Kontrolní seznam - co to je? Jak sestavuji kontrolní seznam?

Být včas udělat vše, nezapomínejte na nic a nedělejte chybu! Budete překvapeni, ale s takovými myšlenkami, že spousta moderních lidí spí nebo vstane ráno. Jaké metody a prostředky se nepoužívají ke zvýšení profesionální a osobní produktivity. Někdo dá na osobních elektronických zařízeních budíky a připomenutí, někdo "ve starém módě" vloží vše kolem sebe s barevnými samolepkami. Ale je tu také jedna opravdu výhodná volba, která funguje - check-list. Co je to a je tento magický nástroj pro každého?

Magické seznamy jsou ověřeny v letech

Předpokládá se, že zpočátku se kontrolní seznamy začaly používat v letectví. Ovládání letadla zahrnuje řadu provedení několika složitých operací v určité sekvenci. A bez systému připomínek může dokonce zkušený pilot s asistentem udělat chybu a chyby v takovém případě mohou mít úplné důsledky. Proto je jako dodatečný "pojišťovací" letecký dopravce pro každý let nabídnut kontrolní seznam. Co to je? Ve skutečnosti je seznam skládající se z jednotlivých akcí požadovaných k provedení, v tomto případě organizovaných ve správném pořadí. Vzhledem k tomu, že tento nástroj funguje dokonale v letectví, používali ho také civilisté, jejichž povolání jsou daleko od letectví.

Kdo bude užitečný kontrolní seznam a pro co?

Denní připomenutí jsou užitečné pro každého, kdo chce zvýšit osobní produktivitu. Time Management - jedná se o oblast znalostí, se základními principy a postupy, které mohou být stejně dobře použity, a hlavou, a začínající podnikatele a všechny ženy v domácnosti. Pouze specifika se mění, jelikož každý typ aktivity má svou specificitu. Ve své standardní verzi je kontrolním seznamem seznam akcí a úkolů. Pokud je to však nutné, můžete to udělat ve formě seznamu některých jednotlivých položek. Mnohé z nich jsou nákupní seznamy - a to je ve skutečnosti také kontrolní seznamy, stejně jako jakýkoli recept, které sloupce v podobě prvků sestavy s doporučeními pro dávkování. Mimochodem, téměř všechny stravovací zařízení takové připomenutí visí v kuchyni pro kuchaře, takže mohou vařit rychleji tipy obsluhovat hmotnosti částí a každý produkt používat v určitém podnose. Nejčastěji je pro jednu osobu vytvořen kontrolní seznam, ale pokud určitý úkol vyřeší skupina osob, seznam také pomůže. V takovém případě je nutné překonat obchodní / konečný cíl na podkapitoly, z nichž každý bude vykonávat jeden zaměstnanec. Následně je každý úkol přidělen určitému umělecovi a v případě potřeby sám vykresluje jeho osobní kontrolní seznam.

Obecná pravidla pro sestavování

Chcete-li být více produktivní a spravovat více bez zbytečných povyků, je čas se pokusit vytvořit svůj první kontrolní seznam. Takový plán by měl mít jasnou strukturu a atraktivní vzhled. Je také žádoucí sledovat časovou sekvenci (můžete ji opustit, pokud jsou všechny úkoly neomezené). Vyhněte se dlouhým odstavcům, je žádoucí, aby každý úkol byl vyjádřen v 3-4 slovech a ujistěte se, že používáte slovesa. Jak mohu zkompilovat kontrolní seznam, který bude fungovat? Je to jednoduché - vyberte vhodný formát: papír, poznámku v telefonu nebo soubor v počítači. Celkově byste měli mít dva sloupce, první číslo bude zaznamenáno a úloha sama bude formulována av druhém bude zaškrtnuto, jak se provede. Odborníci doporučují, aby se neprováděla smazaná transakce, jmenovitě označte je zaškrtnutím nebo křížkem.

