Первичные Документы Бухгалтерского Учета

Каждая хозяйственная операция предприятия или организации должна подтверждаться документально, то есть оформляться с помощью соответствующих первичных документов.

Первичные учетные документы являются основой для внесения данных в учетные регистры, отражающие хозяйственные операции в бухучете. Эти документы являются основополагающими при составлении налоговой и финансовой отчетности.

Другими словами, первичные документы бухгалтерского учета отражают абсолютно все хозяйственные операции, которые осуществляет предприятие. Они хранятся в организации для обеспечения ее собственных нужд и предъявления контролирующим органам, а также для других целей. Первичные документы бухгалтерского учета могут быть уничтожены лишь по окончании сроков, установленных для их хранения законодательством.

Первичные документы бухгалтерского учета фиксируют факты проведения хозяйственных операций. Для упорядочения данных они оформляются в сводные учетные документы. Для целей бухучета применяются два вида документов: первичные документы и учетные регистры.

Первичный документ - это документ, который содержит сведения об определенной хозяйственной операции и подтверждает своим фактом ее осуществление.

Составляются первичные документы в строгом соответствии с требованием законодательства с включением всех обязательных реквизитов. К ним относят: название документа- место и дату его составления- наименование юридического лица, от имени которого составляется документ- объем и содержание операции- единицы измерения операции- должности ответственных лиц- личную либо электронную подпись лица, осуществлявшего хозяйственную операцию. Только при этом условии они имеют юридическую силу.

Основные виды первичных документов: расходные накладные- платежные поручения- платежные квитанции- акты выполненных работ- кассовые расходные и приходные ордера, авансовые отчеты и пр. Данные документы содержат сведения о проведенной хозяйственной операции.

В ряде случаев, установленных законодательно, бланки первичных документов относятся к бланкам строгой отчетности.

В зависимости от видов операции первичные документы подразделяются на бумаги по учету и оплате труда, по учету основных средств, по учету денежных расчетов, по учету кассовых операций и т.д.

Первичные документы бухгалтерского учета составляются во время осуществления операций или сразу же после их проведения. Составлять их можно либо на готовых бланках черными (синими) чернилами либо с использованием штампа, факсимиле или другим установленным способом. Необоснованные исправления и любые подчистки в документах запрещены. Исправлять ошибки можно лишь корректурным способом, путем зачеркивания неверной информации и надписывания правильной. Делается надпись «исправлено», указывается дата и ставится подпись ответственного.

Кроме первичных бумажных документов существуют и электронные. Ими называются документы, информация в которых фиксируется в виде электронных данных с учетом всех обязательных реквизитов. Создаются они, передаются, хранятся и преобразовываются с помощью электронных средств в визуальную форму. По законодательству предприятия вправе применять в своей деятельности документы в электронном виде. При этом обязательным условием является соблюдение закона об электронной подписи.

Первичные документы бухгалтерского учета хранятся под началом главного бухгалтера. За их сохранность отвечает собственник предприятия. Прошедшие обработку документы должны передаваться в архив. До этого момента они хранятся в бухгалтерии в закрытых шкафах.