Databáze v aplikaci Excel: funkce tvorby, příklady a doporučení

Excel je výkonný nástroj, který kombinuje nejužitečnější a užitečné funkce pro uživatele. Ty zahrnují grafy, tabulky, grafy, účetnictví, výpočet, výpočty různých funkcí a tak dále. Z tohoto článku se dozvídáme, jak vytvořit databázi v aplikaci Excel, pro kterou je potřeba, a jakou radu nám pomůže usnadnit její práci.

Co je to databáze?

Jedná se o speciální strukturu, která obsahuje a ukládá informační materiály pro různé účely. Jednoduše řečeno, jedná se o soubor organizovaných a distribuovaných informací. Kolik lidí studuje ve třídě, jejich charakteristiky, datum narození a karta zpráv - to vše dohromady představuje databázi. Je zapotřebí všude - v průmyslových a technických podnicích, ve vzdělávacích a zdravotnických zařízeních, v donucovacích agenturách a dokonce iv zařízeních veřejného stravování. Koneckonců, seznam jídel, jejich recepty s kalorickým obsahem a také popis je také kontejner dat.

Zde jsme to vyřešili. Nyní se musíte dozvědět, jaká je databáze v aplikaci Excel a jak ji vytvořit.

Vytvořit datový sklad v aplikaci Excel

Základna, kterou vytvoříme, bude jednoduchá a bez jakýchkoliv ozdob. Skutečné datové kontejnery jsou poměrně těžkopádné a představují velký informační systém s vnitřním "jádrem", které se skládá z mnoha řádků kódu a napsaných specialistou.

Naše práce bude jediným stolem, ve kterém budou všechny potřebné informace. Než začnete řešit otázku, jak vytvořit databázi v aplikaci Excel, musíte se naučit speciální pojmy používané při interakci s ním.

Horizontální čáry značkování listu aplikace Excel se obvykle nazývají záznamy a svislé sloupce podle polí. Můžete začít pracovat. Otevřete program a vytvořte novou knihu. Poté v první řadě musíte zapsat názvy polí.

Funkce pro formátování buňky

Je užitečné naučit se správně formátovat obsah buňky. Pokud databáze v aplikaci Excel obsahuje nějaké peněžní částky, je lepší zadat číselný formát v příslušných polích, kde se objeví dvě číslice za čárkou. A pokud je někde datum, pak byste měli vybrat toto místo a nastavit vhodný formát. Všechna data budou tedy zpracovávána správně a bez chyb. Všechny operace s prázdnými programovými políčky se provádějí prostřednictvím kontextového menu "Formát buněk".

Důležité je také odpovídající návrh projektu. List, na kterém je projekt umístěn, musí být podepsán, aby nedocházelo k záměně. K tomu, aby systém rozlišoval mezi jednoduchým obsahem a nadpisy a podpisy, měl by být kurzívou, podtržením nebo tučným písmem, přičemž si pamatuje, že se jména umístí do samostatných, sjednocených polí. Za to stojí za možnost použití nástrojů, jako je automatický formát a automatický filtr.

Co je AutoForm v aplikaci Excel a proč je to nutné?

Vytvoření databáze v aplikaci Excel - zaměstnání je obtížné a náročné. Aby uživatel mohl usnadnit práci, program mu může nabídnout automatické naplnění buněk s předem definovanými informacemi. Například šířka sloupce, výška řádku, velikost a typ písma, barva pole atd. - vše lze jedním kliknutím udělat pro vás autoformu, pokud je správně nakonfigurován. Pohodlné, že?

Stanovení "záhlaví" databáze

Navíc nezapomeňte na fixaci prvního řádku. V aplikaci Excel 2007 můžete provést následující kroky: přejděte na kartu "Zobrazit" a potom vyberte možnost "Zamknout oblasti" a v kontextovém menu klikněte na "Připojit horní řádek". To je zapotřebí k opravě "čepice" díla. Vzhledem k tomu, že databáze aplikace Excel může být dostatečně velká, při rolování nahoru a dolů se ztratí hlavní informace - názvy polí, které jsou pro uživatele nepohodlné.

Po upřesnění horního řádku vyberte první tři řádky v budoucí databázi a přidejte hranice buněk.

Pokračování práce na projektu

Chcete-li pokračovat v práci, musíte přijít se základními informacemi, které databáze bude obsahovat v aplikaci Excel. Příklad je uveden níže.

Předpokládejme, že chceme vytvořit databázi shromážděných prostředků od rodičů ve školním fondu. Výše částky je neomezená a individuální pro každou osobu. Nechte ve třídě 25 dětí, takže tam bude odpovídající počet rodičů. Aby nedošlo k hromadění databáze s velkým množstvím záznamů, stojí za to, aby se rozbalovací seznamy skrývaly nadbytečné informace, a když je to potřeba znovu, poskytnou to znovu.

Jak vytvořím rozevírací seznamy?

Zkopírujeme názvy polí a přeneseme je na prázdný list, který je třeba také volat. Nech to být například "rodiče". Po zkopírování dat pod nimi zapíšíme všechny nezbytné informace do prázdných buněk.

