Jak vytvořit profily pracovních míst pro nalezení cenných zaměstnanců?

Před každou vedoucím nebo manažerem při práci s personálem se dříve nebo později stává otázka nahrazení volného místa. Výběr dobrého specialistu není snadný úkol. Za tímto účelem manažeři často vytvářejí profily příspěvků, které pomáhají orientovat se v požadavcích na žadatele.

Definice pojmu

Profily příspěvků představují soubor odborných a osobních kompetencí, které musí odpovídat žadateli o konkrétní pozici. V současné době neexistuje žádný formální popis vlastností, které by měl mít zástupce určité profese, a proto tyto dokumenty vytvářejí samotní vůdci.

Můžeme říci, že profil pracoviště je jakýmsi standardem, podle něhož musí zaměstnanec plnit své povinnosti. Popis by měl být podrobný a nejdůležitější - realistický. Dokument by měl zobrazovat následující hlavní položky:

• místo a význam pozice v organizační struktuře konkrétního podniku;
• funkční povinnosti, které musí zaměstnanec vykonávat na této pozici;
• profil, který uvádí hlavní kompetence, které uchazeč o pozici musí mít;
• osobní vlastnosti, které jsou nezbytné k plnění určitých povinností;
• Minimální seznam požadavků, které organizace předkládá svým zaměstnancům.

Lze tedy říci, že pracovní profily představují soubor charakteristik, které musí zaměstnanec splňovat. Jedná se o určitý standard, který popisuje povinnosti, jakož i kvalifikační a osobní parametry žadatele.

Proč potřebujete pracovní profily

Předtím HR manažerů nastává pravidelná otázka ohledně uzavření volného místa. Nevytvářející vyčerpávající profil pracovního místa není nutné zahájit přímý výběr zaměstnanců. Tento dokument je druh náznaku, který se používá v následujících případech:

• výběr uchazečů o volná místa;
• pro osvědčení již pracujícího personálu, aby se zjistila míra souladu se stanoveným postavením (i pro zaměstnance, kteří absolvovali zkušební dobu);
• s cílem vypracovat plány pro vzdělávání zaměstnanců a zvyšování úrovně dovedností;
• pokud potřebujete vytvořit rezervu pro budoucnost;
• s cílem naplánovat kariérní růst a další propagaci zaměstnanců na vedoucích pozicích v organizaci.

Docela často je profil zaměstnání pro daný příspěvek zaměněn s popisem práce. Hlavní rozdíl mezi těmito dvěma dokumenty spočívá v tom, že druhý je vypracován na základě požadavků zákona. Popis práce je obecný dokument, který je vypracován pro toto povolání jako celek a nikoliv pro konkrétního zaměstnance určité organizace. Definuje hlavní odpovědnosti a pracovních podmínek. Profil polohy je dokument místního charakteru, který nemá jasné požadavky na obsah a strukturu. Manažer lidských zdrojů (nebo jiný personál) je založen na osobní zkušenosti nebo obecné praxi organizace.

Profesní kompetence

Každá pracovní pozice vyžaduje, aby zaměstnanec měl určité kompetence. Jedná se o kvalifikační charakteristiky, které jsou nezbytné pro výkon určité práce. Profesní kompetence pro příspěvky tedy obvykle zahrnují následující položky:

• strategické myšlení (znamená schopnost vytvářet dlouhodobé plány s přihlédnutím k možným rizikům a alternativám);
• vliv na ostatní (schopnost bránit něčí pohled a také přesvědčit ostatní o jejich správnosti);
• schopnost řešit problémy (schopnost adekvátně reagovat na nestandardní situace a potíže a rychle najít způsoby, jak z nich vyjít);
• vyhledávání informací (výběr a filtrování dat, schopnost nalézt a používat aktuální zdroje);
• schopnost pracovat s klienty a protějšky (zájmy, porozumění psychologii, uspokojování přání a potřeb);
• flexibilita (rychlá reakce a rozhodování v souladu s měnící se situací);
• zaměření na kvalitu (znalost a implementace všech požadavků a norem, stejně jako touha po neustálém zlepšování).

