Excel tabulka shrnutí: jak vytvořit a pracovat? Práce s kontingenční tabulkou aplikace Excel

Mnoho úředních uživatelů často čelí řadě problémů při vytváření a úpravách kancelářských dokumentů. Často je to kvůli tomu, že firmy používají několik kancelářských programů, jejichž principy práce se mohou značně lišit. Zvláště mnoho potíží může vytvořit tabulku aplikace Excel.

Naštěstí relativně nedávno objevily MS Office na období 2010-2013, který zahrnuje nejen celou řadu aktualizací softwaru pro zpracování textových souborů, tabulek, databází a prezentací, ale také vám umožní pracovat s nimi současně více zaměstnanců v podnikovém prostředí je k nezaplacení.

Proč nové verze?

Chcete-li porozumět tomuto problému, musíte si představit všechny nejvýznamnější změny, ke kterým došlo v tomto kancelářském balíčku.

Stejně jako dříve je program Excel druhým nejoblíbenějším programem, který umožňuje nejen vytvářet jednoduché tabulky, ale dokonce vytvářet poměrně složité databáze. Stejně jako u jiných komponentů bylo k němu přidáno tlačítko "Office", na kterém můžete uložit dokument ve formátu, který potřebujete, změnit jej nebo specifikovat potřebná opatření k jeho ochraně. Modul zabezpečení dokumentu byl významně aktualizován.

Co se týče nejvýznamnějších změn v aplikaci Excel, je třeba poznamenat opravu mnoha chyb ve vzorcích, což je důvod, proč v minulých verzích poměrně často došlo k poměrně hrubým chybám ve výpočtech.

Je třeba říci, že nová verze balíčku není jen sada kancelářských programů, ale také výkonný nástroj vhodný pro řešení i velmi složitých úkolů. Jak jste pochopili, dnes budeme zvažovat Excel tabulku.

Co je to a proč?

Nejvýznamnější změnou v nových verzích "Office" je jejich zcela přepracované rozhraní, které se nazývalo tvůrci pásky (pásku). V kazetách je všech 1500 týmů pohodlně seskupováno do kategorií, takže je nemusíte hledat dlouho. Aby tyto parametry plně vyhovovaly, vývojáři přidali do aplikace Excel a vylepšily kontingenční tabulky.

Dnes budeme považovat Excel za "čajníky". Kontingenční tabulky jsou speciální nástroj, ve kterém jsou výsledky procesu vizuálně seskupeny. Jednoduše řečeno, s jejich pomocí můžete vidět, kolik různých produktů prodával každý prodejce za svou pracovní směnu. Kromě toho se používají v případech, kdy je to nutné:

• Připravte analytické výpočty pro psaní závěrečných zpráv.
• Každý ze svých indikátorů vypočtejte zvlášť.
• Vytvořte seskupování dat podle jejich typů.
• Proveďte filtrování a hloubkovou analýzu dat.

V tomto článku se podíváme na jednoduché způsoby, jak je vytvořit. Naučíte se, jak tabulka aplikace Excel pomáhá vytvářet a analyzovat časové řady, vytvářet a rozebírat podrobnější prognózy.

Vytvořte požadovaný dokument

Tak jak vytvořit kontingenční tabulku v aplikaci Excel? Nejprve musíme sestavit jednoduchý dokument, do kterého zadáváme údaje pro jejich následnou analýzu. Jeden sloupec musí mít jeden parametr. Vezměme si nejjednodušší příklad:

• Čas prodeje.
• Prodáno zboží.
• Náklady na všechny prodeje.

Takže mezi všemi parametry v každém konkrétním sloupci vzniká vazba: předpokládejme, že tenisky byly prodány v 9:00, přičemž zisk je n-rublů.

Formátování tabulky

Po přípravě veškeré původní informace, umístěte kurzor na první buňku prvního sloupce, přejděte na kartu „Insert“ a poté klikněte na tlačítko „souhrnné tabulce“. Okamžitě se objeví dialogové okno, ve kterém můžete provést následující operace:

• Pokud okamžitě kliknete na tlačítko "OK", tabulka aplikace Excel se okamžitě zobrazí na samostatném listu.
• Plně přizpůsobte závěr.

