Technologie správy informací: typy, vlastnosti a účel

Moderní svět se mění bezprecedentně. Nové metody a přístupy zde a tam vznikají. Jsou založeny jak na dříve neznámé technologii, tak na mechanismech sociálních interakcí. Nebo jejich kombinace, jejichž příkladem jsou technologie správy informací.

Obecné informace

Zpočátku se podívejme na cíle. Technologie správy informací jsou vytvořeny tak, aby vyhovovaly potřebám dat všech zaměstnanců firmy, bez výjimky, kteří se podílejí na rozhodování. Zvláště dobré je skutečnost, že může být použita na jakékoliv úrovni. Použijte informační technologie v podnikovém nebo organizačním systému umožňuje strukturovat úkoly, které je třeba vyřešit, a zvýšit celkovou efektivitu práce. Jsou ideální pro splnění datových potřeb zaměstnanců různých oddělení a mohou být použity na všech úrovních řízení firmy. Dostupné informace poskytují informace o minulosti a současném stavu věcí a také vám umožní vytvářet předpovědi pro budoucnost. Data jsou prezentována ve formě zvláštních nebo pravidelných odpovědí. Chcete-li činit úspěšná rozhodnutí, musí mít agregovanou formu, která vám umožní vidět trend jejich změny, příčiny odchylek, ke kterým dochází, a možná řešení. Prioritou je řešení těchto problémů:

1. Hodnocení plánů stavu řízení objektu.
2. Zvážení odchylek od požadovaného stavu.
3. Zjistěte příčiny vzniklých problémů.
4. Analýza dostupných řešení / akcí.

O oznamování

Využití informačních technologií v řízení vám umožňuje získat informace o výsledcích činností, stejně jako o aktuální situaci. Jsou prezentovány v této podobě:

1. Pravidelné zprávy. Vytvořeny podle stanoveného harmonogramu, který určuje dobu jejich vytvoření, stejně jako zadané údaje. Například můžete poskytnout informace o měsíčním prodeji společnosti.
2. Zvláštní zprávy. Vznikl na žádost oprávněných osob (například ředitele) nebo v případech, kdy došlo k neočekávané události ve společnosti.

Mohou mít formu srovnávacích, shrnujících a mimořádných zpráv. Jejich rozdíl je následující:

1. Srovnávací zprávy. Obsahují data, která jsou získána z různých zdrojů nebo jsou klasifikována podle nesouvisejících charakteristik. Používá se, jak můžete odhadnout z názvu, pro srovnání.
2. Shrnutí zpráv. Obsahují údaje, které se kombinují do konkrétních skupin. Zpravidla jsou seřazeny a umožňují znát průběžné a konečné výsledky.
3. Hlášení o mimořádných událostech. Obsahují údaje výjimečné povahy.

Kdy je hlášení nejúčinnější? Nejlepší výsledek byl zaznamenán při implementaci řízení odchylek. Tento přístup znamená soustředit se na všechny rozdíly v ekonomické aktivitě podniku z předem stanovených norem.

Jak je postavena?

Důležitou roli hrají hlavní součásti, z nichž se tvoří základní technologie správy informací. Obecně jsou tyto:

1. Vstupní informace. Pochází z různých systémů, které tvoří operační úroveň.
2. Databáze. Zde jsou přenášeny vstupní informace. Je strukturován a připraven k použití
3. Obsah databáze prostřednictvím nezbytného softwaru je převeden do potřebných zpráv, které jsou zasílány zodpovědným odborníkům zapojeným do rozhodování v rámci organizace. Pro jejich označení se používá termín "výstupní informace".

V rámci daného tématu jsou nejzajímavější databáze. Z čeho se tvoří? Hlavní komponenty jsou:

1. Údaje, které se hromadí v důsledku vyhodnocení operací prováděných organizací.
2. Plány, standardy, rozpočty a další normativní dokumenty, kterými je indikován plánovaný stav řízeného objektu (organizace nebo její samostatné členění).

Prostřednictvím těchto základních komponent se provádí automatizace kanceláří. Rozvoj informačních technologií umožňuje vytvářet stále více dokonalých a nejlepších postupů, které přinášejí efektivitu na novou úroveň. Příkladem je účetnictví. Co ještě před dvaceti lety vyžadovalo práci pěti nebo šesti osob, je nyní provedeno jedním. To bylo možné díky automatickému výkonu řady operací. V mnoha případech je osoba potřebná pouze k zadávání dat. Díky tomu umožnily moderní informační technologie výrazné zjednodušení pracovních procesů. Ale jak to vypadá v praxi?

