Pravidla obchodní korespondence e-mailem. Obchodní dopis: ukázka. Jak poslat e-mail e-mailem

V posledních deseti letech, obchodní korespondence prostřednictvím e-mailu získal obrovskou popularitu a stal se jedním z hlavních způsobů obchodní komunikace. Dnes je těžké najít člověka, který by v praxi mezilidská komunikace nebude používat e-mail. Navzdory tomu se dnes mnozí lidé ptají: jak poslat e-mail e-mailem

Tento článek popisuje pravidla obchodní korespondence e-mailem a praktické rady uvedené v článku pomohou při naučení správné obchodní komunikace při vytváření e-mailů.

Mnozí začínají pracovat s kontrolou poštovní schránky pro nové zprávy. Ale s velkou lítostí, i přes převahu této metody výměny informací mnoho lidí neví, jak správně používat jazyk obchodní korespondence, přičemž e-maily pro neformální způsob komunikace.

Vzhledem k rychlosti doručení e-mailů usnadňuje výměnu důležitých úředních dokumentů, formulářů, žádostí, ale tady lidé dělají chyby při odesílání e-mailů. Velmi často se stává, že při přípravě e-mailové výměně s jakýmikoli soubory příjemci z jakéhokoli důvodu nepředstavují doprovodné eseje a nesedí téma, které by mohly komplikovat práci příjemců. Účelem tohoto článku odpovědět na otázku: Jak poslat e-mail, a dodržovat všechna pravidla podnikání písemné komunikace prostřednictvím e-mailu?

Při vytváření e-mailů musí být vyplněny všechny odeslané políčka

Pravidla obchodní korespondence e-mailem zavazují odesílatele dopisu, aby vyplnil všechna pole uvedená v e-mailu, například adresu a jméno příjemce a odesílatele dopisu. Nezapomeňte popsat téma, které stručně popisuje podstatu odeslaného dopisu. Velmi často ze správně popsaného tématu závisí osud zaslaného dopisu a rychlost řešení problému, který je v něm uveden. Obchodní e-mail by měl začít s pozdravem - toto jednoduché zobrazení respektu k příjemci je velmi důležité v korespondenci. Po pozdravu by měl být uveden text, který se nazývá "tělo dopisu", a na konci je podepsán například "S pozdravem Brisov Petr Ivanovič".

Pozdrav v obchodní korespondenci

V tomto okamžiku stojí za to zvýšit vaše zaměření, protože gesto respektu je velmi důležité v jakémkoli aspektu obchodní komunikace. Optimální vítaná fráze je "Dobrý den" nebo "Dobrý den". Obchodní korespondence prostřednictvím e-mailová adresa odesílatele omezení v používání výrazu „Dobrý den“ nebo „dobré ráno“, jak může příjemce přečetl dopis ještě dlouho po jeho obdržení. Rovněž není správné použít v pozdravu lidových výrazů použitých v neformální komunikace.

Po slově nebo frázi pozdravu byste se měli obrátit na příjemce podle jména a patrony a v případě, že jméno není odesílateli známo, můžete tuto chvíli přeskočit. Po uvítacím slovu můžete pokračovat ve vyjádření účelu dopisu.

Přiložené soubory v obchodní korespondenci e-mailem

Pokud je hlavním účelem dopisu nejen písemné vyprávění a vyjádření podstaty věci, ale i zaslání spisu, je lepší nejprve připojit odeslaný objekt. Často se stává, že mnozí odesílatelé, kvůli nepozornosti, kteří uvedli podstatu problému v textu dopisu, zapomínají na to, aby přiložili potřebnou investici. Taková nedbalost může negativně ovlivnit obchodní pověst odesílatele obchodního dopisu.

E-mailová adresa musí být rozpoznatelná a stručná

Pravidla obchodní korespondence e-mailem zavazují odesílatele, aby měl rozpoznatelný elektronický název, který musí obsahovat pravdivé informace o jménu odesílatele. Velmi stručná a ne vypadat hloupě, úřední dopisy a opravné prostředky, když elektronickou adresu uvedenou neformální výrazy nebo slova, například e-mailu «limon_petya». Vypadá to velice neudržitelné pro dospělé. Pro vedení obchodní korespondence je lepší vytvořit samostatný e-mail a dodržovat etiketu obchodní korespondence e-mailem.

