Kontrola aktuální, předběžné a konečné: proč a jak je

Efektivita řízení je určen dosažením cíle, ve všech fázích pohybu k výsledku musí manažer sledovat a kontrolovat proces, zdroje a situaci. Řízení je jednou z nejdůležitějších funkčních funkcí správce.

Koncept kontroly v řízení

Řízení je nezbytné pro efektivní organizaci činností, racionální vynakládání zdrojů a dosažení cílů. Vedení tradičně rozlišuje pět základních funkcí: plánování, organizaci, motivaci, kontrolu a koordinaci. Každý z nich má své vlastní specifika a význam. Monitorování, aktuální nebo strategické, je důležitou činností manažera ve srovnání s výsledky práce s plánem ve všech fázích výrobního procesu, kontrolou výsledků za dodržování norem a norem a také odstraněním vznikajících odchylek.

Význam kontroly je vysvětlen potřebou odstranit nejistotu ohledně stavu ve společnosti a průběhu výrobního procesu. Řízení je také nepostradatelnou podmínkou pro úspěšnou činnost. Umožňuje vám posoudit situaci a předcházet vzniku krizí. Monitorování a dohled jsou nezbytné, ale mohou mít mnoho podob a mají řadu funkcí. V závislosti na způsobu řízení v organizaci může být kontrola soustředěna v rukou jednoho manažera, obvykle jednoho vrcholového manažera nebo delegovaného na několik zaměstnanců.

Monitorovací funkce

Ovládání - to je pro manažera i pro uměleceho nepříjemné okamžik práce, ale je to nezbytné. V managementu je obvyklé mluvit o několika základních řídících funkcích:

- Hodnocení vnějšího a vnitřního prostředí. Při kontrole sbírá manažer informace a odstraňuje nejistotu v otázce pochopení současného procesu. Kontrola umožňuje odhalit negativní a ohrožující faktory ve vnějším a vnitřním prostředí a nalézt příležitosti k jejich odstranění nebo účtování za výkon činností.

- Odpovídáním odchylek. Manažer řídí, aby si byl vědom všech podrobností výrobního procesu a byl schopen reagovat na změny a odchylky. Kontrola umožňuje včas zaznamenat chyby a hrozby a rychle obnovit výrobní proces.

- Přidělování zdrojů. Taktická a technická kontrola umožňuje nejracionálnější využití dostupných peněz, vybavení, najít správné místo pro kompetence zaměstnanců. Zároveň nám kontrola umožňuje identifikovat rezervy a produktivně je využívat.

- Udržování zpětné vazby. Interaktivní kontrolní funkce spočívá v tom, že během její implementace vzniká interakce mezi všemi prvky systému, mezi manažerem a exekutorem.

- Hodnocení práce zaměstnanců. Abychom kompetentně motivovali zaměstnance a efektivně platili za jejich práci, je třeba vytvořit jasný systém hodnocení, který pomáhá řídit ve všech fázích výroby.

Typy kontroly

Složitost procesu dohledu vede k tomu, že existuje několik kontrolních kvalifikací.

Podle četnosti postupů jsou přiděleny:

- Předběžná kontrola. Před zahájením práce je třeba podniknout kroky ke sledování a vyhodnocení klíčových zdrojů: materiálních, lidských, produktivních. Jeho cílem je zabránit možnosti negativních důsledků jednání umělců. Umožňuje vám provádět úpravy plánu ještě před jeho realizací a předtím, než uděláte chyby.

- Proudové řízení. Provádí se při provádění prací, jejím účelem je identifikovat ve fázi vzhledu a zabránit chybám a odchylkám. Je zaměřena na sledování dodržování norem a norem. Aktuální kontrola vyžaduje trvalé získávání informací a rychlou opravu chyb.

- Konečná kontrola. Provádí se ve stadiu shrnutí výsledků a hodnocení dosažení výsledků. Hlavním účelem tohoto typu kontroly je předejít podobným chybám v budoucnu. Údaje získané během této fáze se stávají základem pro vytváření nových plánů.

