Automatizace cirkulace dokumentů v podniku. Správa dokumentů a program pro správu dokumentů

Automatizace cirkulace dokumentů je opatřením, ke kterému se uchylují téměř všechny moderní podniky. Dokonce i malé společnosti pracují s množstvím různých dokumentů, včetně dopisů, rozpočtů, faktur, smluv a všech druhů požadavků. Je to z toho důvodu, že téměř každá moderní organizace se snaží používat toto opatření jako workflow, která je opatřena na úkor úplnosti a uchování dat, snadné vyhledávání a ukládání různých informací, a omezují optimalizaci času potřebného pro jeho schválení.

Proč je to nutné?

Prakticky v každé společnosti stráví zaměstnanci spoustu času hledáním informací, které potřebují, a statistika výmluvně říká, že to vyžaduje zhruba polovinu času. Stává se také, že musíte místo toho znovu použít některé dokumenty, které existují "někde". Jedná se o standardní, je situace, kdy původní text smlouvy je právník v počítači, a časopis položky na cenné papíry doprovázejících provádění smluv uzavřených v účetním systému, poukázky a činy jsou obsaženy ve finančním oddělení v tištěné podobě, a korespondence týkající se provádění smlouvy Práce jsou v elektronických poštovních schráních zaměstnanců. Taková "rozšiřující se" informace jsou extrémně škodlivá pro bezpečnost, integritu a konzistenci, v takových situacích je automatizace pracovního toku naléhavá.

Díky zavedení specializovaných informačních systémů se většina problémů řeší. Například, některé z rozpočtového systému poskytuje možnost vytvořit systém propojených rozpočtů, následuje formování a ukládání různých verzí těchto dokumentů, jakož i údaj o jejich stavu. Problém cirkulace rozpočtových dokumentů je tudíž částečně vyřešen použitím těchto systémů.

Ale nezapomeňte, že stávající rozpočtový rámec, stejně jako účetní a ERP-Systém v drtivé většině případů pracují s strukturovaných informací, tedy druh údajů, které mohou být vytvořeny a uloženy ve formě tabulky. Podle většiny odborníků, je celkové množství dat z jakéhokoli moderního obchodního strukturované informace poskytuje pouze 20%, zatímco zbytek jsou e-maily, textové dokumenty, různé zprávy o jednání a setkání, obrázky, atd Docela často, aniž by provádění studií nestrukturovaných informací prostě není možné, aby normální hodnotící kontektsta, který je již k dispozici strukturovaná. Skladování, sběr a následné zpracování těchto dat je zajištěna použitím takových opatření, jako je workflow a systémy pro správu obsahu informační společnosti.

Co to je?

Pomocí elektronického systému správy dokumentů je zajištěno, že veškeré interakce mezi zaměstnanci organizace jsou organizovány na základě poskytnutých dokumentů. Znovu v dokumentu 1C umožňuje cirkulace dokumentů vytváření dokumentů, možnost jejich přesunu přes organizaci a také zachovává kontrolu nad prováděním dokumentů a procesů popsaných s jejich pomocí. Elektronické řízení dokumentů tak společnosti poskytuje řadu výhod a přeměňuje svou práci na téměř novou úroveň.

Každý dokument v tomto elektronickém systému se vyznačuje celou sadu detailů, které jej charakterizují jedinečně (často označované jako takové sady karet). Karta může obsahovat celou řadu informací, včetně typu dokumentu, data vzniku a změn, jméno autora, stejně jako umístění úložiště a mnoho dalšího. V budoucnu bude systém správy dokumentů zajišťovat ukládání a získávání potřebné dokumentace v souladu s požadavky uvedenými v této kartě.

Vlastnosti

Elektronická správa dokumentů poskytuje organizacím nejen mnoho výhod, ale také otevírá mnoho nových příležitostí, což je také důležité.

Centralizované řízení

Bez ohledu na to, jak velký je konkrétní podnik, systém správy dokumentů umožňuje rychle změnit formu dokumentů, které se na něm pohybují. Chcete-li například změnit formulář žádosti pro některý z nákladů jednotlivých odpovědnostních středisek jen provést určité úpravy šablony natolik, že nárok, který je již uložen v systému. Poté zaměstnanci, kteří tyto aplikace vyplní, již nebudou moci používat dokumentaci zastaralého formuláře, protože aplikace je dokončena a přenášena prostřednictvím tohoto systému.

Podpora životního cyklu dokumentace

Každý dokument, který bude předán a zpracován v každém podniku, nutně projde několika stanovenými etapami. Například, pokud mluvíme o podnikovém rozpočtu, musí být nejdříve navrženo a poté schváleno a implementováno v určitých časech. Poté jsou různé skutečné a plánované ukazatele tohoto rozpočtu pečlivě analyzovány a zaslány do archivu. V 1C dokument poskytuje přísnou kontrolu průběhu celého životního cyklu dokumentů, s přihlédnutím k základním požadavkům v podnikovém prostředí, stejně jako různé právní předpisy a průmyslové normy podnikání společnosti.