Pomocí funkce rychlé odpovědi (odpověď) můžete reagovat na dříve přijaté e-maily

Funkce odpovědi nebo odpovědi (v zkrácené podobě vypadá jako re :) pomáhá uživateli rychle reagovat na odeslané zprávy od odesílatele. Tato funkce má také univerzální příležitost ke čtení předchozí korespondence s partnerem daného tématu. Ale pravidla obchodní korespondence e-mailem vyžadují odesílatele přejmenovat na téma psaní obchodu, pokud se změní čas korespondence diskuse.

Před odesláním obchodního dopisu byste měli zkontrolovat pravopisné chyby a interpunkci

E-mail usnadňuje výměnu informací, ale obchodní korespondence by neměla zanedbávat pravidla ruského jazyka, jak připouští neopatrný chyba by mohla mít vliv na důvěryhodnost odesílatele. Před odesláním dopisu byste měli několikrát zkontrolovat text a pečlivě jej zkontrolovat na přítomnost ophografických a interpunkčních chyb. Mnoho e-mailových klientů má funkci kontroly pravopisu, takže věnujte pozornost slovům podtrženým červenou čárou. Pokud máte pochybnosti o správnosti pravopisu, měli byste požádat o pomoc na internetu nebo zkontrolovat pravopis pravopisným slovem.

Cílové pole musí být vyplněno na posledním místě

Aby nedošlo k odeslání nedokončených nebo neupravených zpráv, měla by být adresa příjemce příjemce dopisu zadána v poslední chvíli před odesláním. Toto pravidlo je také zahrnuto do základů obchodní korespondence e-mailem. Stává se, že při vyplňování e-mail pole Destination nabídnout seznam dříve používané příjemce, ale také by měla zaostřit svou pozornost, aby nedošlo k mylně vyslat obchodní dopis vypracovaný adresátovi.

Strukturování obchodního dopisu

Pravidla pro strukturování textu se vztahují nejen na nosiče papíru, ale i na obchodní korespondenci prostřednictvím e-mailu. Pro příjemce není vždy vhodné číst velké množství textových zpráv na obrazovce monitoru. Abychom tento bod zjednodušili, je nutné rozdělit text do logicky generovaných malých odstavců a neumožňovat zapisovat složité věty do textu obchodních dopisů. Optimální délka jedné věty v obchodním dopisu by neměla být více než patnáct slov.

Podstata obchodního dopisu by měla být uvedena v podstatě

Vedle předmětu obchodního dopisu by se měl příjemce zajímat o jasně formulovanou první a druhou větu hlavního textu. Úkolem odesílatele je uvést na začátku dopisu podstatu problému nebo otázky, na kterou adresuje příjemce. První věta by měla uvádět účel, pro který je obchodní dopis zaslán. Vzorek: "Oznamujeme, že podmínky závazku vyplývající ze smlouvy č. 45 ze dne 2. 1. 2017" O dodávkách sypkých materiálů "se blíží ke konci. K obnovení smlouvy musíte podat druhý balíček dokumentů. " Kvůli tomuto cíli má příjemce příležitost pochopit hlavní myšlenku obchodního dopisu. Pokud dopisy jsou příliš velké text, je lepší využít zařízení v místě připojení funkci investice v podobě textového dokumentu, ale s textové pole by mělo být ponecháno na doprovodné eseje, které osvětluje obchodní dopis. Vzorek: "Zašleme vám elektronickou kopii dopisu společnosti Makstroy LLC. Žádáme vás, abyste informovali o prodloužení smlouvy č. 45 z 02.01.2017 "O dodávkách sypkých materiálů" na dobu stanovenou v dopise. "