O automatizaci

Vývoj informačních technologií ovlivnil pracovní postup, řízení, kontrolu, zadávání, vyhledávání a aktualizaci informací, vytváření zpráv, plánování, výměnu dat mezi různými odděleními, strukturálními divizemi a dokonce i celým podnikům. Jako příklad můžeme uvést řadu standardních postupů, které jsou v moderním podniku obtížně prezentovány bez automatizace:

1. Zpracování příchozích / odchozích informací (čtení a příprava odpovědí na dopisy, psaní oběžníků, zpráv a další dokumentace, práce s výkresy a diagramy).
2. Shromažďování s následnou analýzou dat (výsledky činností na určitou dobu různých jednotek, přidělení něčeho pro specifická výběrová kritéria).
3. Uchovávání všech potřebných informací, poskytování rychlého přístupu k němu a nástroje pro nalezení správných dat.

K dosažení těchto cílů je třeba splnit řadu podmínek:

1. Je nezbytné koordinovat práci mezi umělci.
2. Pokud je to možné, měl by být workflow efektivní.
3. Poskytněte nástroje pro interakci s jednotkami uvnitř organizace (nebo s různými strukturami ve sdružení).

Moderní informační technologie přitahují příležitost podporovat interní komunikaci a komunikovat s okolním světem. Současně má zásadní význam otázka organizace a podpory procesů na bázi počítačové sítě. Kromě toho mohou být k přenosu a zpracování informací (například telefonů) použity jiné moderní prostředky.

O nás

Počítačové a informační technologie v managementu hrají významnou roli v životě manažerů, odborníků, sekretářů a klerikálních zaměstnanců. Mluvíme-li o jejich použití, je třeba si uvědomit jejich přitažlivost v případě potřeby rychle vyřešit něco ve skupině. Rychlost a správnost výběru však závisí na ekonomické prosperitě. Je to jedna věc, když musíte přijmout rozhodnutí, aniž byste měli příležitost poradit se s odbornými specialisty a znalými lidmi a zcela jiným, když jim od nich získáte veškerou možnou pomoc. Základní roli hraje software. V současné době se využívá několik desítek různých řešení od účetních až po účetní až po vývoj pro řízení celé organizační struktury. Celý komplex softwaru a hardwaru zaměřený na provádění popsaných úloh se nazývá elektronická kancelář. Co to zahrnuje? Co se týče hardwaru, je to:

1. Jeden (několik) elektronických počítačů, které jsou případně propojeny do sítě.
2. Tiskové prostředky.
3. Modem (v případě potřeby pro připojení k globální síti nebo geograficky vzdálenému počítači).
4. Prostředky kopírování dokumentů.
5. Skenery.
6. Streamery.
7. Projekční zařízení.

Ze softwarových produktů je třeba zmínit:

• textový editor;
• tabulka;
• systém správy databází;
• program pro analýzu;
• grafický editor;
• prezentační program;
• zařízení faxového modemu;
• překladový program.

To vše může jít buď jednotlivě, nebo v integrovaném balíčku. Pokud jde o druhou, promluvme si podrobněji.

O integrovaném balíčku

Proč jen o něm? Faktem je, že existuje spousta individuálních programů. Proto mají dostatečné a zobecňující slova a jednoduchý výpis. Díky integrovaným balíčkům jsou věci mnohem zajímavější. Záležitost spočívá v tom, že zahrnují interakční softwarové produkty. Pokud budeme hovořit o používání informačních technologií, je třeba nejprve zvážit textového procesoru, tabulkového procesoru a databázový systém. Ale hlavním rysem programů, které jsou zahrnuty v jednom balíčku je, že mají společné uživatelské rozhraní, které umožňuje uplatňovat stejné / podobné techniky pro práci s různými produkty. Interakce je na úrovni dokumentu. To znamená, že pokud jsme vytvořili soubor v jedné aplikaci, pak jej lze vložit do dalšího souboru ze stejného balíčku, v případě potřeby se změní. Jednotnost rozhraní vám umožňuje snížit výdaje na školení lidí. Další výhodou integrovaných balíčků je, že celý soubor stojí podstatně méně než nákup programů zvlášť. Příkladem je poměrně dobře známá "Microsoft Office". Pokud mluvíme o informačních technologiích ve veřejné správě, pak je tento balíček všude. Pro většinu je však omezen na textový editor a nástroj pro práci s tabulkami. Ale to není všechno jeho použití. Koneckonců nabízí významný nástroj pro správu projektů, databází, prezentací a mnoho dalšího.

