Skladové účetnictví v aplikaci Excel. Jednoduchý program pro automatizaci účetnictví skladu

Skladové účetnictví v aplikaci Excel je vynikajícím řešením pro každou obchodní společnost nebo výrobní organizaci, což je důležité pro vedení záznamů o množství použitých surovin a hotových výrobků.

Kdo může pomoci tabulky

Velké společnosti získají připravená řešení v elektronickém formátu pro tyto účely. Jsou však poměrně drahé a některé složité programy vyžadují zapojení kvalifikovaného zaměstnance s vysokým platem pro práci ve skladu. To je mimo moc začínajících nebo malých společností. Naštěstí existuje exit a můžete použít tabulky Excel. Tento elektronický nástroj, který je druhým pouze kancelářským softwarem společnosti Word, má dostatečně funkční řešení problémů s účetním skladem.

Několik důležitých pravidel

Ti, kteří se zajímají o otázku, jak provádět řízení zásob, by měli od samého počátku vážně přistupovat k problému vytváření vlastního počítačového programu. Současně je třeba dodržovat následující pravidla:

• Všechny adresáře by měly být původně vytvořeny přesně a podrobně. Zejména bychom se neměli omezovat pouze na uvedení názvů zboží a měly by také uvádět články, kódy, data vypršení platnosti (u některých druhů) atd.
• Počáteční zůstatky jsou obvykle uvedeny v tabulkách v peněžním vyjádření.
• Je nutné dodržet chronologii a zadat údaje o převzetí určitého zboží ve skladu dříve, než je odeslána kupujícímu.
• Před vyplněním tabulky programu Excel je nutné inventarizovat.
• Musí být uvedeno, jaké další informace mohou být potřebné, a zadejte je, aby nebylo v budoucnu nutné uvést údaje o každém zboží.

Správa účetnictví v aplikaci Excel: obecná doporučení

Než začnete vyvíjet tabulku, abyste zajistili normální fungování vašeho skladu, měli byste zvážit jeho specifika. Obecná doporučení v tomto případě jsou následující:

• Je třeba sestavit adresáře: "Kupující", "Dodavatelé" a "Účtovací místa zboží" (malé firmy je nepotřebují).
• Je-li seznam produktů poměrně konstantní, můžete doporučit vytvořit jejich nomenklaturu ve formě databáze na samostatném listu tabulky. V budoucnu je nutné vyplnit výdaje, výnosy a výkazy s odkazy na ně. List v tabulce Excel s nadpisem "Nomenklatura" musí obsahovat název produktu, kódy produktů, komoditní skupiny, měrné jednotky atd.
• Přehled je generován pomocí nástroje Kontingenční tabulka.
• Příjem zboží (výrobky) do skladu musí být účtovány na listu "Farnost".
• Musíte vytvořit listy "Expense" a "Balances" pro sledování aktuálního stavu.

Vytvořte adresáře

Chcete-li vytvořit program pro udržení inventáře v aplikaci Excel, vytvořte soubor s jakýmkoli jménem. Například to může znít jako "Warehouse". Pak vyplníme referenční knihy. Měly by mít přibližně následující podobu:

Že se nadpisy "nechají utéct", musí být opraveny. Chcete-li to provést, na kartě "Zobrazit" v aplikaci Excel musíte klepnout na tlačítko "Pin areas".

Stejně tak tabulka "Kupující".

Zajistěte pohodlné a částečně automatizované skladový účetní program Bez poplatku si můžete vytvořit v něm pomocný seznam míst dovolených zboží. Je pravda, že bude požadováno pouze v případě, že společnost má několik odbytišť (sklady). Co se týče organizací, které mají jeden bod vydávání, nemá smysl vytvořit takový adresář pro ně.

Vlastní program "Warehouse": vytvoření listu "Parish"

Nejprve musíme vytvořit tabulku nomenklatury. Jeho nadpisy by měly vypadat jako "název produktu", "třídit", "měrnou jednotku", "charakteristický", "komentář".

Pak:

• Zvolíme rozsah této tabulky.
• Do pole "Název", umístěného přímo nad buňkou s názvem "A", zadejte slovo "Table1".
• Totéž se provádí s příslušným rozsahem na stránce "Dodavatelé". To je označeno "Tabulkou 2".
• Stanovení příjmových a výdajových transakcí se provádí na dvou samostatných listech. Pomohou udržet inventář v aplikaci Excel.

Tabulka "Příjezd" by měla vypadat jako obrázek níže.

Automatizace účetnictví

Skladové účetnictví v aplikaci Excel může být výhodnější, pokud si uživatel může vybrat ze seznamu dodavatelů, název zboží a účetní místo.

V tomto případě:

• jednotka měření a kód prodejce musí být automaticky zobrazeny v tabulce bez zapojení obsluhy;
• číslo faktury, datum, cena a množství jsou zadány ručně;
• program "Warehouse" (Excel) vypočítá náklady automaticky díky matematickým vzorcům.

Chcete-li to provést, všechny adresáře je třeba formátovat ve formě tabulky a pro sloupec "Název" vytvořit rozevírací seznam. Postupujte takto:

• vyberte sloupec (kromě čepice);
• vyhledejte kartu "Data";
• klikněte na ikonu "Zkontrolovat data";
• v poli "Typ dat" hledáme "Seznam";
• v poli "Zdroj" specifikujeme funkci "= INDIRECT (" nomenklatura! $ A $ 4: $ A $ 8 ")".
• zaškrtněte políčko vedle položky "Ignorovat prázdné buňky" a "Seznam platných hodnot".

Pokud je vše správně provedeno, při vyplňování prvního sloupce můžete jednoduše vybrat název produktu ze seznamu. Ve sloupci "Jednotka. změna "se zobrazí odpovídající hodnota.

Stejným způsobem se vytvoří automatické dokončování pro sloupce "Kód" a "Prodejce", stejně jako rozbalovací seznam.

Chcete-li vyplnit sloupec "Náklady", použijte vzorec násobení. Mělo by to vypadat jako "= = cena * množství".

Rovněž je třeba vytvořit rozevírací seznam nazvaný "Body účtování", v němž bude uvedeno, kam byly zboží odeslány. To se děje přesně stejným způsobem jako v předchozích případech.

"Podrobný list"

Nyní, když jste téměř vytvořili užitečný nástroj, který umožňuje vaší společnosti udržovat inventář v aplikaci Excel zdarma, zůstává pouze naučit náš program správně zobrazovat zprávu.

Za tímto účelem začneme pracovat s odpovídající tabulkou a na začátku časového období vynášíme nuly, protože budeme pouze uchovávat záznamy o inventáři. Pokud byl proveden dříve, pak v tomto sloupci by měly být zobrazeny zbytky. V tomto případě musí být měřicí jednotky a názvy zboží převzaty z nomenklatury.

Pro usnadnění správy zásob umožňuje program volně vyplňovat sloupce "Odeslání" a "Příjem" pomocí funkce SHRNUTÍ.

Zbytek zboží ve skladu považujeme za použití matematických operátorů.

Zde je program "Warehouse". Časem můžete nezávisle provádět úpravy, aby účetnictví zboží (vaše produkty) co nejvíce vyhovovalo.