V závislosti na dané pozici lze seznam kompetencí rozšířit nebo zúžit. Profesionální profil pozic obsahuje nejen požadavky, ale i stupeň jejich závažnosti (základní, vysoké, maximální). Tento ukazatel lze určit podle výsledků rozhovoru nebo pomocí zvláštních psychologických testů.

Jak je kompilován

Vytvoření profilu příspěvku je poměrně náročný proces. Potřeba je dána skutečností, že tento dokument umožňuje určit parametry, které by cenný zaměstnanec měl mít. Při správném formulování profilu personální personál velice usnadňuje proces hledání a výběru nových zaměstnanců. Při přípravě dokumentu byste měli dodržovat několik doporučení a pravidel:

• Název pozice by měl být stručný a jasně odrážet jeho podstatu. Rovněž stojí za to udělat stručný popis, který bude obsahovat seznam hlavních povinností zaměstnance. Může být zastoupen ve formě seznamu úkolů. To bude základem profilu příspěvku.
• Seznam základních informací o pracovním místě by měl zahrnovat nejen pracovní postup, ale i výši mzdy, která bude jedním z klíčových momentů v rozhovoru. Rovněž stojí za to popsat hierarchii podřízenosti, stejně jako přibližný seznam osob, se kterými bude muset nový zaměstnanec komunikovat.
• K plnění úkolů potřebujete určitý soubor specifických kompetencí. Tento seznam by neměl být příliš rozsáhlý (ne více než 10 bodů). Může být sestaven na základě osobních zkušeností, teoretických studií, pozorování zaměstnanců a také sociologického průzkumu. Kompetence můžete rozdělit na několik skupin (například konkrétní a firemní).

Profil by měl být stručný a stručný současně. To vám umožní získat vyčerpávající informace, aniž byste museli zpracovávat příliš mnoho času.

Hlavní fáze tvorby

Vývoj poštovního profilu zahrnuje několik po sobě jdoucích fází:

• V první fázi tohoto dokumentu by si měli pečlivě zvážit, popisy pracovních míst, jakož i veškeré informace týkající se specifiky podniku. Můžete mluvit se zaměstnanci nebo sociologický průzkum pomocí jednotných formulářů.
• Pak je určen kruh osob, které se přímo podílejí na práci. Nejčastěji se s touto problematikou zabývají odborníci oddělení lidských zdrojů. Nicméně je také důležité zapojit manažery jiných služeb, pro které jsou sestaveny profily. Práce lze provést společně nebo odděleně a výsledky lze kombinovat do konečného pracovního dokumentu.
• Třetí etapa zahrnuje studium organizační struktury podniku za účelem určení místa určitého pracovního místa v podniku. Musí být identifikováni i podřízeni, jakož i bezprostřední nadřízené, před kterými bude nový zaměstnanec zaznamenávat.
• Dále podrobný popis funkčních povinností, které odpovídají konkrétnímu příspěvku. Základem jsou nejen regulační právní akty, ale i osobní zkušenosti v konkrétním podniku.
• V páté fázi by měl manažer lidských zdrojů (nebo jiný odborník, který se zabývá vývojem profilu) stanovit seznam znalostí a dovedností, které budou potřebné k výkonu pracovních povinností. Jedná se o profesionální kompetence.
• Po rozhodování o kompetencích je důležité je rozdělovat podle stupně důležitosti, stejně jako úrovně, na které by je měl mít odborník. To usnadní výběr pracovníků.
• Dále musí účastníci pracovní skupiny určit, jaké osobní vlastnosti by měl mít kandidát na obsazení volné pozice. Někdy znakové rysy jsou ještě důležitější než odborné kompetence, protože ty mohou být vyřešeny a první může být vážnou překážkou v pracovním procesu.
• V osmé etapě je nutné stanovit obecné požadavky na zaměstnance. Obvykle se jedná o pohlaví, věk, úroveň vzdělání nebo pracovní zkušenosti a podobně. Stojí za zmínku, že první dvě znamení nejsou vždy vhodné použít, protože zákon může s nimi zacházet jako s diskriminací.
• Poslední etapa zahrnuje definici kritérií, podle kterých bude určena efektivita práce zaměstnance. Mohou být použity během zkušební doby nebo pro pravidelné hodnocení kvality práce stávajících pracovníků.

