Pokročilý filtr v aplikaci Excel: příklady. Jak vytvořit pokročilý filtr v aplikaci Excel a jak jej používat?

Mnozí zaměstnanci různých organizací, kteří mají nějakým způsobem pracovat s Mircosot Excel, ať už běžné účetní a analytici jsou často potýkají s výběrem počtu hodnot z obrovské množství dat. Pro zjednodušení implementace tohoto úkolu byl vytvořen filtrační systém.

Normální a rozšířený filtr

V aplikaci Excel ukazuje jednoduchý filtr, který začíná v záložce „Data“ - „Filter» (Data - Filtr v anglické verzi programu), nebo pomocí zástupce na panelu nástrojů, podobně jako nálevky ve tvaru kužele pro přenos kapalin v nádobách s úzkým hrdlem.

Ve většině případů je tento filtr velmi optimální volbou. Ale pokud potřebujete provést výběr pro velké množství podmínek (a dokonce i několik sloupců, řádků a buněk), mnozí se ptají, jak vytvořit rozšířený filtr v aplikaci Excel. Anglická verze se nazývá rozšířený filtr.

První použití pokročilého filtru

V aplikaci Excel se většina práce provádí pomocí tabulek. Za prvé, je to pohodlné a za druhé, v jednom souboru můžete uložit informace na několika stránkách (tabs). Nad hlavním stolem je žádoucí vytvořit několik řádků, z nichž nejvyšší je ponecháno pro záhlaví, v těchto řádcích jsou splněny podmínky rozšířeného filtru aplikace Excel. V budoucnu bude filtr bezpochyby změněn: pokud je zapotřebí více podmínek, vždy můžete vložit jiný řádek na správné místo. Je však žádoucí, aby mezi buňkami řady podmínek a buněk počátečních dat byla jedna nevyužitá linie.

Jak používat rozšířený filtr v aplikaci Excel, příklady, zvažte níže.

Použití filtru

V níže uvedené tabulce jsou řádky 1 a 2 pro rozsah podmínek, řádky 4 až 7 jsou pro rozsah prvotních dat.

Nejprve zadejte odpovídající hodnoty v řádku 2, ze kterého bude rozšířený filtr v aplikaci Excel odpuzován.

Chcete-li spustit filtr, vyberte buňky zdrojových dat, vyberte kartu "Data" a podle toho klikněte na tlačítko "Upřesnit".

V otevřeném okně se zobrazí pole vybraných buněk v poli "Počáteční rozsah". Podle daného příkladu řetězec bere hodnotu "$ A $ 4: $ F $ 12".

Pole "Rozsah podmínek" musí být vyplněno hodnotami "$ A $ 1: $ F $ 2".

Okno také obsahuje dvě podmínky:

• filtrování seznamu na místě;
• zkopírujte výsledek na jiné místo.

První podmínka umožňuje vygenerovat výsledek v prostoru přiděleném buňkám původního rozsahu. Druhá podmínka umožňuje vytvořit seznam výsledků v samostatném rozsahu, který by měl být uveden v poli "Umístěte výsledek do rozsahu". Uživatel zvolí vhodnou možnost, například první, okno "Advanced Filter" v aplikaci Excel je uzavřeno.

Na základě zadaných dat vytvoří filtr následující tabulku.

Pokud použijete podmínku "Kopírovat výsledek do jiného umístění", hodnoty 4 a 5 řádků se zobrazí v uživatelsky definovaném rozsahu. Původní rozsah zůstává nezměněn.

Snadné použití

Popsaná metoda není zcela vhodná, proto pro zlepšení obvykle používají programovací jazyk VBA, kterým jsou makra, která umožňují automatizaci pokročilého filtru v aplikaci Excel.

Pokud má uživatel znalost VBA, doporučuje se studovat řadu článků o tomto tématu a úspěšně realizovat plán. Pokud změníte řady článků 2, které mu byly přiděleny na základě pokročilého filtru Excel, bude rozsah podmínek změnit nastavení okamžitě znovu a znovu začal ve správném rozsahu vytvoří potřebné informace.

Komplikované dotazy

Kromě práce s přesně definovanými hodnotami je pokročilý filtr v aplikaci Excel schopen zpracovávat složité dotazy. Jedná se o zadaná data, kde je část znaků nahrazena zástupnými znaky.

Tabulka symbolů pro složité dotazy je uvedena níže.

Stojí za to vědět, že symbol * může znamenat libovolný počet znaků. To znamená, že při zadané hodnotě "n *" budou všechny hodnoty vráceny bez ohledu na počet znaků za písmenem "n".

Značka "?" Znamená pouze jeden znak.

Svazky OR a AND

Měli byste si být vědomi toho, že informace zadané jedním řádkem v "Rozsahu podmínek" jsou považovány za logicky napsané (AND) v pojivech. To znamená, že je splněno několik podmínek současně.

Pokud jsou data zapsána do jednoho sloupce, rozšířený filtr v aplikaci Excel rozpozná přidružený logický operátor (OR).

Tabulka hodnot má následující podobu:

Souhrnné tabulky

Další způsob filtrování dat je pomocí příkazu "Vložit - Tabulka - Kontingenční tabulka" v anglické verzi.

Výše zmíněné tabulky fungují stejným způsobem jako dříve přidělený rozsah dat a vybírají jedinečné hodnoty, které je třeba dále analyzovat. Ve skutečnosti to vypadá, že s ním pracujete rozbalovací seznam jedinečné pole (například názvy zaměstnanců společnosti) a rozsah hodnot, které jsou uvedeny při výběru jedinečného pole.

Nevýhodou použití kontingenčních tabulek je potřeba ručně upravit původní data při změně takových dat.

Závěr

Závěrem je třeba poznamenat, že rozsah filtrů v aplikaci Microsoft Excel je velmi široký a různorodý. Stačí stačit na představivost a rozvíjet své vlastní znalosti, dovednosti a schopnosti.

Sama o sobě, filtr je snadno ovladatelný a učit se snadno pochopit, jak používat pokročilé filtru v Excelu, ale je určen pro aplikace vyžadující malé množství času, aby se screening informace k dalšímu zpracování. Zpravidla se nedoporučuje pracovat s velkými sady informací kvůli obvyklému lidskému faktoru. Zde se již na záchranu dostanou už více promyšlené a pokročilé technologie pro zpracování informací v aplikaci Microsoft Excel.

Makra vytvořená v jazyce VBA jsou velmi populární. Umožňují vám provozovat značný počet filtrů, které pomáhají při výběru hodnot a jejich výstupu do příslušných rozsahů.

Makra úspěšně nahrazují hodiny práce za účelem sestavování souhrnných, pravidelných a dalších zpráv a nahrazují dlouhou dobu analýzy velkých polí pouze jedním kliknutím.

Používání maker je oprávněné a nepohodlné. Každý, kdo se setkal s potřebou aplikace, vždy nalezne, pokud je to žádoucí, dostatek materiálu pro rozvíjení svých znalostí a hledání odpovědí na otázky, které vás zajímají.