O databázích

Využívají se k soustředění údajů o všech nezbytných procesech a podsystémech organizace a také poskytují technologii pro jejich zpracování na operační úrovni. Informace mohou pocházet jak z interních, tak z externích zdrojů. V tomto případě by odborníci měli být schopni provádět základní technologické operace pro práci s daty. Podívejme se na malý příklad. Předpokládejme, že máme databázi, v níž jsou získávány informace o denním prodeji, které jsou převedeny obchodními zástupci společnosti na server, nebo že informace o týdenních dodávkách surovin jsou shromažďovány od nás. Nezáleží na tom. Jako další možnost - prostřednictvím e-mailu obdržíme údaje o směnném kurzu, cenových papírech - co se vám líbí. Po zadání informací do databáze se přenesou do počítačových aplikací. Může to být text nebo tabulkový proces nebo jakýkoli jiný program, se kterým se pracuje. Převod lze spustit ručně nebo nastavit do automatického režimu. Získané informace se používají pro zpracování, analýzu, přenos, ukládání nebo replikaci. Vše závisí na sledovaných cílech.

Co jiného je tam?

Informační technologie v řízení podniku nejsou vyčerpány jedinou databází. Kromě toho používají:

1. E-mail.
2. Audio mail.
3. Telekonference. Použití počítačů.
4. Elektronický kalendář.
5. Audio a videokonference.
6. Text videa.
7. Faxová komunikace.
8. Ukládání dokumentů.

Začněme e-mailem. Tento nástroj je založen na síťovém použití počítačů. Poskytuje možnost odesílání, přijímání a ukládání zpráv. Ale zde existuje pouze jednosměrná komunikace. Abyste to zviditelnili, musíte opakovaně přijímat a odesílat zprávy. Tento nástroj může v závislosti na funkcí v něm obsažených nabídnout různé možnosti. Jeden e-mailový klient tedy může posílat textové, zvukové a obrazové soubory a další - pouze slova. Při používání elektronické pošty můžete vytvořit vlastní nebo využít nabídky zvláštních organizací. V každém případě to vyžaduje peníze. Další informační technologie je audiová pošta. Používá se pro hlasové zprávy. Jako příklad můžete použít princip záznamníku, který zaznamenává vše, co volající říká. Ale v tomto případě se telefon používá hlavně, protože je ideálním zařízením pro konverzi zvukových signálů na digitální kód. Kromě toho může tento proces provádět v opačném směru. Časté případy a používání počítačů pro tyto účely. Můžete také použít zvukovou poštu pro řešení skupinových problémů. Jako příklad můžeme citovat případ, kdy je seznam osob označen, že by tuto zprávu měli obdržet. A systém je přenese k němu. Hlavní výhodou oproti první možnosti je, že nepotřebujete používat klávesnici.

Elektronický kalendář a konference

To je z velké části podceňovaný nástroj, který značně usnadňuje řízení personálu. Nejprve si promluvme o elektronickém kalendáři. Jedná se o pohodlný nástroj, který umožňuje ukládat a manipulovat pracovní plán zaměstnanců organizací. Personální řízení je značně usnadněno, protože pověřená osoba může jmenovat lidi za směny, nastavit čas pro setkání nebo jiné události. A zároveň zaměstnanci nemusí nutně jít někam a někoho požádat. Stačí stačit k elektronickému kalendáři. Je třeba poznamenat, že existuje mnoho takových nástrojů, z nichž mnohé se mohou pochlubit značnou funkčností. Takže v automatickém režimu může být čas koordinován s již zavedeným rozvrhem a mnoha dalšími věcmi.

Nyní mluvme o konferencích. Celkem se rozlišují tři typy. Obecně se nazývají "telekonference". I když je v praxi rozdělení významnější. Přidělte počítačové, audio a video konference. Každá z nich má své vlastní zvláštnosti. Mimochodem, stalo se tak, že když mluvíme o telekonferencích, obvykle to znamená práci s počítačem. Budeme to považovat za první. Počítačové konference zahrnují použití sítě elektronických počítačů pro výměnu informací mezi členy skupiny, kteří se podílejí na řešení konkrétního problému. Samozřejmě, že kruh lidí, kteří je mohou být přitahováni, je spíše omezený. Ačkoli účastníci jsou stále více než s audio a videokonference. Při práci s počítačem může být počet lidí desítky, stovky, a pokud kapacita dovolí, dokonce tisíce lidí.

