Jak napsat do průvodních dopisů průvodní dopis?

Při provádění služeb - zejména vzdálených - podnikatel obvykle odešle celou sadu dokumentací. Může to být akty přijímání a přenosu, balíky, faktury, opravné faktury, nabídky. V případě, že je protistrana nová nebo existuje spousta cenných papírů, je vhodné je odeslat průvodní dopis k dokumentům. Jak to udělat a co naznačit?

Seznam příloh

Nejčastěji se jedná o pracovní postupy, faktury nebo smlouvy a různé dodatečné dohody k nim. V tomto případě stačí, aby podrobně popsat, co je v obalu, jak naléhavě je třeba papír zaslána zpět odesílateli, že příjemce má co do činění s nimi, a tak dále. D. Role takové instrukce a provádí průvodní dopis k dokumentům. V něm například, můžete určit, že kopie smlouvy s pečetí a podpisy oprávněných osob by měla být zaslána zpět odesílateli. Pokud je produkt připojen k faktuře, je třeba zdůraznit, že by měla být vyplacena v určité lhůtě. Průvodních dopisů jsou obvykle označují seznam dokumentů se seznamem aplikací a destinací. Seznam musí být očíslován tak, že po jeho obdržení můžete okamžitě zkontrolovat úplnost. Stává se také, že průvodní dopis k dokumentům, naznačuje, že obsahují, například, ve znění pozdějších předpisů zakázku na výrobu a oddělit převod autorských práv, ale ve skutečnosti odesilatel zapomene připojit tyto cenné papíry. Proto je při jeho získání nutné sjednotit a okamžitě informovat protistranu o chybě.

Jak formulovat průvodní dopis k dokumentům?

Nejčastěji se k těmto účelům používá speciální šablona. Příklad krycího dopisu do dokumentů lze nalézt přímo v programu Word, OpenOffice nebo libovolné jiné. Bude mít pouze vložit data, určete příjemce a odesílatele - a odesílání připraven. Průvodní dopis k dokumentům lze sestavit nezávisle bez problémů. Dobrým tónem je vděčnost spolupráce v prvním odstavci. Za druhé, můžete určit, že „X organizace Y nasměruje společnost tyto dokumenty“ (následuje seznam), a „zeptal se podepsat a odeslat na adresu“, „být považovány za důvěrné,“ „správný, pokud je to nutné“ ... To vše závisí na konkrétní situaci . Ale obchodní etiketa znamená jasná a transparentní pravidla hry. Váš dodavatel by neměl uvažovat o tom, co dělat s přijatými dokumenty, ať už obsahují konečné verze nebo možnosti pro diskusi. Všechno by mělo být napsáno černobíle.

Grafický design

Průvodní dopis k dokumentům je obvykle první zaujme oko protějšky. Nemělo by to být dlouhé a zdlouhavé. Postačí poukázat na jednu stránku, která je součástí souboru dokumentů, které je odesílatel žádá dělat a na jak dlouho, jakož i úplnou adresu odesílatele. Doporučuje se dbát na to, aby byl správný příjemce byl nazýván, nemluvě o tom, že k chybě v tak delikátní záležitosti, jako obchodního vztahu, to může být velmi drahé. Je nepřijatelné, aby poslat průvodní dopis k jedné protistraně na dokumenty určené pro druhého. Je žádoucí navrhnout to na hlavičkový papír, podepsané a orazítkované, zatímco druhý požadavek je volitelný. Obraťte se na dodavatele také tím, že budete číst dlouhé zprávy v malém tisku. Proto by měl být průvodní dopis napsán co nejpřesněji, čitelně a přesně.