Týmová práce

Elektronický systém správy dokumentů poskytuje mnohem jednodušší organizaci kolektivní práce na dokumentech a může zahrnovat profesionály, kteří jsou v různých kancelářích nebo dokonce v různých městech.

Systém ukládá dostatečně velký počet verzí téhož dokumentu, kromě přímých a změny mohou anotaci dat, to znamená, že k nim přidat nějaké komentáře a poznámky, aniž by to ovlivnilo základní informace, které musí dodat.

Důvěrnost

Důležitým rysem těchto systémů je to, že ve stejném 1C může být oběh dokumentů podepsán prostřednictvím speciálního elektronického podpisu s následným šifrováním. Díky tomu můžete v případě potřeby nejen potvrdit autentičnost této nebo těchto informací, ale také jednoznačně určit autora, stejně jako dosáhnout co nejúčinnějšího zabezpečení ukládání různých dat.

Směrování

Není-li elektronický systém správy dokumentů k dispozici, pak v takovém případě musí zaměstnanec, který se podílí na tvorbě určitých cenných papírů, nutně pochopit, kdo je nejvhodnější k převodu těchto dokumentů. Elektronická správa dokumentů v podniku vám umožňuje automaticky přenášet data správné osobě.

Samotné směrování je volné a tvrdé. Volný poskytuje příležitost dokumentovat směr absolutně žádných příjemců podle potřeby, zatímco tuhé poskytuje nejpřesnější regulaci, ale ve zvláštních případech působení předinstalovány v dokumentaci systému dopravních předpisů může být trochu pauzu (například pokud je potřeba zaslat návrh dokumentu k přezkoumání externím specialistům).

Kontrola přístupu

Existuje několik možností jak rozlišovat pravomoci různých zaměstnanců společnosti z hlediska správy dokumentů. Tak pokročilý workflow umožňuje osoba, která má dát plnou kontrolu nad data omezují možnost upravovat nebo dokonce umožňují pouze zobrazovat nebo vysvětlivkami žádné soubory. To výrazně zjednodušuje práci s různými daty a důležité je, že se stává mnohem bezpečnější.

Integrace

Pro zajištění maximální integrity informací, které jsou v rámci určité společnosti distribuovány, zajišťuje elektronická správa dokumentů v podniku integraci zavedeného systému s jinými - finančními, výrobními, analytickými, atd. Vzhledem k těmto možnostem integrace se moderní systémy správy dokumentů často používají jako druh spojení mezi několika typy softwaru.

Dokumenty ze všech systémů logicky spojených s touto informací jsou obvykle nazývány kontextem. Může obsahovat obsah papírové nebo elektronické korespondence, faxy, platební doklady, zápisy z událostí, video nebo zvukové nahrávky a mnoho dalších informací. Kontext dokumentu lze přidávat ručně nebo zcela automatizovat tento proces v závislosti na preferencích a potřebách této příručky.

Například moderní systém automatizace správy dokumentů v procesu tvorby a následných změn v rozpočtech umožňuje využít řadu dalších kontextových informací:

• všechny druhy marketingového výzkumu trhu, včetně nejen vlastních, ale také těch, které byly získány z vnějších zdrojů;
• různé smlouvy s protistranami (kupující nebo dodavatelé);
• zvláštní normativní a referenční dokumentace;
• dodatečná dokumentace, která odráží případná omezení nebo předpoklady (například inflace, směnné kurzy a další údaje);
• zápisy z jednání, určená k diskuzi o jakoukoliv verzi je rozpočet a zahrnují všechny druhy pracovníků komentářů a vyjádření účastníků v procesu (často tato dokumentace je odeslán ze všech zaměstnanců prostřednictvím e-mailu a skladovány odděleně od rozpočtového informačních souborů).

Uživatel, který pracuje s rozpočtem, a to kdykoliv, pokud je to nutné, může zobrazit některá z výše uvedených dokumentů, jako moderní workflow technologie umožňuje mu to udělat bez dlouhých vyhledávání.

Jaké systémy používáme?

Jedním z nejběžnějších softwarových řešení, která lze nalézt v ruských firmách, je kombinace nástrojů aplikace Microsoft Outlook společně s Microsoft Exchange Server. První aplikace je v podstatě nainstalována prakticky na každém počítači, zatímco Exchange Server je často používán jako plnohodnotný e-mailový server. Navzdory skutečnosti, že společnosti, které již před nějakým časem bylo zavedení elektronického dokumentu rozhodl, tyto programy jsou jen použité jako platforma pro e-mail, po několika centralizovaných nastavení i tento software mohou být použity jako zcela funkční automatizaci pracovních postupů pro téměř všechny organizace .