Na základě periodicity provádění monitorovacích akcí, strategických, taktických a provozní kontrola. Podle funkčního členění se odborníci nazývají finančními, výrobními, marketingovými a personálními typy řízení. Přesto je možné na základě orientace akcí přidělit vnější a vnitřní druhy kontroly.

Strategická a taktická kontrola

Nejdůležitějším nástrojem pro implementaci plánů společnosti je strategická a taktická kontrola. Úkolem těchto typů řídících činností je sledovat správnost plánů a činností. Strategická kontrola je systematické ověřování shody globálních cílů, strategických programů a akcí. Úkoly tohoto druhu činnosti jsou: určení správnosti vybraných dlouhodobých cílů a správnosti způsobu jejich dosažení, určení možných příležitostí pro společnost. Taktické řízení je spojeno s kontrolou dosažení krátkodobých, okamžitých cílů. Jeho nástrojem je technická kontrola, která je zaměřena na identifikaci přísnosti shody výrobního procesu s předpisy, normami a předpisy.

Kontrola ve fázi přípravy

Celý proces řízení je prostoupen kontrolními stupni. Existuje tradice postupné klasifikace, v tomto případě se odlišuje: předběžná, aktuální a konečná kontrola. Každý z nich plní své funkce a má výrazné rysy. Předběžná kontrola předchází počátku práce, je nedílnou součástí plánování. Jejím cílem je vytvořit podmínky pro efektivní zahájení výroby. V této fázi se posuzuje připravenost a kompetence zaměstnanců, dostupnost potřebných zdrojů, dokumentace činností.

Řídící proud, na rozdíl od předběžného, ​​se časový průběh shoduje s výrobními fázemi. Jeho hlavní funkcí je zlepšit pracovní postup. Manažer neustále sleduje soulad všech výrobních operací a činností dodavatelů se schválenými plány a normami. Někdy se tato fáze nazývá také "přechodná kontrola", která zdůrazňuje její hlavní rys - identifikaci nedostatků a odchylek na cestě k cíli. To se týká posouzení řešení současných i strategických úkolů. Zvláštní význam má konečná nebo konečná kontrola. Je velmi odlišný od ostatních fází jeho úkolů a toku.

Konečná kontrola: specificita

Konečná fáze výrobního procesu zahrnuje několik důležitých úkolů. Jedná se o určení míry souladu cílů a výsledků, hodnocení práce zaměstnanců, sestavení seznamu chybných výpočtů a chyb, aby mohli začít novou fázi plánování. Konečná kontrola by měla být prováděna podle stanovených kritérií, aby umělci pochopili, jak je jejich práce kontrolována, a jak to ovlivní platbu své práce. Tento druh dohledu je spojen s hodnocením výdajů zdrojů, určením účinnosti strategie a taktiky a posouzením správnosti dříve přijatých rozhodnutí. Výsledky této fáze jsou mimořádně důležité pro budoucnost organizace, protože její výsledky se mohou vyhnout chybám při vytváření plánů do budoucna.

Řídící postup

Řízení, aktuální a konečné, jsou prováděny podle jednoho algoritmu.

V první fázi se shromažďují informace, pak jsou formulována hodnotící kritéria pro každou operaci a proces a dále jsou definovány cíle a metody kontroly. Jedná se o přípravnou fázi. Dále kontrola vstupuje do fáze řádného hodnocení procesu a činností. Poslední etapou je analýza získaných informací a formulace závěrů, je synonymem konečné kontroly. V důsledku všech těchto akcí musí být založeno manažerské rozhodnutí.

Principy kontroly

Manažer, který je zodpovědný za monitorování, aktuální, strategické nebo konečné, by si měl pamatovat základní principy svého chování. Patří sem:

- Včasnost. Mezi kontrolními postupy by měla existovat určitá doba, neměla by být příliš častá, takže zaměstnanec nemá pocit, že mu nevěří. Ale také by nemělo být příliš zřídkakdy vynaloženo, aby zaměstnanec neměl dojem, že nemá kontrolu.

- Flexibilita. Musí se přizpůsobit současným podmínkám.

- Ekonomické. Jejím cílem - šetřit zdroje, takže on sám by neměl vyžadovat velké investice.