Systém EDI je elektronický systém správy dokumentů. Popis, pokyny a odkazy

EDI (Electronic Data Interchange) v angličtině znamená "elektronická výměna dat". Předtím, než se tento režim objevil, mají obchodní vztahy dlouhý vývoj. Každá společnost, která se rozhodla připojit takovou formu zasílací dokumentace, je schopna spolupracovat se všemi členy systému. Pro takový proces je nutná instalace brány EDI v podniku.

Jaký je účel této formy komunikace?

Systém EDI je schopen vyměňovat informace obchodní povahy (objednávky, dodávky, převody peněz atd.). To usnadňuje rychlou spolupráci společností v oblasti obchodních vztahů. Elektronická výměna dat označuje inovativní technologie.

Výhody EDI

Systém objednávání EDI má několik výhod:

• Všechny akce jsou prováděny na automatické úrovni bez zpoždění a chyb, na rozdíl od ručního zadávání dokumentů.
• Použití automatizovaných postupů zvyšuje rychlost a přesnost shromažďování potřebných údajů a umožňuje firmám zaměřit se na hlavní problémy spíše než na zpoždění papíru.
• Každý prodejce, dodavatel nebo logistická společnost provádí pouze jedno spojení. Tím je zajištěna neomezená příležitost komunikovat s minimálními náklady se všemi účastníky. Současně se jejich účetní systémy, obrat dokumentů a kvalifikace osob neberou v úvahu.
• Systém EDI může vyřešit sporné situace, v nichž jeden partner tvrdí, že jim byla objednávka zaslána a další - že ji neobdržel. Tato situace je častá. V tomto případě systém zachycuje všechny operace a je schopen poskytnout podrobné informace o akci s dokumentací. To přispívá k rychlému řešení konfliktu.

Co zaručuje pravost dokumentace?

EDI je systém elektronické výměny dat. V Evropě je jeho software zárukou autenticity všech dokumentů, které procházejí. Falzifikáty nejsou možné. Pokud má daňová služba zájem o podrobnosti některých hlášení, včetně indikátoru DPH, pak je možné všechny údaje extrahovat z elektronického archivu systému. Právo provádět transakce s dokumenty v elektronické podobě a nikoli v papírové podobě je stanoveno na legislativní úrovni.

Příklad výpočtu účinnosti použití EDI

Jaká je efektivita systému EDI? Příklady výpočtů slouží jako vizuální potvrzení.

Je snadné vyjasnit počet různých výměnných dohod, které účastníci uzavřou v konkrétním případě:

• Pro šest účastníků se používá následující výpočet: N = 6 x (6-1) / 2 = 15.
• Pro 100 spolupracujících lidí je výpočet: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

Vzhledem k nárůstu počtu účastníků se růst čísla exponenciálně zvyšuje.

Počet uživatelů se rovná počtu výměn, každý partner jedná v souladu s jednotnými pravidly a připojuje se ke společné platformě. V takovém případě se o způsob připojení dalších poskytovatelů vůbec nezajímá. EDI poskytovatel pro všechno je zodpovědný sám za sebe díky určité standardizaci zpráv.

Přijměme k analýze ekonomické efektivnosti. Za základ se budeme zabývat obchodní sítí zasílajícími 4000 objednávek měsíčně. Manuální zpracování objednávek probíhá za půl hodiny. Elektronický systém EDI to dokáže za pět minut. Pokud má obchodní organizace několik tisíc dodavatelů, pak dokonce i půlhodina úspor času u každého partnera dává významný výsledek.

Co si uživatelé myslí o takovém zařízení, jako je systém EDI? Probíhají elektronické revize dokumentů. Uživatelé tvrdí, že práce systému jsou jasné a nepřerušované. Bez takového systému by bylo obtížné podnikat v moderním obchodním světě, kde je každá minutka drahá.

Poskytovatelé EDI v Rusku

Například komerční forma systému v naší zemi je možná díky stávajícímu lokalizovanému standardu výměny informací elektronické úrovni EANCOM. Existuje také celosvětová místní struktura informací a poskytovatelé služeb, kteří provádějí veškeré projekty elektronické výměny dokumentů.

