Jak vytvářet dotazy v aplikaci Access: podrobné pokyny a doporučení

Aplikace MS Access DBMS je plnohodnotným pomocníkem pro vytváření a udržování databází obsažených v tabulkách a polích. Je-li databáze příliš velká, je obtížné rychle najít požadované hodnoty.

Z tohoto důvodu má aplikace Access funkci, jako jsou dotazy. Zvažte, co to je, jak to funguje, jaké funkce má.

Vytváření dotazy v aplikaci Microsoft Access

Chcete-li pochopit, jak vytvářet dotazy v aplikaci Access, musíte znát základy práce se systémem DBMS.

Existují dva způsoby, jak tento postup provést:

• Generátor dotazů.
• Průvodce dotazem.

První metoda umožňuje vytvořit libovolný ze všech dostupných dotazů v ručním režimu, ale s malou výhradou, že uživatel má zkušenosti s aplikací Access. Musí také pochopit alespoň jeho hlavní úkoly. Pokud jde o druhou metodu, je třeba ji brát v úvahu podrobněji.

Snadná cesta pro začátečníky

Informovaná osoba v několika málo kliknutí myší vybere součásti, které vyžadují, aby uživatel provést dotaz, a pak se rychle vytvoří registr, v souladu s shromážděných klíčových hodnot. Pokud se jedná o první známost se systémem DBMS a uživatel neví, jak vytvořit přístupové dotazy, je zvolen program Master.

V tomto režimu můžete přečíst a pochopit následující typy požadavků:

• Jednoduché.
• Kříž.
• Příspěvky bez podřízených.
• Duplicitní záznamy.

Tato volba je již provedena v první fázi práce s Průvodcem. A v budoucnu, po jasných pokynech, i nový uživatel snadno vytvoří požadavek. Seznámíme se s jeho odrůdami.

Jednoduchý dotaz

Tento nástroj pracuje s tabulkami a shromažďuje potřebná data z polí určených uživatelem. Již podle jména je jasné, že se jedná o nejpopulárnější typ dotazu pro začátečníky. Jeho výhodou je, že se tato procedura otevře na nové kartě. Proto odpověď na otázku, jak vytvořit dotaz v aplikaci Access 2010, je zřejmá i po otevření první nabídky Průvodce.

Cross-Request

Tento typ vzorku je složitější. Chcete-li porozumět způsobu vytvoření křížové žádosti v aplikaci Access pomocí Průvodce v tomto režimu, musíte kliknout na tuto funkci v prvním okně.

Na obrazovce se zobrazí tabulka, ve které můžete vybrat až tři sloupce umístěné v originále.

Jedno ze zbývajících nevybraných polí lze použít jako záhlaví tabulky dotazů. Ve třetí fázi postupu (křižovatka) je zvolena další hodnota s variabilitou funkce (průměr, součet, první, poslední).

Fotografie ukazují, že křížová žádost byla vytvořena a že byly provedeny potřebné kroky na daných parametrech.

Duplicitní záznamy

Jak naznačuje název, hlavním účelem tohoto dotazu je vybrat všechny stejné řádky v tabulce pro zadané parametry. Vypadá to takto:

Navíc je k dispozici výběr dalších polí pro výběr shody v několika řádcích.

Chcete-li vybrat duplicitní záznamy, musíte rozbalit seznam dotazů a vytvořit nový adresář tam. Poté v poli "Nový dotaz" vyberte řádek "Najít duplicitní záznamy". Pak postupujte podle pokynů Mistra.

Příspěvky bez podřízených

Toto je poslední typ dotazu dostupného v režimu "Hlavní - Záznamy bez podřízených".

V tomto případě jsou vzorkovány pouze ty hodnoty, které nejsou zahrnuty do žádného pole tabulky a dotazy, ale které již byly vytvořeny.

Tento typ je relevantní pouze v případech, kdy existuje několik databází.

Všechny tyto čtyři typy dotazů jsou základním bodem pro práci se složitými prvky, ale umožňují snadno pochopit, jak vytvořit dotaz v databázi aplikace Access.

Funkce dotazu v aplikaci MS Access

Zjistíme, proč potřebujete provést výše popsané kroky. Úloha všech jednoduchých a složitých dotazů v aplikaci Access je následující:

• Shromažďování potřebných údajů v tabulkách, jejich následné prohlížení, editace, přidávání nových hodnot.
• Vynikající zdrojový materiál pro přípravu různých forem reportingu.
• Provedení matematických a statistických počítání v celých datových sadách s výstupem na obrazovce (průměr, součet, odchylka, součty).