V druhém případě vývojáři nám umožňují určit rozsah buněk, do kterých budou zobrazeny požadované informace. Poté uživatel musí určit přesně, kde bude vytvořena nová tabulka: na existující tabulce nebo na nově vytvořené tabulce. Klepnutím na tlačítko OK se okamžitě uvidíte připravený stůl před vámi. Takto je vytvoření kontingenčních tabulek v aplikaci Excel téměř kompletní.

Na pravé straně listu jsou oblasti, ve kterých budete pracovat. Políčka lze přetáhnout do oddělených oblastí, po kterých se v tabulce zobrazí data z nich. Podle toho bude samotný kontingenční tabulka umístěna v levé části pracovního prostoru.

Držení a zároveň stiskněte levé tlačítko myši, dále jen „produkt“, posílá ji do „záhlaví“ a klikněte na tlačítko „Součet prodeje“ stejným způsobem dopředu v „hodnota“ (na levé straně listu). Tak můžete získat částku tržeb za celé analyzované období.

Tvorba a seskupování časových řad

Chcete-li analyzovat tržby za určité časové intervaly, musíte vkládat příslušné položky do tabulky. Chcete-li to provést, přejděte na list "Data" a vložte tři nové tyče bezprostředně po datu. Vyberte sloupec pomocí název produktu, potom klikněte na tlačítko "Vložit".

Je velmi důležité, aby všechny nově vytvořené sloupce byly uvnitř již existující tabulky s původními daty. V tomto případě není nutné znovu vytvořit kontingenční tabulky v aplikaci Excel. Jednoduše přidáte nová pole s požadovanými údaji.

Použité vzorce

Například nově vytvořené sloupce lze nazvat "Rok", "Měsíc", "Měsíce-Roky". Abychom získali data, která nás zajímá, každý z nich bude muset napsat samostatný vzorec pro výpočty:

• V "Roční" vložíme vzorec formuláře: "= YEAR" (s datem).
• Měsíc by měl být doplněn výrazem: "= MONTH" (také s datem).
• Ve třetím sloupci vložíme vzorec formuláře: "= CLICK" (odkazujeme tedy na rok a měsíc).

Proto získáme tři sloupce se všemi počátečními údaji. Nyní musíte jít do nabídky "Shrnutí", kliknout na libovolný volný prostor v tabulce pravým tlačítkem myši a pak v otevřeném kontextové nabídky vyberte možnost Aktualizovat. Dávejte pozor! Pečlivě napište vzorce v tabulkách aplikace Excel, protože chyba vede k nepřesné prognóze.

Jak řídit analýza prodeje podle let?

Opět držíme položku "Rok" levým tlačítkem myši a přetáhněte jej do "Název sloupce", po kterém se souhrnná tabulka začne zobrazovat výsledky prodeje určitého typu produktu za všechny roky. A pokud také potřebujete analyzovat měsíční prodej? Podobně stiskneme LMC "Měsíc" a přetáhneme ho pod roční sloupec.

Chcete-li získat vizuální dynamiku měsíčních změn v prodeji v průběhu let se „Month“ přetáhnout přímo do ročního sloupci předtím pohyboval ve sloupci „Name“. Po dokončení této operace uvidíte tabulku v následujícím pohledu:

• Objem prodeje určitého produktu za celý rok.
• Dynamika prodeje každého z nich podle let.

Data z problému odstraňujeme

Předpokládejme, že od vydání musíme data odstranit pro říjen, protože nemáme na to úplné statistiky. V souhrnné tabulce vyhledáváme "Filtr sestav" a přetáhnete do něj "Rok - měsíc".

Nad tabulkou se zobrazí filtr, ve kterém chcete zaškrtnout políčko vedle možnosti "Vybrat více položek". Poté v seznamu, který se zobrazí, zrušte zaškrtnutí políčka od října a pak klikněte na tlačítko "OK".

Můžete tedy přidat a odstranit prvky z filtru a generovat skutečně relevantní a potřebné analýzy. Program automaticky vypočítá údaje za měsíce, o které máte zájem, a jasně ukazuje dynamiku změn indikátorů.

