E-mailové komponenty: z pohledu uživatele, technicky, v obchodní korespondenci

E-mail, díky velkému množství výhod oproti papírovým dopisům, se již dlouho stal jedním z hlavních typů komunikace. Stejně jako mnoho jiných technologických inovací má tento druh komunikace i vlastní pravidla. Navzdory skutečnosti, že komunikace prostřednictvím internetové pošty se stala nedílnou součástí mnoha oblastí života, většina uživatelů nebude schopna odpovědět na otázku, jaké jsou součásti e-mailu.

Struktura e-mailu z pohledu uživatele

Elektronické zprávy ve stejnou dobu a podobné a velmi odlišné od obvyklé starší generace papírových písmen. Ale bez ohledu na poštovní službu je struktura e-mailu vždy stejná. Vypíšeme součásti e-mailu, stručně popisujeme každou z nich:

1. Pole "Komu". Toto pole určuje adresu příjemce. Pokud je několik příjemců, oddělte je středníkem.
2. Pole "Předmět dopisu". V mnoha poštovních službách se to považuje za povinné. Uživatelům bude snazší najít písmeno, pokud je téma správně uvedeno.
3. Tělo dopisu. Tělo dopisu je hlavní text.

Skryté součásti e-mailu

Podívali jsme se na viditelnou strukturu dopisu. Ale kromě prvků viditelných pouhým okem mohou být komponentům e-mailu přiřazeny také následující položky:

• od koho (toto pole je vyplněno automaticky);
• kopii (kromě hlavního adresáta je kopie dopisu zaslána někomu jinému);
• skrytá kopie (použije se v případě, že by měla být zaslána kopie dopisu, aniž by o tom informoval hlavní adresát);
• příloh.

E-mailové komponenty z technického hlediska

Z technického hlediska obsahuje každý e-mail také následující součásti:

1. Záhlaví nebo, jak se také nazývají, obálky protokolu SMTP. Tyto hlavičky mohou být součástí těla dopisu a nemusí být součástí tohoto dopisu. To znamená, že poštovní server má více informací než je uvedeno v textu zprávy. Záhlaví obsahuje adresy odesílatele, příjemců a adresu vysílacího uzlu.
2. Samotná zpráva, která se v jazyce SMTP protokolů nazývá Data. To je naopak rozděleno na:

• název dopisu - analogicky s papírovou poštou obsahuje informace o poštovních serverech, které předali dopis, a některé další informace;
• tělo dopisu je text samotného dopisu.

Struktura e-mailu pro obchodní korespondenci

Pokud doteď to byla otázka struktury e-mailu z technického hlediska, nyní považují prvky správně sestaveny e-mailu pro doručování, protože každý sebeúcty společnost se snaží v souladu s obecně uznávanými normami komunikace.

I když existuje velké množství různých klasifikací elektronických zpráv, jsou podle konstrukční struktury rozděleny do dvou skupin. První skupina - dopisy-komunikace, jsou používány v průběhu práce. Druhá - dopisu: zpráv, které shrnují jednání, určený čas obrátky a dalších důležitých aspektů, které vysvětlují opatření požadovaná každou ze stran.

Seznamte jednotlivé komponenty jednotlivých typů emailů zvlášť.

Psaní-komunikace

Jeho struktura musí zahrnovat:

1. Předmět dopisu. V této oblasti je nejlepší uvést přesně to, co očekáváte od hostitelské strany, například dohodnutí času schůzky, seznamu otázek k posouzení a tak dále.
2. Pozdrav. I kdyby byl dopis naplánován na několik lidí, etika podnikové komunikace předpokládá povinný pozdrav adresátů.
3. Obsah zprávy. Aktuální e-mailový text, ve kterém je požadavek co nejpřesnější.
4. Firemní podpis. Položka, kterou zapomíná mnoho lidí. Legitimní podpis vzor zahrnuje Celé jméno a název autora, jeho kontaktní údaje (telefonní číslo, odkaz na stránky společnosti, e-mailem, a tak dále. D.). Podpis se může lišit v závislosti na pravidlech a předpisech přijatých organizací.
5. Pole "Do" a "Kopírovat". Nejsou zde uvedeny poslední, ne náhodou - vyplněním na poslední místo vyloučíte možnost odeslat nedokončenou nebo nepotvrzenou zprávu.

Dopis dohody

Jak již bylo uvedeno výše, tento typ e-mailu slouží k shrnutí schůzky, určení akčního plánu na každé straně a stanovení lhůt. Takové dopisy jsou jakýmsi "protokolem" schůzek a umožňují pohodlně strukturovat informace. Písmeno tohoto typu je postaveno podle plánu:

1. Pozdrav. Pokud počet účastníků schůzky, jehož výsledky jsou shrnuty v dopise, byl malý, můžete zobrazit všechny podle jména nebo použít obecný typ pozdravu.
2. Opakujte účel setkání, jehož výsledky jsou shrnuty v dopise.
3. Seznam otázek, které byly projednány během schůzky. Pro každou otázku jsou uvedeny dohodnuté dohody, rozhodnutí a termíny provedení.
4. Seznam otázek, které nevyžadují naléhavé řešení, ale nemůžete je přehlédnout.
5. Vyjasnění názoru účastníků schůze - je vše vzato v úvahu?
6. Podepsáno podle šablony.