V současné době je ruský trh naplněn desítkami různých systémů, pomocí nichž je zajištěna automatizace správy dokumentů a tato podpora je nabízena nejen západními, ale i domácími vývojáři. Dokonce Microsoft kromě výše uvedených programů nabízí více nástrojů, jako je Content Management Server nebo SharePoint Portal Server.

Nejsilnější ze všech existujících systémů se považuje za Documentum, avšak v podstatě používají pouze takové velké automatizace procesy automatizace. Cirkulace dokumentů některých společností je automatizovaná kvůli softwarovému balíčku Lotus Notes, ale mnozí říkají, že je to jakýsi "návrhář programátorů", protože je velmi obtížné vytvořit na jeho základě plnohodnotný systém.

Jaké jsou rozdíly mezi ruskými a západními systémy?

Pokud hovoříme o hlavních rozdílech mezi domácími a zahraničními nástroji, spočívají v dostupnosti škálovatelnosti. Například pokud systémy od západních vývojářů mohou fungovat prakticky ve všech operačních systémech, domácí systémy jsou vyvinuty hlavně pouze pro jednu z nich a přirozeně to bývá často Windows. Západní systémy jsou nakonfigurovány tak, aby používaly libovolné DBMS. Taková omezení ruských systémů mohou značně komplikovat možnost vytváření integrovaných řešení založených na platformě.

Co se týče funkčnosti, hlavní rozdíl spočívá v tom, že v dokumentoproizvodstva automatizaci a workflow West realizované několik programů, které mohou být vydány v rámci jedné značky, ale cíl pro různé účely. Program Documentum například nabízí několik samostatných produktů, které se používají k úplné automatizaci, integraci s ERP systémy, podpoře návrhu a workflow atd. Většina softwaru vyvinutého v Rusku je zaměřena na řešení konkrétního problému.

Je také třeba poznamenat, že hlavní rozdíl spočívá v přístupu obou stran k tomu, co je systém automatizace pracovních postupů. Západní systémy jsou zaměřeny na zajištění úplné automatizace a následné podpory různých koncových obchodních procesů v rámci organizace, zatímco většina domácích programů automatizuje pouze určité funkce.

Náklady na západní systémy se pohybují zhruba od 400 do 1000 USD za každé pracoviště, bez nákladů na realizaci, programů a zařízení, které jsou nutné k zajištění běžného elektronického pracovního postupu. Samotná implementace často stojí asi polovinu běžných nákladů na licence, protože programy automatizace pracovních postupů jsou častěji prováděny s různými akciemi, avšak v některých situacích je cena řádově větší. Jedním z nejobtížnějších je vždy projekt automatizace finanční dokumentace, protože u takových projektů je realizační cena přibližně 2-3krát vyšší než náklady na licence.

Domácí programy se prodávají za cenu 200-600 USD na každé pracovišti a kromě toho se berou v úvahu náklady na další programy a různá zařízení. Nakonec se výpočet srovnávacích nákladů provádí v podstatě stejným způsobem jako v západních systémech.

Vlastnosti

Ve většině případů jsou procesy související s harmonizací dokumentů, například proces počátečního sestavování a další plnění rozpočtu, prioritní pro automatizaci. Většina týmů však nyní používá automatizaci kanceláří a správu dokumentů, tj. Postupy při evidenci odchozí a příchozí dokumentace.

Úvod do provozu elektronického systému se v zásadě neliší od implementace jiných automatizovaných systémů, takže stojí za to jen zdůraznit charakteristické rysy tohoto projektu.

Vytváření firemního úložiště

Zavedení systému automatizace správy dokumentů v každém případě umožňuje vytvoření podnikového úložiště, ve kterém bude uložena veškerá dokumentace. Logická struktura skladování, rozvoj a další implementaci bezpečnostních politik, stejně jako ukládání dokumentů hierarchie vyžaduje maximální přesnost a musí být provedeny v rané fázi projektu.

Je třeba mít na paměti, že funkce ukládání může být nasazen na začátku návrhu, tak v rané fázi může být provedena přesunout všechny dokumenty ze stávajících úložných míst do jediného podnikového úložiště. Díky tomu se uživatelé mohou seznámit s některými základními funkcemi systému a současně se naučit a používat. K urychlení přizpůsobení zaměstnanců implementovaným systémům může dojít například při použití servisních funkcí, jako je oznamování změn v dokumentaci, vznik nových dokumentů apod.

Automatizace pracovního toku je tedy vyžadována jakýmkoli moderním podnikem, který se snaží rozvíjet a zlepšovat svou práci.