Aby databáze MS Excel umožnila volbu dat z rozevíracího seznamu, musíte vytvořit speciální vzorec. K tomu musíte přiřadit celou řadu hodnot, jmen, všech informací o rodičích. Přejdeme na stránku, kde jsou zapsána všechna data pod názvem "Rodiče" a otevře se speciální okno pro vytvoření jména. Například v aplikaci Excel 2007 můžete toto provést kliknutím na "Formule" a klepnutím na "Přiřadit jméno". V poli jména píšíme: FIO_delater_selection. Co ale psát v poli hodnotového rozsahu? Zde je všechno komplikovanější.

Rozsah hodnot v aplikaci Excel

Existuje několik typů hodnotových rozsahů. Rozsah, se kterým pracujeme, se nazývá dynamický. To znamená, že všechny pojmenované buňky v databázi mohou změnit své hranice. Jejich změna nastane v závislosti na počtu hodnot v určitém rozsahu.

Chcete-li získat dynamický rozsah, musíte použít vzorec OFFSET. Bez ohledu na to, jak byly argumenty dány, vrátí odkaz na původní údaje. V rozbalovacím seznamu, který skončí jako výsledek, by neměly existovat nulové hodnoty. S tímto prostě skvěle zvládne dynamický rozsah. Je dána dvěma souřadnicemi buněk: vlevo nahoře a dole, jako na diagonále. Proto musíte věnovat pozornost místu, kde začíná váš stůl, nebo spíše souřadnice levého horního článku. Nechť deska začíná na A5. Tato hodnota je horní levá buňka rozsahu. Nyní, když je nalezen první prvek, přejděme k druhému.

Dolní pravá buňka je definována argumenty, jako je šířka a výška. Hodnota posledního bude 1 a první vypočte vzorec СЧЕТ3 (Rodiče! $ B $ 5: $ I $ 5).

Takže v poli rozsahu napište = OFFSET (Rodiče! $ A $ 5-0-0-COUNTRIES (Rodiče! $ A: $ A) -1-1). Stiskněte tlačítko OK. Ve všech následujících rozmezích se písmeno A změní na B, C a tak dále.

Práce s databází v aplikaci Excel je téměř kompletní. Vraťte se na první list a vytvořte rozevírací seznamy v odpovídajících buňkách. Chcete-li to provést, klepněte na prázdnou buňku (například B3), která se nachází pod položkou "Název rodiče". K dispozici budou vstupní informace. V okně "Kontrola vstupních hodnot" na kartě s názvem "Parametry" napište "Source" = FIR_Prodiator_selection. V nabídce "Typ dat" vyberte možnost "Seznam".

Stejně tak děláme se zbytkem polí, změnou názvu zdroje na odpovídající buňky. Pracujte na rozbalovací seznamy téměř dokončeno. Poté vyberte třetí buňku a "roztažením" ji napříč celým stolem. Databáze v aplikaci Excel je téměř hotová!

Vzhled databáze

Krásný design také hraje významnou roli při vytváření projektu. Aplikace Excel může nabídnout různé způsoby, jak navrhnout databázi pro výběr uživatele. Počet barevných schémat je velmi bohatý, stačí zvolit správnou barvu podle vašich představ. Kromě toho není nutné provádět celou databázi v jediném stylu, můžete zbarvit jeden sloupec modře, druhý zeleně a tak dále.

Jak převést databáze z aplikace Excel do aplikace Access

Aplikace Excel může nejen vytvořit databázi. Společnost Microsoft vydala další produkt, který dokonale spravuje tento náročný úkol. Název je Přístup. Vzhledem k tomu, že tento program je více přizpůsoben pro vytvoření databáze než aplikace Excel, bude práce v něm rychlejší a pohodlnější.

Jak získat databázi aplikace Access? Aplikace Excel vezme v úvahu tuto přání uživatele. To lze provést několika způsoby:

• Můžete vybrat všechny informace obsažené v listu aplikace Excel, zkopírovat ji a přenést do jiného programu. Chcete-li to provést, vyberte data, která chcete zkopírovat, a klepněte pravým tlačítkem myši. V kontextovém menu klepněte na tlačítko Kopírovat. Poté přepněte na položku Přístup, vyberte kartu "Tabulka", skupinu "Zobrazení" a klikněte na tlačítko "Zobrazit" bezpečně. Vyberte položku "Režim tabulky" a vložte informace klepnutím pravým tlačítkem myši a výběrem možnosti "Vložit".

• Můžete importovat formátu .xls (.xlsx). Otevřete přístup uzavřením aplikace Excel. V nabídce vyberte příkaz "Importovat" a klikněte na požadovanou verzi programu, ze kterého soubor importujete. Poté klikněte na tlačítko "OK".

• Soubor aplikace Excel můžete přidružit pomocí tabulky v aplikaci Access. Chcete-li to provést, musíte v "Excelu" vybrat řadu buněk obsahujících potřebné informace a klepnutím na ně pravým tlačítkem myši nastavte název rozsahu. Uložte data a zavřete aplikaci Excel. Otevřený přístup, v záložce Externí data vyberte tabulku aplikace Excel a zadejte její název. Poté klikněte na položku, která vás vyzve k vytvoření tabulky pro komunikaci se zdrojem dat a určete jeho název.

To je všechno. Práce je připravena!