Ganttův diagram je tvým asistentem při plánování. Co je graf Ganttů a jak je sestavit?

Graf Gantt (Gantt

Co to je?

Ganttův diagram je určen k ilustraci různých fází práce v oblasti malého a středního podnikání. Vizuálně představuje jednoduchou sadu pásů sestávající ze dvou hlavních os: případů a času. Každou časovou mezeru je přiřazen určitý úkol, který musí být proveden.

Ve schématu může vedle hlavních bloků existovat zvláštní další sloupec ukazující procento provedené práce. Zvláštní mezníky - milníky - slouží k vyzdvižení dvou nebo více úkolů a prokázání postupnosti jejich provádění.

Ganttův diagram je jakýmsi standardem v oblasti projektového řízení, protože s jeho pomocí je možné zobrazit strukturu realizace všech fází projektu vizuálně.

Co je graf Ganttů?

Vzhledem k tomu, že většina lidí je vizuální, graf umožňuje vyřešit jeden z hlavních úkolů a ukázat personál o tom, co by mělo fungovat, jaké prostředky jsou použity v procesu, a rychlost, s jakou k provedení určitých úkolů. Všechny informace jsou předkládány ve formě komprimované, bez použití matoucí tabulky a obrovského množství textu. Současně je podstata jasná a jasná všem, bez výjimky, účastníkům projektu.

Použití schématu značně zjednodušuje řízení projektů malých měřítek a umožňuje vždy udržovat kontrolu nad zaměstnanci.

Historie vzhledu prvního grafu

První formát diagramu byl vyvinut a testován Henrym L. Gantem na počátku dvacátého století. Vědec byl najat, aby řídil stavbu lodí pro použití v první světové válce. Zvláštní harmonogram mu umožnil koordinovat práci několika inženýrů a dohlížet na plnění úkolů v daném čase. Gant začal přímo se seznamem všech požadovaných úkolů a jejich plánování v souladu s dostupnými zdroji.

Důležitou etapou bylo prokázání závislosti některých úkolů na ostatních. Kromě toho, Gant vyčleněny pro jednotlivé časové období, během kterého musel absolvovat určitý druh činnosti, poukázal na to, kdo a co bude dosaženo s ohledem na stanovené doby pro projekt.

Konstrukce grafu Ganttů se provádí pomocí vertikální osy představující různé úlohy, stejně jako horizontální osa reprezentující čas.

Ganttův graf v moderním světě

Toto způsob plánování v dnešní době neztrácí význam, protože umožňuje grafické znázornění výrobního plánu, zjednodušuje monitorování pokroku při provádění úkolů. Graf Ganttů se stal tak silným analytickým nástrojem, který za téměř 100 let neprošel žádnými změnami. Pouze v devadesátých letech minulého století bylo s cílem podrobnějšího popisu vzájemných vztahů zavádět komunikační linky mezi různými úkoly:

• "Dokončit start" - akce B nemůže začít před koncem akce A;
• "Start-finish" - akce B nemůže začít, dokud akce A nezačne;
• "Start-start" - akce B nezačne dříve než akce A;
• "Povrchová úprava" - akce B by neměla skončit před akcím A.

Existují skutečnosti, že Ganttův diagram byl použit pro konstrukci takových obřích inženýrských struktur Hoover Dam (Las Vegas, 1939) a systém Eisenhower-Highway (který spojuje většinu velkých amerických měst).

Instrukce: jak vytvořit graf Ganttů v 5 krocích?

Dále se podíváme na pravidla pro vytváření grafu Ganttů a snažíme se je vytvořit sami v tabulce Microsoft Excel.

Krok 1. Sběr dat

Abychom mohli vytvořit graf, potřebujeme následující údaje:

• souřadnice všech datových sad (kde by měl každý sloupec začít);
• název každé fáze;
• trvání každé fáze.

Pro usnadnění je okamžitě zadejte do příslušných polí v tabulce. Poté, co jsme zadali všechny požadované informace, můžeme pokračovat v vytváření samotného diagramu.

Důležité: ujistěte se, že jsou všechny datové formáty správně zadány: konkrétně se jedná o data.

Krok 2. Formování rozvržení

Takže známe účel plánování a klíčových dat, na základě kterých budeme sestavit plán. Nyní v okně stolního procesoru musíme přejít na sekci "Insert -> Chart" a pak kliknout na položku "Line". Nepotřebujeme obyčejné, ale s akumulací, protože pouze v ní je poskytnuta druhá sada dat, která v našem případě bude hlavní.

Krok 3. Vymažte všechen přebytek

Za tímto účelem poskytuje program speciální nástroje. Na diagramu, který se zobrazí na obrazovce, musíte kurzor myši na modrém panelu klikněte na něj pravým tlačítkem a v zobrazené nabídce vyberte možnost "Formát datových řad". Objeví se okno, ve kterém musíme přejít na položku "Vyplnit" a zvolit "Bez vyplnění". Poté bude schéma vypadat takto:

Krok 4. Dokončení

Vzhledem k tomu, že ve výchozím nastavení jsou všechna data v našem grafu v pořadí od dolní části nahoru, budeme muset trochu upravit. Chcete-li to provést, klikneme pravým tlačítkem myši na ose kategorií (dále jen jedna poblíž místa, kde vidíme seznam pracovních míst), přejít do okna „Format Axis“. Okamžitě otevřeme kartu, kterou potřebujeme - "Parametry osy". Zaškrtněte políčko vedle kategorie "Zrušit objednávku". Ve skutečnosti je Ganttův graf již připraven, tam je jen pár užitečných trivia.