V roce 2004 proběhla výběrová řízení nabídka technologického výboru ECR-Rus, která vyústila v výběr společností, které získaly právo poskytovat služby elektronické výměny dokumentů. Výbor hodlá nepřetržitě zvyšovat počet poskytovatelů. Hlavním kritériem volby je technologická mobilita ve službě EDI, stejně jako cena služeb poskytovaných uživatelům.

Hlavním úkolem společnosti ECR-Rus je aplikace systémových technologií EDI nejen v oblasti středních a malých podniků.

Výbor uzavírá dohodu se všemi poskytovateli služeb, která dává příležitost kontrolovat a podporovat základní standardy kvality zavedené ECR-Rus.

Povinnosti poskytovatelů

Poskytovatelé systémů EDI jsou povinni zadat svou vlastní IT strukturu a poskytnout uživateli přístup do zpracovatelského centra, které má vysoký výkon a spolehlivost. Služby systému by měly být k dispozici po celý rok a kdykoliv během dne.

Na rozdíl od IT struktury většiny společností, zpracování centrum poskytovat nepřetržité napájení elektřinou, vrstvené ochranu proti hackerům, zaručující bezpečnost informací pro případné závady. Doba, po kterou je dokument převeden z jednoho bodu do druhého, by neměla přesáhnout 10 minut.

Poskytovatel odpovídá za rychlost služby, zaručuje předávání zpráv a kontrolu chyb v nich. V takovém případě poskytovatelé komunikují prostřednictvím internetu a přímé kontakty mezi uživateli jsou poskytovány prostřednictvím sítě s doplňkovou funkcí (VAN).

Rozdíl mezi domácím modelem používání systému od evropského

EDI je systém elektronické výměny dat. Jak tento režim funguje v Rusku? Použití EDI v naší zemi se zásadně liší od evropského a amerického modelu. V těchto zemích se forma objevila v 70. letech minulého století a zde byla představena o 20 let později. Proto poskytovatelé nabízejí různé systémy připojení, které závisí na úrovni IT ve společnosti, množství odeslaných dokumentů a komunikačních nástrojích. To umožňuje každé společnosti řešit své problémy tím nejlepším způsobem. Měli byste integrovat svůj účetní systém a stát se vlastníkem webového rozhraní, které zajistí výměnu dokumentace s obchodními partnery.

Různé úkoly a metody pro jejich řešení předpokládají různé úrovně připojení a údržby. Poskytovatelé v naší zemi slouží jak velkým společnostem, tak malým partnerům - dodavatelům a zákazníkům.

Zpočátku, některé firmy s větším obratem, takže zájem o spolupráci s poskytovatelem EDI, aby mu nabídnout platební transakce svých protistran na své vlastní náklady, nebo zavést nízký měsíční poplatek za užívání sítě.

Základní požadavky na poskytovatele služeb

Zákazník stanoví své požadavky písemnou dohodou. Označuje dobu trvání služby, podporu, odpověď na žádost klienta a odstranění selhání. Další důležité body jsou také stanoveny.

Poskytovatelé obvykle nabízejí různé schémata pro připojení k systému, stejně jako různé tarify, které závisí na úrovni síťových služeb.

Požadavky klientů mohou být mnohem širší než základní ustanovení stanovená společností ECR-Rus.

Například pro velké společnosti jsou vyžadovány záruky pro zpracování a doručování zpráv, které nejsou započítávány v minutách, ale v sekundách. Předpokládá se, že jedna zpráva bude odeslána maximálně 10-20 sekund.

Mezi hlavní požadavky na služby poskytovatelů patří:

• podpora všech druhů přenosu;
• nízké celkové náklady na vlastnictví;
• bezpečnost spojení;
• interoperabilita s partnery;
• jednoduchost instalace a konfigurace;
• audit předávání dokumentů prostřednictvím sítě;
• Překlad dokumentu z jednoho formátu do jiného;
• rychlé spojení obchodních partnerů;
• lokalizace a vývoj softwaru EDI;
• konzultační služby, školení a vývoj řešení v systému;
• technickou podporu uživatelů.