Audio a videokonference

Jedná se o důležité informační technologie v oblasti řízení. Proč? Vezměte například zvukové konference. Umožňují vytvářet komunikaci mezi územně odstraněnými členy organizace nebo samostatnými pracovníky. Jako příklad implementace je možné přenést konverzace několika účastníků do jedné relace spojení pomocí telefonu. V tomto případě lze použít jak dostupné (vložené) komponenty, tak další zařízení. Základní výhodou této metody komunikace je absence požadavku na značnou část technologií. Obvykle stačí mít pouze moderní telefon. Tímto způsobem je rozhodovací proces značně usnadněn. Je to pohodlné a mnohem levnější. Videokonference se používá ke stejným účelům. Ale v tomto případě se používá určité zařízení. Ačkoli přítomnost počítače stále není nutná. V tomto případě účastníci konference, kteří zůstávají na významné vzdálenosti, mohou vidět své partnery na televizní obrazovce av závislosti na funkčnosti sami. Společně s obrazem se přenáší a zvuk. Pomocí těchto nástrojů můžete ušetřit cestovní a dopravní náklady, čas a také přilákat maximální počet potřebných pracovníků k vyřešení určitých problémů.

Video text, ukládání dokumentů a faxová komunikace

Některé informační technologie v oblasti ekonomiky a managementu již ztrácejí své pozice a často (ne) se uvádějí jako morálně zastaralé možnosti. K tomu je možné nést faxové spojení. Přesto je však třeba vzít v úvahu. Vezměme všechno v pořádku. Nejdříve promluvme o videu. Tato technologie je založena na použití počítače, pomocí něhož vytváří a zobrazuje grafické a textové informace. V takovém případě jednají třemi způsoby: samostatně vytvářet soubory, uzavírat smlouvy se specializovanými organizacemi pro vývoj, přístup k již vytvořeným dokumentům. Nejoblíbenějším přístupem je výměna katalogů a cenových značek. Dalším slibným směrem je uložení dokumentů. Co to je? V posledních několika stoletích dochází k tendenci zvyšovat tok dokumentů. A budete muset ukládat více a více. A nejen text, ale také grafický, video a zvuk a řada dalších. Někdy může počet dokumentů dosáhnout takové úrovně, že úložiště způsobuje značné problémy. Z tohoto důvodu je široce rozšířená praxe digitalizace a ukládání do oblaku nebo na určité fyzické médium na území organizace. V případě potřeby je lze snadno extrahovat, zpracovávat, měnit, zobrazovat a / nebo tisknout. Zároveň je zapotřebí velmi málo místa k ukládání dat. Na jednom optickém disku se snadno vejde asi 200 000 textových stránek! To je zvláště důležité, pokud někdo hledá informační technologie pro řízení projektů. Koneckonců, ukládání dokumentů je obvykle doprovázeno pohodlností koordinace jejich použití. A nakonec - faksimile. Co to je? Toto připojení je založeno na použití faxových přístrojů, které vám umožní rychle odesílat dokumenty členům skupiny. Mohou číst dokumenty na jednom konci komunikačního kanálu a přehrávat je na druhé straně.

Závěr

Zde jsou stručně a považovány za informační technologie. Je třeba poznamenat, že velikost článku zjevně nestačí k tomu, aby zvážily všechny pracovní okamžiky a jejich proniknutí do našich životů. Dalo by se věnovat pozornost a informovat o informačních technologiích v městské správě. Čtenář věděl, že je nyní možné komunikovat s ubytovacími a komunálními službami v mnoha městech prostřednictvím služby online? Pokud něco neuspokojuje nebo nezbavuje jejich znalostí, pak stačí napsat příslušné struktury a poslat odborníka (elektrikáře, instalatéra), aby tento problém vyřešil. Souhlasíte, je to pohodlné. Současně pronikají do všech sfér života a jedna bytová a komunální služba není omezena. Informační technologie v řízení vzdělávání, lékařství a dalších veřejných služeb, které jsou pro nás nezbytné, umožňují cítit se pohodlněji. Podívejme se na příklad? Dotýkejme se oblasti vzdělávání. V posledních letech se objevily elektronické časopisy, kde jsou studenti a studenti zařazováni. Rozvrh hodin a párů je uveden na internetu. V každodenním životě zůstává méně a méně papíru a vliv informačních technologií je stále silnější.