Vypočítáme prognózy

Pokusíme se předvídat výsledky prodeje na nějaký čas. Chcete-li to provést, musíte nejprve zakázat součty tak, aby do generované předpovědi nepředstavovaly nepřesnosti.

Za tímto účelem umístíme kurzor do pole "Celkový součet" a potom klikneme na tlačítko "Odstranit celkový součet". Poté pořídíme automatická aktualizace tabulku aplikace Excel výše popsaným způsobem (klikněte pravým tlačítkem myši na možnost "Aktualizovat").

V důsledku toho se tato data ztrácejí z naší souhrnné tabulky. Chcete-li vytvořit vizuální reprezentaci prognóz z prodeje, umístěte kurzor do roku, který plánují udělat první krok, a pak klikněte levým tlačítkem myši na tlačítko „Schedule předpovědního modelu.“

Poté se objeví krásný a informativní plán, ve kterém jsou předpovězené výsledky nákupní činnosti ve formě zajímavé předpovědi prezentovány ve vizuální podobě. Tím ušetříte energii a ušetříte peníze, které lze využít k nákupu zboží, které jsou skutečně nezbytné.

K vytvoření souhrnné tabulky používáme další zdroje dat

Je čas uvažovat o složitějších výukových lekcích Excel. Souhrnnou tabulku lze vytvořit z dokumentů, které byly upraveny jinými uživateli.

Funkce "Sloučit" nám v tom pomůže. Tento program vám umožňuje automaticky sloučit text dokumentu a potřebné adresy, jména nebo další potřebné informace pro vytvoření personalizovaných prognóz, což je v našem případě vyžadováno.

Funkce sloučení v novějších verzích "Office" zůstala prakticky nezměněna ve srovnání s aplikací Office 2003. Dotazy k databázím pro výběr zdroje dat však lze provést pomocí aplikace Microsoft Query. Chcete-li získat data z kontingenční tabulky aplikace Excel, potřebujete dva objekty:

• Hlavní dokument, který obsahuje informace, které potřebujete, stejně jako pole označující Excel, jaké údaje by měly být vloženy do dokumentu. Hlavní tabulka je standardní tabulkový procesorový dokument, ale v dialogovém okně pomocníka hromadné korespondence musíte zadat, že by měl být použit jako primární tabulka.
• Zdroj dat obsahující informace potřebné k sestavení prognózy. Můžete vytvořit novou tabulku způsobem uvedeným výše.

Když dojde k procesu vytváření souhrnných dokumentů, program vytvoří jednu kopii pro každou ze záznamů obsažených v souboru zdroje dat. Tyto soubory lze zobrazit jako samostatné oddíly nového dokumentu nebo jako části kontingenční tabulky.

Stačí klepnout na pole, které potřebujete levým tlačítkem myši a místo zdrojových dat namísto názvů polí, která se objeví v hlavním dokumentu, můžete zobrazit. Políčka lze vkládat kdekoli v dokumentu.

Kategorie použité

Také zde můžete použít kategorii ASK, což znamená "požadavek" a FILLIN, což znamená "vyplnit", NEXT a NEXTIF, ELSE. Můžete také konfigurovat parametry těch předpovědních položek, které se budou zobrazovat v hotové tabulce. Potřebný záznam můžete najít pomocí speciálního filtru nebo jednoduše tříděním dat, jak jsme uvedli výše.

Když jste připraveni vytvořit hlavní dokument, dialogové okno Sloučit poskytuje uživateli možnost identifikovat a opravit jednotlivé chyby dříve, než k nim dojde. Když je vše zaškrtnuto, můžete bezpečně stisknout tlačítko "Sloučit". Pokud chcete sloučit prostřednictvím e-mailu, budete vyzváni k instalaci poštovního programu (pokud jej nemáte nainstalován).

V případě, že dojde během procesu sloučení k chybě, označuje to nesprávně zadané pole v cizím dokumentu nebo použité údaje jsou zobrazeny v nepodporovaném formátu. Proto by měl být tento postup znovu zkontrolován.

Obecně platí, že Excel (který pracuje s kontingenčními tabulkami, o kterých uvažujeme) umožňuje nejen provést poměrně složité analýzy kupní síly, ale také vytvářet prognózy založené na nich.