Každá e-mailová adresa by měla být zodpovězena

Existují negativní příklady obchodní korespondence, když příjemce z nějakých důvodů ignoruje obchodní dopis. Někdy to může být ve skutečnosti případy, kdy je odpověď nemůže být poskytnuta z důvodu určitých situacích, například, termín řešení tohoto problému může trvat několik dnů nebo příjemce je v myšlení a nemůže okamžitě odpovědět na otázku. V tomto případě by měl být k tomu krátký komentář, například "Dobrý den, Peter Ivanovič. Dostal jsem váš dopis, ale dodnes mi připadá obtížné odpovědět, protože musím konzultovat s vyšším vedením. Ohlásím problém generálnímu řediteli naší společnosti a do konce týdne dám oficiální odpověď. S pozdravem obchodní ředitel Belov Ivan Gennadievich. "

Je třeba připomenout, že pokud žádná odezva je vydáno do tří pracovních dnů k tomu, že mlčení přijímající obchodního dopisu může být odhadnuta jako zanedbávání nebo odmítání komunikovat s odesílatelem.

Při psaní odpovědí na dopisy by měly být zodpovězeny všechny otázky

Je-li dopis adresovaný příjemci musí pochybovat o charakteru, při sestavování dopis by měl poskytnout odpovědi na otázky ke stanovení priorit, která je přítomná ve výsledném textu obchodního dopisu. Pokud byly dotazy položeny, odesílatel se domnívá, že obdrží konkrétní odpovědi. Při psaní dopisu by odpovědi neměly být očíslovány, stačí si uvést myšlenku v pořádku. Chcete-li odpovědět na všechny tyto otázky, musíte nejprve znovu přečíst několikrát obdržel obchodní dopis, a je-li příliš mnoho otázek, to je nejlepší, aby jim psát odděleně, aby se zabránilo chybí. Není-li možné odpovědět na některé z kladených otázek, stojí za to poukázat na to, že v daném okamžiku z nějakého důvodu nemůže být odpověď dána.

Nespouštějte zkratky, emocionální design a velká písmena

Tam jsou negativní příklady obchodní korespondence, kde se zředěný odesílatelů pomocí neformálních znamení v podobě úsměvů. Jejich použití je populární u sociálních sítí, ale obchodní korespondence pravidla nejsou vítány takové projevy emocí, protože příjemce nemůže znát jejich skutečnou hodnotu, a přijmout je jako nepochopitelné, že se mu sadu chyby interpunkce.

Také je nutné odmítnout psaní textu velkými písmeny. Na internetu množina slov psaných velkými písmeny se nazývá „křičí slova“ a takové fráze často nesou negativní barvy. Příjemce při čtení elektronické obchodní dopis může být považován za negativní písmo, které bude mít nepříznivý dopad na vnímání významu. V případě, že je nezbytná obchodní dopis zdůraznit důležitost bodu, lépe využívat návětích, například „Upozorňujeme, že je třeba poskytnout balíček dokumentů pro prodloužení smlouvy nejpozději do 10/02/2017 rok,“ nebo „Upozorňujeme, že dokumenty prodloužení smlouvy by mělo být předloženo do 10.02.2017. "

Neposílejte citlivé informace prostřednictvím e-mailu

Přenášet osobní nebo důvěrné informace, je lepší opustit e-mailových účtů, protože existuje riziko zachycení hackery informace používat pro své vlastní účely. Takové informace mohou zahrnovat: telefonní čísla, hesla kreditních karet, osobních bankovních účtů apod Je důležité si uvědomit, že tyto informace jsou uloženy na poštovním agenta serveru a v případě hackingu mohou být ukradené ...

Na konci dopisu musí být podpis odesílatele

Jak bylo uvedeno výše, každé zaslané dopisy musí obsahovat zvláštní podpis. Často vývojáři poštovních schránek představují funkci bloku podpisů, do kterého můžete zadat údaje o poštovním, jménem a telefonním čísle kontaktu. Následně bude tento blok automaticky zobrazen na konci každého písmena, což zjednoduší psaní. Je důležité správně vygenerovat podpis tak, aby měl příjemce při odpovědi na dopis správnou adresu odesílatele. Příklad podpisu může vypadat takto: "S pozdravem, Vedoucí oddělení prodeje Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000 ".

Vyvozování závěrů, je třeba poznamenat, že, aby pochopil, jak vést obchodní korespondence prostřednictvím e-mailu, není třeba vyvinout další a složité prvky. Je třeba jen držet se základních pravidel slušného chování a respektovat pravidla ruského jazyka.