Jak vybrat kancelářskou pobočku a jak ji nainstalovat?

Žádnou moderní kancelář společnosti nelze představit bez mini-PBX. Koneckonců, toto zařízení je odpovědné za organizaci vysoce kvalitních interních komunikací a racionálního využívání městských telefonních linek. Dnešní boj mezi pracovníky úřadu o právo volat z jediného dostupného čísla byl daleko v minulosti. V dnešní době je tento problém řešen pomocí externích a interních linek. Počet pevných telefonních čísel se nemusí zvyšovat. Jak vybrat kancelářskou pobočku a jak ji nainstalovat? Odpovědi na tyto a další otázky naleznete v tomto článku.

Co je PBX?

Kancelářský mini-ATS je malý automatická telefonní ústředna. Je určen k obsluze malých množství čísla města. Pomocí takového zařízení společnost může dovolit, aby nepřidělilo samostatné řádek pro každé číslo, které se používá. To vede ke snížení nákladů na placení za hovory.

Mini-ATS koncentruje zatížení na trati. Vzhledem k tomu, že každá z nich je využívána intenzivněji, společnost může odmítnout část stacionárních čísel nebo zajistit normální provoz podniku s dostupným deficitem.

Princip mini-PBX pro kancelář je podobný provozu vícekanálových stanic, kde operují telefonní operátoři. Jediným rozdílem je počet obslužných místností. Pro kancelářskou instalaci je toto číslo podstatně méně. Také pro mini-automatické telefonní ústředny je charakteristické rozdělení na interní a externí linky.

Jak si vybrat kancelářskou pobočku? Více o tom je napsáno níže.

Jak vybrat kancelářskou pobočku?

Chcete-li správnou volbu při nákupu mini-PBX, musíte určit vstupní data a uvést požadovaná kritéria.

Vstupní data znamenají počet dostupných pevných linek a požadovaný počet interních čísel. Standardní rozdělení je následující: každá městská linka odpovídá 3-4 interním liniím. V každém případě se při určování počtu míst obsluze doporučuje poradit se specialistou při instalaci pobočkové ústředny. Nejmenší kapacitou tohoto zařízení je 3 pevné linky a 8 interních účastníků.

Je třeba objasnit, zda po instalaci kancelářského mini-ATS zůstanou volné externí a interní kanály. Taková zásoba by neměla být velká, ale s její úplnou absencí v blízké budoucnosti může vzniknout řada problémů. Neměli bychom zapomenout na interní linky pro faxy a modemy.

Také je nutno je definovat u výrobce. Nejoblíbenější společnosti, které vyrábějí mini-ATS pro kancelář, jsou Panasonic a LG.

Existuje řada důležitých otázek, o kterých stačí diskutovat se specialistou na připojení mini-ATS:

• přítomnost vestavěného adaptéru pro možnost připojení akumulátoru nepřerušitelný zdroj napájení;
• nutnost konektoru pro připojení počítače, který sjednává protokoly;
• možnost nastavit režim rozložení zatížení rovnoměrně na každé z městských linek.

Nyní víte, jak si vybrat kancelářskou pobočku. Je čas se dozvědět více o základních funkcích tohoto zařízení.

Hlavní funkce, které jsou vybaveny ústřednou

Office mini-PBX má následující hlavní funkce:

• Přesměrování volání. Tato funkce je nejoblíbenější bez ohledu na druh podnikatelské činnosti. Umožňuje vám předat příchozí hovor faxu nebo konkrétnímu zaměstnanci společnosti. Chcete-li to provést, jednoduše vytočte příslušné číslo pobočky na vlastním telefonu a vložte sluchátko. Externí strana uslyší melodii, dokud nebude vytvořeno nové spojení. Není-li konkrétní zaměstnanec na svém místě nebo jeho linka je zaneprázdněná, bude externí volání opět vráceno do telefonu.
• "Zachycení" hovoru. Tato funkce je nezbytná v případě, že jeden z zaměstnanců přistoupil k jiné ploše a v tomto okamžiku zazvonil telefon. PBX pro kancelář umožňuje tomuto pracovníkovi volat i při cestování po obvodu. K tomu bude muset zaměstnanec vytočit určitou kombinaci čísel na libovolném zařízení.
• Přijetí hovoru během hovoru. Pokud během hovoru obdržíte paralelní hovor, bude v sluchátku slyšet určitý signál. Zadáním jednoduchého kódu můžete tento hovor přijmout.
• Pořadí připojení. V případě neúspěšného pokusu o přechod na pevné číslo, které je stále obsazeno, musíte vytočit speciální kód. Telefonní ústředna vás upozorní, že požadovaná linka byla uvolněna a připojení bude automaticky nastaveno.
• "Následuj mě." Tato funkce umožňuje přesměrování na libovolné interní čísla v obvodu kanceláře. Zaměstnanec tedy nemusí být na pracovišti, ale všechny jeho příchozí hovory budou přijímány jím.
• Konferenční hovor. Tato funkce umožňuje připojit jednoho nebo více dalších účastníků k telefonní konverzaci. Účastníci konference mohou být jak interní, tak i externí.
• Připojení ke konverzaci. Díky této funkci se může manažer kdykoli spojit s některou z jeho podřízených, a to iv případě, že se v této chvíli uskutečňuje telefonní rozhovor. Do konverzace se může připojit pouze účastník s příslušnou úrovní priority. Tento proces je doprovázen pípnutím. Příslušné úrovně priority jsou přiřazeny během instalace a nastavení ústředny.

Další funkce PBX

Kromě základních funkcí, které mají kancelářské mini-pobočkové ústředny ve výchozím nastavení, existuje řada dalších funkcí, které jsou užitečné v tomto nebo konkrétním případě. Některé z nich jsou popsány níže.