Správně formulujte úkoly

Aby vaše kontrolní seznamy skutečně začaly fungovat, je důležité se naučit, jak správně formulovat úkoly. Případy, které se provádějí pravidelně, nelze v pododstavcích popsat, ale jednorázové úkoly a pokyny by měly být rozděleny do dílčích položek. Například: je vhodné nahrát jednání s novými klienty alespoň s 3 notacemi, zvýrazněním těch témat, o kterých je potřeba diskutovat. Pokud potřebujete odeslat denní přehled, napíšeme úkol s jednou položkou. Ujistěte se, že zapište vše, co opravdu zapomenete. Chcete-li zkrátit čas pro podnikání, můžete také vytvořit podrobné poznámky v kontrolním seznamu, například zadat kontaktní informace těch, s nimiž máte v úmyslu kontaktovat.

Užitečné tipy

Někteří obchodní plánovači se doporučují, aby napsali kontrolní seznam, jako by již existovali. Proto není nutné psát "helllip;", ale "hellip-.complex!". To je docela efektivní, pokud jde o psychologii, příjem, ale to bude trvat nějaký čas si zvyknout. Je také vhodné používat značkovací systém. Vyberte si nejvhodnější volbu pro sebe: zvýraznění textu, podtržení. Ale pokuste se nezúčastnit alokace, jinak dostanete příliš pestrý a jasný kontrolní seznam. Vyplnění seznamu úkolů by mělo být prováděno v jedné barvě a při výběru by nemělo být více než dvě barvy, což by znamenalo nejdůležitější věc.

Nepokoušejte se zachytit všechno

Populární otázka mezi těmi, kteří právě začínají pracovat se seznamy případů: kontrolní seznam - co to je, pracovní plán na týden nebo denní? Dlouhodobé cíle a akce musí být zaznamenány samostatně. Kontrolní seznam je mini-seznam, počítaný na jeden den. Celkový počet položek by neměl překročit 20. Jinak buď selháte nebo jsou ohromeni a tyto dvě možnosti nemají nic společného s produktivitou. Vytvoření kontrolního seznamu se může stát pravidelným večerním nebo ranním rituálem. Na konci dne je čas podívat se na seznam a zjistit, zda byly všechny případy dokončeny v správné výši.

Potřebné ověření

Předpokládejme tedy, že jste dokončili sestavení prvního kontrolního seznamu. Co dělat dál? Je to jednoduché, teď je čas pečlivě ji přečíst a zkontrolovat. Za prvé, je důležité opravdu zapomenout na nic a nezmeškat. Za druhé, během ověření můžete něco upravit a v případě potřeby jej přidat. A pouze v případě, že vám všechno vyhovuje, můžete se podívat do seznamu. Nesnažte se zapomenout na včasné zapisování poznámek k provádění práce. Pokud se vám zdá, že vytváření kontrolních seznamů je dlouhé a obtížné, ponořujeme se, abychom vás odradili. Pro pohodlí můžete uložit některé šablony, například seznamy pro shromažďování věcí na služební cestu nebo základní úkoly pro každý den (za předpokladu, že jsou opakovány). V průměru vyplňování kontrolního seznamu trvá déle než 10-15 minut společně s ověřením, je důležité si vybrat pouze čas, kdy vy a nikdo nebude rozptýlen.

Nástroj pro analýzu

Kontrolní seznam není jen nástrojem pro připomenutí a zvýšení produktivity. Můžete také použít seznamy úkolů v podnikovém prostředí. Manažer může provést kontrolní seznam svých podřízených as jejich pomocí pomáhá sledovat a řídit proces plnění úkolů. Tento nástroj bude také užitečný v případě, že právě začínáte pracovat na sobě, hledáte nejvhodnější metody a možnosti distribuce každodenní činnosti. V takovém případě je také nutné každodenně kontrolovat počet nebo procento dokončených případů a nevyřešených úloh a na základě výsledku vytvořit nový program následující den. Ukázalo se, že otázka: "Kontrolní seznam - co to je?" Dá se odpovědět takto: nástroj pro zvyšování a hodnocení produktivity.