Je třeba poznamenat, že tento algoritmus není ve všech organizacích povinný. V závislosti na velikosti podniku a specifikách jeho organizační struktury mohou být některé etapy chyběny a mohou být zavedeny další.

Vzorová kompilace

V současné době neexistuje jednotná forma, podle níž by byl vypracován profil požadavků na pracovní místo. A na samotné profese mohou být pro každý podnik kladeny konkrétní požadavky. Manažeři zaměstnanců však již vyvinuli určitou praxi, podle níž je vypracován profil pracovního místa. Vzorek může vypadat takto:

• název pozice podle plánu zaměstnanců;
• stručný popis (co by pracovník měl dělat);
• podstatné podmínky (pracovní plán, úroveň platů atd.);
• požadavky kladené na uchazeče o pozici (úroveň vzdělání, pracovní zkušenosti v určité oblasti, určité zvláštní dovednosti);
• rozšířený seznam popisů práce;
• firemní kompetence, které by potenciální zaměstnanec konkrétní organizace měl mít;
• psychologické testy a další metody hodnocení vhodnosti zaměstnance určité pozice.

Toto je přibližný vzor. Nejčastěji má tato struktura profil tohoto postu. Vzorek lze rozšířit nebo zúžit v závislosti na struktuře organizace. Také je možné zadat další parametry pro konkrétní příspěvky.

Profil manažera pozice manažera

Personální ředitel je jedním z nejdůležitějších pracovních míst ve společnosti, protože určuje kvalitativní složení zaměstnanců. Proto personál má zvláštní požadavky, které se v takovém dokumentu odrážejí jako profil příspěvku. Vzorek může být následující:

• dovednosti práce s lidmi (manažer personálu by měl mít dovednosti dialogu a rozhodnutí sporných otázek);
• rychlé zapojení (Specialista v oblasti lidských zdrojů neměl by být lhostejný, měl by mít zájem na řešení určitých otázek);
• iniciativa ve věcech týkajících se zlepšování struktury a kvality personálu;
• otevřenost komunikace (tato kvalita je nezbytná kvůli specifickým vlastnostem příspěvku);
• nadšení pro řešení současných problémů;
• pozitivní náladu, která bude předána všem ostatním členům týmu;
• schopnost vést rozhovor (manažerovi je vedoucí úloha při rozhovore s potenciálními a reálnými zaměstnanci);
• vedoucí kvality;
• dovednosti veřejného mluvení (pro předkládání zpráv a zpráv vrcholovému vedení, jakož i pro pořádání seminářů pro podřízené);
• nestandardní myšlení pro rozhodování v krizových situacích;
• oratorické schopnosti, přesvědčivost výpovědí;
• rychlost myšlení a rychlost v akci;
• schopnost přizpůsobit se měnícím se podmínkám (stejně jako pomoc nově přijatým zaměstnancům);
• absence strachu z rizika (tato charakteristika by měla být mírně výrazná);
• nezávislost při rozhodování;
• schopnost experimentovat a najít nové přístupy k řízení;
• smysl pro humor, který pomáhá odstranit stresující a stresující situace.

Profil pozice vedoucího, který je odpovědný za výběr personálu, by měl být věnován zvláštní pozornost, protože tato pozice je jedním z klíčů v každém podniku. Osoba, která tuto pozici uplatňuje, musí plně splňovat požadavky, protože je na ramenou, že bude odpovědný za vytvoření personálu.