Žádost o vzorek

Tento typ práce s databázemi je obtížný, protože vyžaduje účast několika tabulek.

Je třeba, aby všechny tabulky měly společné klíčová pole. V opačném případě to nebude fungovat.

Opět, jak vytvořit vybraný dotaz v aplikaci Access. Nejprve je třeba vytvořit jednoduchý dotaz s výběrem požadovaných polí. Již zde můžete data upravit, abyste je mohli přenést do požadované podoby. Mimochodem, provedené změny budou převedeny na původní tabulky, takže tento okamžik je třeba vzít v úvahu.

V okně, které se otevře, je naplněno okno "Přidat tabulky". Zde je třeba přidat ty tabulky nebo dotazy, ze kterých je potřeba vytisknout původní hodnoty.

Po přidání můžete začít vyplnit podmínky požadavku. K tomu potřebujeme linku "Field". V tom je třeba vybrat tyto hodnoty z tabulek, které se zobrazí při dotazu.

K dokončení operace musíte kliknout na tlačítko "Spustit".

Dotaz s parametry

Jedná se o další verzi složitého postupu, který bude vyžadovat, aby měl uživatel určité dovednosti v práci s databázemi. Jedním z hlavních směrů této akce je příprava na vytváření zpráv s rozsáhlými daty a získání konsolidovaných výsledků. Jak vytvořit dotazy v aplikaci Access 2007 pomocí konstruktoru bude popsáno později.

Chcete-li spustit tento postup pro výběr dat, musíte vytvořit jednoduchý dotaz pro výběr požadovaných polí. Dále v režimu Designer je třeba vyplnit pole "Selection Criteria" a na základě zadané hodnoty se provede výběr.

Takže, když jste se zeptali, jak vytvořit dotaz s parametrem v aplikaci Access, odpověď je jednoduchá - zadáte původní parametry výběru. Chcete-li pracovat s konstruktérem, musíte použít Průvodce dotazem. Zde jsou vytvořena primární data pro filtraci, která slouží jako základ pro další práci.

Pokročilá žádost o kříž

Stále ještě komplikujeme situaci. Ještě obtížnější pochopit jsou informace o tom, jak vytvářet dotazy v aplikaci Access, pokud existuje několik tabulek s daty. Křížení odkazů již bylo zváženo výše, jako jedna z možností spolupráce s Průvodcem. V režimu "Návrhář" však můžete vytvořit podobný dotaz.

Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko "Návrhář dotazů" - "Kříž".

Otevře se nabídka pro přidávání zdrojových tabulek, stejně jako možnost zaplnit vybraná pole. Jediná věc, kterou byste měli věnovat pozornost, jsou položky "skupinová operace" a "křížové tabulky". Musí být vyplněny správně, jinak se postup nebude provádět správně.

Cross-queries jsou nejjednodušší způsob, jak vyhledávat a načítat informace z několika zdrojů dat, plus schopnost generovat grafy a grafy.

Navíc pomocí tohoto postupu se vyhledávání provádí rychleji, a to i při několika možnostech vývoje.

Samozřejmě existují "úskalí", které mohou narušovat práci. Například při vytvoření dotazu pro řazení databáze podle hodnoty sloupců generuje systém chybu. To znamená, že je k dispozici pouze třídění podle standardních položek - "zvýšení a snížení".

Stručné doporučení

V souhrnu by se mělo říci, že je na uživateli, aby se rozhodl, jak vytvořit dotazy v aplikaci Access - pomocí Průvodce nebo Konstruktoru. Přestože pro většinu lidí, kteří používají MS Access DBMS, je vhodnější první možnost. Koneckonců, Průvodce provede všechnu práci a při výběru podmínek požadavku zůstane pro uživatele pouze několik kliknutí myší.

Chcete-li použít pokročilé nastavení, zjevně potřebujete zkušenosti s databázemi na profesionální úrovni. Pokud jsou v práci zapojeny velké databáze, je nejlepší kontaktovat specialisty, aby nedošlo k narušení provozu DBMS a případné ztrátě dat.

Jeden bod je k dispozici pouze programátorům. Protože hlavním jazykem DBMS je SQL, požadovaný dotaz může být zapsán ve formě programového kódu. Chcete-li pracovat v tomto režimu, stačí kliknout na řádek již vytvořeného dotazu av otevřené kontextové nabídce zvolit "Režim SQL".