peněz. Pokladna musí být vedena pokladníkem. V každé organizaci by teoreticky měla být pouze jedna taková kniha. V tomto případě jsou listy očíslovány, přitisknuty a nataženy pečeť organizace. Na konci knihy se zaznamenává počet očíslovaných stránek, na nichž vedoucí účetní a vedoucí podniku podepsali své podpisy. Někdy však organizace, které mají své vlastní jednotky (zastoupení, pobočky), nemohou bez jediné hotovostní knihy dělat, protože je to velmi obtížné a v některých případech je nemožné přenést všechny výnosy a odpovídající pokladní doklady na hlavní kancelář každý den. Kromě toho na prvním listu pokladní knihy existuje řada určená pro označení strukturního členění organizace. To slouží jako nepřímý důkaz toho, že je možné udržovat samostatnou pokladnu každé divize.

Záznamy o pokladně musí být vyhotoveny ve dvou vyhotoveních (prostřednictvím kopírovací papír). V tomto případě udržování pokladní knihy stanoví, že první kopie zůstane v ní a druhá je přímá zpráva pokladníka. Instance jsou označeny stejným pořadovým číslem. Pořadí pokladní knihy zabraňuje vymazání a opravám, které nebyly dohodnuty. Avšak po určení chyby lze provést opravy, které musí být nezbytně ověřeny (podepsány) vedoucím účetním a pokladníkem.

Uchovávání pokladní knihy je podmíněno skutečností, že všechny záznamy musí být zadány okamžitě po vydání nebo přijetí peněžních prostředků pokladníkovi. Na konci pracovního dne pokladník vypočítá součty pro všechny transakce za den, identifikuje zůstatek na pokladně a spolu s hotovostními a příchozími hotovostními příkazy předá zprávu účetnímu oddělení. Po obdržení všech potřebných dokladů od pokladníka musí účetní podepsat hlavní kopii knihy.

Údržba pokladní knihy musí být denní. V tomto ohledu zbývající částka peněz na pokladně na konci každého dne. Je třeba říci, že účetní a jiní účetní, kteří mají právo podepisovat doklady peněžního oddělení, nesplňují povinnosti pokladní. Pokud jde o kontrolu souladu s řádným vedením knihy, měl by jej provádět vedoucí účetní.

Organizace i jednotlivci podnikatelé požadují, aby banky stanovily limit na zůstatek peněžních prostředků na pokladně. Veškeré částky překračující tento stanovený limit musí být předloženy úvěrové instituci. Proto banky požadují, aby absolutně každý držel pokladní knihu. IP se považuje za rovnocenné s jinou organizací. To však není úplně správné, protože obchodní peníze nejsou odděleny od osobních peněz. Legislativa proto nestanoví žádné omezení jejich výdajů.

Nicméně zaměstnanci úvěrových organizací a zaměstnanci daňové inspekce se domnívají, že činnost podnikatele musí být upravena stejnými zákony jako činnost všech právnických osob. Současně během výběru z daňového účtu nebo během auditu zpravodajství daňové služby mohou vyžadovat předložení pokladní knihy. Trvá na jeho, často daňových inspektorů uveďte odpovědnost a sankce. Ve skutečnosti je PI odpovědný pouze tehdy, je-li porušen požadovaný postup pro provádění hotovostních operací, ale ne kvůli nedostatku hotovostní knihy.