Řízení projektu je to co? Výhody a nevýhody

Projektový management je nedílnou součástí moderního systému řízení v Rusku. Mnoho domácích i zahraničních firem využívá řízení projektů ke zlepšení kvality produktů a služeb, ke snížení nákladů, zvýšení zisku. Co je projektový management a jaké jsou jeho hlavní výhody?

Co je to projekt?

Pojem "projekt" lze interpretovat zcela odlišnými způsoby. První možnost zahrnuje definice projektu jako soubor dokumentace, na které je možné postavit budovu nebo strukturu. Tento článek bude diskutovat o druhém významu slova "projekt".

Existuje mnoho definic projektů, přestože se všichni shodují na jedné věci: projekt je myšlenka, která předpokládá splnění konkrétního významného úkolu v omezeném časovém období. V tomto případě je hlavní charakteristiky projektu:

• Jedinečnost (projekt je to, co je vytvořeno poprvé).
• Časové omezení (projekt vždy určuje časový rámec pro jeho implementaci).
• Účelnost (projekt se vždy provádí k řešení konkrétních problémů, vyjádřených zpravidla v kvantitativních měrných jednotkách).

Pokud jsou splněny všechny tři podmínky, může být soubor akcí nazýván jako projekt.

Programové a projektové portfolia

Projekty jsou často spojeny do programů a portfolií. Současně se programy nazývají soubor projektů, které jsou spojeny společným cílem. Například program ke zlepšení kvality vzdělávání obyvatel může zahrnovat projekty na zvýšení platů učitelů o 20%, výstavbu 15 nových škol, vydávání 26 nových učebnic o základních tématech.

Projektové portfolio kombinuje projekty financované z jediného zdroje bez ohledu na jejich úkoly. To znamená, že portfolio N mohou zahrnovat projekty pro charitu, pro výstavbu nové firemní kanceláře, aby oslavili výročí ředitelů a zvýšení ročního obratu o 10%.

Projekty v portfoliích a programech by měly mít také tři hlavní charakteristiky popsané výše.

Základní principy řízení projektů

Vzhledem k dynamicky se rozvíjejícímu trhu technologií určených k usnadnění procesu řízení je obtížné pojmenovat specifické metody, které zcela popisují řízení projektu.

Řízení projektu zahrnuje mnoho přístupů a nástrojů a je založeno na následujících základních principech:

• Orientace na výsledek. Tento princip je určen významem pojmu "projekt". Projektový management není jen řízení kvality, je to účelný soubor vzájemně provázaných činností.
• Princip "projektového trojúhelníku". Při řízení projektu je třeba řídit vzájemnou provázaností mezi: načasováním, rozpočtem, kvalitou projektu. Změna jednoho z faktorů vede ke změně ostatních, což z nich činí strany trojúhelníku.
• Účtování životního cyklu projektu. Životní cyklus projektu začíná vytvořením samotné myšlenky vytvoření projektu a končí, když vyprší časová lhůta stanovená v projektu. Životní cyklus projektu zpravidla končí na začátku životního cyklu produktu vytvořeného v důsledku projektu.
• Procesní přístup k řízení. Tento princip zahrnuje hodnocení projektu jako soubor procesů, které jsou vzájemně propojené a kompletní s průběžnými výsledky ve formě polotovarů nebo důležitých dokumentů. Tento přístup umožňuje monitorovat realizaci projektu bez tzv. "Nevidomých zón".

Metody stimulace účastníků projektu

Stimulace účastníků projektu je obvykle věnována zvláštní pozornost při výběru projektového řízení pro konkrétní úkoly. Projektové řízení obvykle zahrnuje hmotné a nehmotné motivační mechanismy.

Materiální pobídky zahrnují bonusy, pokuty, příplatky za včasné dokončení dílčích úkolů.

Nehmotné metody motivace zahrnují gramotnost a disciplinární dary ve formě kompenzačních odkladů, stejně jako rozmístění soutěže mezi účastníky projektu v soutěži.

Hlavní etapy řízení projektu

Řízení projektu probíhá ve fázích životního cyklu projektu a ve fázích složitosti řízení. Vztah mezi fázemi a fázemi je uveden v následující tabulce.

Oblasti projektového řízení zahrnují finanční, personální a strukturální oblasti organizace.

Oblasti použití projektového řízení

Struktura řízení projektu zahrnuje rozdělení všech děl organizace do projektů, které jsou časově omezené a cílové. Současně vzniká tým každého projektu a tým projektových manažerů, kteří hlásí hlavu o vývoji svého projektu.

V tomto ohledu je řízení projektů zpravidla využíváno v organizacích různých průmyslových odvětví a velikostí, a to s širokou škálou současně provedených objednávek. V malých firmách se však řízení projektů řídí specifickými úkoly zaměřenými na modernizaci výroby nebo například zavedení nového produktu.

Projektový management ve stavebnictví

Ve stavebnictví je obzvláště důležité uplatňování metodiky řízení projektů. Společnosti zabývající se funkcí zákazníka nebo dodavatele, řízení projektů využívá přirozenou dělbu práce na projektech (principiálních produktu, to znamená, že výstavba každé budovy - samostatný projekt) a nejvyšší řídící struktura nevyžaduje prakticky žádnou závažnou rekonstrukcí.