Krok 5. Formátování

Takže pokračujeme v práci na rozvrhu. Jak můžete vidět, ještě nevypadá tak dobře, a teď ji opravíme pomocí samotného stolního procesoru:

1. Protáhněte graf na požadovanou velikost pomocí šipky v pravém horním rohu.
2. Vyberte všechna data v tabulce, klikněte pravým tlačítkem myši na oblast výběru a přejděte na položku "Formát buňky -> číslo". Tato část popisuje hlavní číselné formáty, s nimiž pracujeme. Aby se nápisy neleskly, doporučujeme zvolit kratší verzi záznamu. Pak znovu klikněte pravým tlačítkem na osu s daty v diagramu, vyberte "Formát osy -> Číslo" a zaškrtněte políčko "Odkaz na zdroj".
3. Vyberte legendu (poznámku "Datum" a "Délka" vpravo) a stiskněte klávesu Smazat.
4. Otevřete „Formát Axis -> Nastavení“ a nastavte minimální a maximální hodnoty (jsme si stanovili 15.prosince, jak to je pondělí a 3. ledna). Zde můžeme nastavit cenu hlavních divizí (užitečné v případech, kdy je například práce na projektu bude trvat několik týdnů nebo měsíců). V našem případě je výhodnější ponechat výchozí hodnotu (2.0).

Několik dalších experimentů s formátováním - a to je to, co krásu máme jako výsledek. Před vámi - hotový diagram Ganttu. Samozřejmě, příklad, který jsme dali, je velmi jednoduchý - ale stačí pochopit podstatu této metody plánování a prokázání procesu plnění určitých úkolů.

Další programy pro tvorbu grafiky

Samozřejmě existuje mnoho dalších, pokročilejších programů, které usnadňují řízení projektů. Ganttův diagram jakékoliv složitosti lze snadno vytvořit pomocí aplikací, jako jsou:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project a mnoho dalších.

Kromě toho existuje celá řada on-line služeb, které poskytují svým uživatelům možnost plánovat nejen své záležitosti, ale také dostávají pravidelné zprávy o aktuálním stavu e-mailové oznámení o úkolech. Nicméně, nikdo nemůže popřít skutečnost, že důvěrnost dat uložených v síti je v ohrožení, a stacionární software nainstalován přímo na počítači uživatele, jako pravidlo, má mnohem širší funkčnost a spolehlivý provoz.

Výhody a nevýhody metody

Konečně je vhodné podrobně zvážit hlavní výhody a nevýhody popsané metody plánování a řízení.

Hlavní výhodou je nepochybně grafická prezentace materiálu. Obecně platí, že pro obchodníky je vhodné pracovat s grafy Gantt - mají rádi možnost jasně identifikovat a určit etapy práce na projektu. Díky prezentaci úkolů ve formě různých barevných pásem mohou všichni členové týmu doslova stanovit své úkoly.

Je také třeba poznamenat, že grafy Ganttů jsou vynikajícím prezentačním nástrojem, který dokáže prokázat klíčové priority projektu. To znamená, že jakmile rozhodovací činitele přidělí a přidělí každý z dostupných zdrojů, tým se o tom okamžitě dozví a podle dalších pokynů. Tato funkce grafu Ganttů je mimořádně užitečná pro vrcholové manažery - díky tomu je mnohem jednodušší připravit detailní a rozsáhlou zprávu o stavu realizace různých projektů.

Přesto, jako každá jiná metoda plánování, graf Ganttů má své nevýhody. Jednou z nich je závislost úkolů. Docela často v procesu prezentace projektů manažery potřebují ukázat, které z těchto úkolů jsou navzájem propojené. Ale bohužel samotný formát grafu to neumožňuje. Obejít toto omezení, manažeři uchýlili k triků: například, je přidán do rozvrhu speciálních vertikálních čar, které ukazují klíčové závislostí. Jedná se však pouze o dočasné řešení, které není schopno plně předávat informace.

Další nevýhodou grafů Ganttů je jejich nepružnost. V dnešní době nejsou projekty statické - neustále procházejí některými změnami, posuny, které nelze v diagramu brát v úvahu. Před zahájením výstavby plánu musí správci počítat vše do nejmenších detailů, protože při nejmenší změně skóre je třeba celý diagram znovu překreslit. A to nemluvím o tom, že chybí také možnost ilustrovat několik různých způsobů plánování najednou.

Bez ohledu na to, proč je třeba Ganttova diagramu, program (i ty „advanced“) nebude schopen zobrazit hodnoty a zdrojů spotřeby určitých prací, jejich podstatu. Proto je pro extrémně rozsáhlé projekty používán velmi zřídka.

Nicméně je nesporné, že v praxi projektového řízení, tato metoda je velmi rozšířená - více než sto lidí používá měli možnost ověřit si svůj výkon a vysokou účinnost.