Stupeň rizika při používání systému

Dokonce i se spolehlivým poskytovatelem služeb EDI jsou možné některé vnitřní změny. Například mnoho ruských firem používá interní kódy bez použití kódu GLN.

Před použitím EDI musíte tyto kódy získat a zadat do systému. Riziko zavedení EDI závisí na úrovni IT. S hrozbou automatizace bude hrozba pocházet z nedostatku běžného účetního systému.

Rizika maloobchodníků velkých společností jsou spojena se špatným vývojem trhu EDI. Brzdou rozvoje je legislativa, a to i přesto, že byl přijat zákon o elektronickém podpisu. Firmy podnikající v Rusku jsou povinny archivovat všechny dokumenty vydané na papíře. Partneři z regionů se obávají elektronické formy podnikání a odmítnou ji, a nepodávají ji prodejci.

Náklady na EDI

Co se týče nákladů, systém EDI nemůže být pro uživatele nákladný, neboť je navržen tak, aby optimalizoval náklady na logistiku. V případě malých společností se však tato technologie může zdát nepředstavitelná, pokud nejsou zvyklí na spolupráci s IT, jejich podnikání se nijak neliší. Je nepravděpodobné, že by takové podniky získaly peněžní výhody při používání elektronických systémů výměny dokumentů.

Co je součástí infrastruktury?

Infrastruktura zahrnuje dial-up, kabelové linky, sítě. Internet v rozvoji elektronického rozsahu nabízí celou řadu sítí otevřených (BITNETu, et al.) A sítí uvnitř specializované (EDI-Express General Electric, IBM Information Network Exchange). Tam byla rozšířená páteřních sítí, které se liší ve výšce rychlosti.

Schéma přenosu

Doprava probíhá prostřednictvím e-mailu, Telnetu a HTTP. Dalšími běžnými protokoly jsou SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

Elektronický systém správy dokumentů Služba EDI může provádět transakce bez použití společných protokolů. V evropských zemích, přímé prostředky pro spojování oceli VPN (virtuální privátní síť), FTP (File Transfer Protocol) a EDIINT (EDI přes Internet), stejně jako sítě s dalšími službami VAN (Value-Added Networks).

Dále jsou vytvořeny dvě standardy: AS1, která umožňuje přenos dokumentů EDI protokolem SMTP (e-mail), standard AS2, sloužící pro přenos přes HTTP.

Základní principy používání systému EDI na internetu prostřednictvím standardů AS1 a AS2:

• tajnost informací neoprávněných osob - příležitost seznámit se s dokumenty pouze odesílatelem a příjemcem;
• ověřování - autentizace prostřednictvím ověření elektronického podpisu;
• pravost dokumentu - nemožnost změny jeho obsahu bez účasti příjemce;
• spolehlivé oznámení - nemožnost odmítnout přijatou zprávu.

Základy XML

Rychlý vývoj internetu zahrnoval stále větší počet uživatelů v síti. Požadavky na výměnu dokumentace prostřednictvím internetu se zvýšily. Protokol HTML přestal uspokojovat požadavky mnoha účastníků.

Jak byl systém reformován? XML EDI byla schválena počátkem roku 1998 mezinárodní organizací W3C jako novou specifikaci.

XML (Extensible Markup Language) se stal základem pro vytváření nových jazyků. Existuje také mnoho webových serverů, které využívají technologii XML k uspořádání informací uložených na nich.

Prostřednictvím XML můžete popsat celou třídu datových objektů, které byly pojmenovány dokumenty orientované na konkrétní oblast. Systém umožňuje určit, zda je povoleno zadávat značky a jejich atributy.

XML poskytl příležitost přilákat zákazníky středních a malých podniků na elektronický trh. Stávající systémy v moderním světě EDI jsou drahé (od 10 000 do 100 000 tisíc dolarů). Mnoho malých společností, které prostě nemohou dovolit.

Prezentace a standardy

Tato úroveň zahrnuje definování datové struktury pomocí syntaxe a sémantiky. Důležitou otázkou je vytvoření standardů pro strukturování dat pomocí známých standardů ANSI X.12 používaných v USA a EDIFACT UNECE, které se používají v Evropě a v Asii.