Řízení projektové organizace se také často provádí na projektovém základě a úspěšně využívá již vytvořené týmy projektantů jako projektový tým.

Řízení projektů ve státních strukturách

Řízení projektů ve vládě je zcela novým trendem moderny. Metoda řízení cílů programu, která se vyvíjela od sovětského období, nyní získala podobu řízení projektů v celé zemi. Nyní, při řešení strategicky důležitých úkolů pro stát, se používají programy, které zahrnují jednotlivé projekty s cílovými ukazateli a termíny pro realizaci. Ovšem samotná metodika řízení těchto programů je stále zdaleka ideální a vyžaduje modernizaci a obnovu.

Zkušenosti s implementací projektového řízení v regionu Belgorod

Projekt veřejné správy se osvědčil po celém světě. V Rusku existují zkušenosti s používáním této technologie v regionu Belgorod.

Tento rozsáhlý experiment se dotkl téměř všech aspektů státní správy v regionu Belgorod. Mezi hlavní prvky - řízení projektu vzdělávání, organizační a metodická podpora, inspekce v terénu, motivace, hodnocení způsobilosti zaměstnanců, odborných komisí přezkoumání projektů.

Projektový management regionu Belgorod nyní zahrnuje kolektivní orgány projektového řízení:

• Interdepartmentální komise, která řídí projektové aktivity.
• Odborné komise v průmyslu rozhodují o zahájení / ukončení projektů.
• Regionální projektová kancelář, která kontroluje dodržování metodiky projektového řízení.

Princip "jednoho okna"

Je to v rámci přechodu na projektové řízení Belgorod region již v roce 2010 přešel ke schválení investičních projektů prostřednictvím systému „jediného okna“, dobře známý nyní v Moskvě. Role tohoto okna právě splňuje jedna z nově zavedených služeb - regionální projektová kancelář. Právě přesně jeden měsíc od okamžiku, kdy se přihlásí do kanceláře projektu, obdrží podnikatelský subjekt na schválení dokument.

Automatizovaný informační systém "Řízení projektu"

Informace a technická podpora projektového řízení v regionu Belgorod probíhá prostřednictvím automatizovaného informačního systému (AIS) "Řízení projektů". Jedná se o webovou aplikaci, která nevyžaduje instalaci dalšího softwaru a provádí následující funkce pro projekty, portfolia a programy:

• Vedení registru (databáze).
• Plánování.
• Rozpočet.
• Monitorování implementace na regionální a komunální úrovni.
• Rozdělení autority a odpovědnosti týmu.
• Provádění změn obsahu.
• Systém upozornění na nadcházející a blížící se události pro projekty.
• Pracovní postup.
• Automatizované analytické reportování.
• Integrace s elektronickou vládou regionu Belgorod.

Výhody a nevýhody řízení projektu

Popisované zkušenosti s realizací projektového řízení v regionu Belgorod byly úspěšné. Účinek těchto změn byla vyjádřena především ve zvýšení rychlosti růstu hrubého regionálního produktu o 0,1% (více než 3 miliardy. Rublů), snížením doby strávené na koordinaci projektů (o 2 měsíce na projekt) a zvyšující se rychlosti vývoje investice v oblasti od 23 %. Nicméně, nejvíce důležitý výsledek - je vytvoření návrhu myšlení u zaměstnanců, kteří se aktivně snaží analyzovat a vyřešit problém, někdy i nekonvenční, inovativní způsoby.

Motivace a restrukturalizace řídící struktury přineslo pozitivní vliv nejen na státní službě, ale i pro firmy, vytvoření příznivého investičního klimatu a odstraňování překážek pro podnikání.

Obyvatelstvo regionu se nyní aktivně podílí na výběru a kontrole provádění důležitých strategických projektů. Pro lidi je řízení projektů příležitostí k využití služeb vysoké kvality a vysoké mobility.

Navzdory všem výhodám struktury řízení projektu existují také nevýhody tohoto přístupu.

Za prvé, přechodné období. Projektový tým potřebuje nějaký čas, aby spolupracoval a vykonával své funkce jako soudržný mechanismus.

Zadruhé, při provádění řízení projektů v podniku může být hledání správného projektového manažera zpožděno. K osobním a profesionálním kvalitám projektového manažera jsou velmi vysoké požadavky: komplexní kvalifikace, plné ponoření do projektu, zkušenosti s projektovým řízením požadovaných specifik.

Třetí nevýhodou řízení projektu lze považovat za potřebu rozdělit zdroje společnosti mezi projekty. V "chudých" firmách to nemusí být vůbec možné. Projektoví manažeři budou muset "bojovat" o financování a personálu, což je nepřijatelné v podmínkách úplné kontroly všech fází životního cyklu projektu.

Jedním z nejvýznamnějších nedostatků ve způsobu, jakým organizace řízení projektu je práce členů projektového týmu a vedoucím projektu po jeho skončení. Vkládání personálu, jak víte, nejdůležitější pravidlo úspěšného podnikání, a v případě projektových prací pravidelně mít „visí ve vzduchu“, skupina odborníků, která současně zbaveny konstantního zatížení.

Souhrnně můžeme konstatovat, že projektové řízení je nedílnou součástí moderního obchodního prostoru a studium jeho základů je prostě nezbytné pro kompetentní manažerské rozhodování jak na státní úrovni, tak v rámci jediného podnikání.