Požadavky na správce prodeje

Často můžete najít takové volné místo jako manažer prodeje. Navzdory skutečnosti, že mnoho mladých lidí začalo s tímto druhem práce pracovat na kariérním žebříčku, již v této fázi jsou žadatelé vážně požadovány. Typický profil pozice manažera prodeje je následující:

• připravenost na neustálou komunikaci se širokou škálou lidí (dodavatelé, zákazníci, kupující a tak dále);
• schopnost rychle rozhodovat o výsledcích jednání s protistranami;
• schopnost udržet optimistickou náladu v rozhovoru a vytvořit atmosféru důvěry;
• kreativita myšlení (je důležitá při prezentaci produktu);
• schopnost racionálně organizovat svůj čas (protože práce zahrnuje mnoho každodenních setkání a jednání);
• diplomatický tón při jednání s dodavateli a klienty;
• emoční rovnováha, schopnost zůstat klidná ve stresových situacích a rychle najít cestu z konfliktu;
• schopnost najít společný jazyk s různými typy osobností;
• věrnost prodeji výrobku.

Stojí za zmínku, že je uveden velmi přibližný profil pozice. Příklad lze rozšířit nebo snížit podle potřeb konkrétní organizace.

Hlavní přístupy k profilu příspěvku

Vývoj profilu polohy může být proveden podle dvou hlavních přístupů:

• Situační přístup znamená, že dokument je vypracován v nouzovém pořadí, když je nutné naléhavě uzavřít volné místo. Vzhledem k tomu, že čas je velmi omezen, je dokument vypracován velmi přísně, což naznačuje pouze ty nejzákladnější požadavky pro potenciálního zaměstnance. V budoucnu toto zadávání veřejných zakázek může sloužit k vytvoření plnohodnotného profilu.
• Metodický přístup předpokládá důkladnou práci, která bude mít za následek rozvoj jasných pracovních funkcí, potřebných kompetencí, osobních vlastností, funkčních oblastí odpovědnosti. Bude obsahovat veškeré vyčerpávající informace, a proto bude považován za pracovní dokument při vyhledávání a výběru zaměstnanců. Vzhledem k tomu, že organizace podstoupí jakékoli reformy, profil také projde změnami.

Závěry

Stojí za zmínku, že pro úspěšný výběr pracovníků je důležité, aby profil pracoviště byl vypracován v podniku. Příklad jednotného dokumentu je obtížné přinést, protože tato otázka není upravena zákonem, ale zůstává na rozhodnutí správců společnosti.

Profil je jedním z hlavních nástrojů, který se používá při výběru kandidátů na vyplnění volného místa. Kromě toho lze podle tohoto dokumentu provést periodické hodnocení personálu nebo následný audit zkušební období. V závislosti na výsledcích studie mohou být identifikovány oblasti pro zlepšení úrovně kvalifikace.

Při sestavování profilu lze použít jeden z dvou přístupů. Situace nastává, když je nutné okamžitě uzavřít volné místo. V tomto případě lze popis sloupce zhruba zhruba s uvedením pouze hlavních charakteristik. Pokud mluvíme o metodologickém přístupu, pak je vypracován důkladný podrobný dokument, který se neustále používá v náborovém procesu.

Typický proces rozvoje profilu práce zahrnuje několik postupných kroků. Nejprve jsou zkoumány charakteristiky dané profese, jakož i požadavky na ně, předkládané regulačními a právními akty. Je také nutné vytvořit skupinu kompetentních specialistů, kteří se budou podílet na sestavování dokumentů. Profil je sestaven s přihlédnutím k organizační struktuře podniku, a proto musí být také pečlivě prozkoumán. Hlavní částí dokumentu je popis pracovní náplně potenciálního zaměstnance, jakož i požadavky na kompetence. Rovněž stojí za to věnovat pozornost osobním vlastnostem (komunikační dovednosti, odolnost proti stresu atd.).