Pokud je sekretářka, která přijímá volání na proprietárním telefonu, zaneprázdněná, může být příchozí hovor zařazen do fronty. Externí účastník nebude slyšet pípnutí, ale hlasovou zprávu, kterou si můžete vytvořit sám. Může to být jak reklamní zpráva, tak jednoduchý požadavek zůstat na trati.

Další možností je trochu uvolnit sekretářku - udělit právo externím účastníkům nezávislé volání potřebného interního čísla konkrétního zaměstnance společnosti.

Možnost použití řečových procesorů umožňuje vybavit každého interního účastníka záznamníkem. Navíc toto hlasová schránka umožňuje příchozí volání zpracovávat bez zapojení operátora.

Aby bylo možné zjistit, který ze zaměstnanců uskutečnil dálkové nebo mezinárodní hovory, je možné, aby každý zaměstnanec vydal osobní kód, pomocí něhož bude osoba schopna využívat dálkovou komunikaci. Pokud zaměstnanec nemá speciální množinu čísel, nemůže volat placenou linku.

Dále budou popsány standardní i moderní typy kancelářské mini-PBX.

Analogové ústředny

Analogová mini pobočková ústředna může být použita, pokud počet interních účastníků není vyšší než padesát a funkční schopnosti telefonní sítě nejsou zobrazeny vysokými požadavky.

Takové zařízení přeměňuje řeč na impulsní nebo kontinuální elektrický signál, jehož amplituda se mění. K dnešnímu dni mohou analogové mini PBX sloužit až 46 portům.

Hlavní výhodou tohoto zařízení je nižší cena oproti digitálním přístrojům se stejnými kapacitními ukazateli. Nevýhodou analogových mini-PBX je malý počet servisních funkcí.

Digitální ústředny

Digitální mini-PBX mohou obsluhovat více než 50 portů. Takové zařízení konvertuje řeč do proudů binárních impulzů pomocí metody modulace impulsním kódem.

Digitální mini-PBX mají vyšší náklady než analogové. Ale díky tomu má takové zařízení velký počet servisních funkcí. Také tyto mini-ústředny jsou mnohem jednodušší instalovat do kanceláří.

Bezdrátový mini-ATS

Bezdrátové ústředny pro kancelář poskytují mobilitu zaměstnancům a nevyžadují směrování vedení. Při používání takového zařízení mají pracovníci k dispozici radiotelefony, s nimiž se mohou pohybovat po obvodu.

Na rozdíl od mobilní sítě je bezdrátové připojení zdarma. Kapacita takových mini-PBX může být zvýšena bez problémů. Provoz tohoto spojení nevyžaduje přítomnost povolení dokumentace.

Na rozdíl od kabelových telefonů je rádio chráněno před poslechem a tajně se připojuje. Kvalita zvuku při používání bezdrátové mini-PBX je charakterizována jako vysoká.

Virtuální mini-automatická telefonní ústředna

Virtuální mini-PBX pro kancelář je produkt nejmodernějších technologií. Je na serveru provozovatele internetu, nevyžaduje nákup dodatečného vybavení a funguje na základě sítě dostupné v kanceláři.

Při používání takového zařízení jsou náklady na komunikaci sníženy na minimum. V případě potřeby je kapacita této mini-pobočkové ústředny velmi rychlá.

Pokud kancelář pozici změnila, změna stávajících telefonních čísel není zapotřebí. Také není třeba volat specialisty k instalaci a připojení takových mini-PBX - všechny řízení se provádí přes internet.

Mini-PBX pomocí GSM

Mini-ATS GSM pro kancelář je určen k organizaci telefonní komunikace na těch místech, kde není možné provádět pravidelnou linku, ale signál od mobilního operátora.

GSM brána pomáhá zvýšit počet externích linek a současně zajistit snížení nákladů na kancelář mobilních komunikací. Jeho instalace je možná v každé budově, městě nebo zemi, kde bude vaše IP síť dostupná. Pobočková ústředna pro kancelář používající takové zařízení poskytuje možnost uskutečnit tolik mobilních hovorů, jak je to možné, s využitím meziměstské nebo firemní tarify v případě, že jsou nižší než běžné náklady na hovory.

Instalace kancelářských mini ATS

Instalace pobočkové ústředny pro kancelář zahrnuje návrh a konfiguraci. Při poslechu názorů specialisty na připojení takového zařízení je třeba určit nejvhodnější možnosti pro vás a požadovanou kapacitu telefonní ústředny.

Dalším krokem instalace je instalace zařízení. Obvykle se nachází uvnitř speciální skříně. Po připojení externích a vnitřních portů se všechny kabely překříží a označují a provede se počáteční testování systému.

Další je fáze programování a nastavení mini-PBX. Tento proces je čistě individuální pro určitého klienta, protože přání a požadavky každého z nich jsou různé.

Pokud jsou kanceláře společnosti umístěny v několika budovách, každý z nich má nainstalovat vlastní pobočkovou ústřednu, která bude vzájemně komunikovat pomocí digitálního nebo analogového kmene. Obvykle se používá jeden systémový telefon, instalovaný u sekretáře. Zbývající pracovníci by měli být opatřeni konvenčním přístrojem. V případě, že je nutné dodat všem pracovníkům systémové telefony, budete muset zakoupit další systémové desky pro ústřednu, což bude znamenat dodatečné náklady.

Závěr

Mini-ATS pro kancelář je speciální zařízení pro rovnoměrné rozložení zátěže mezi účastnickými telefonními linkami. Použitím takového zařízení můžete směrovat příchozí hovory do libovolného komunikačního zařízení, předat je, nastavit režim čekání. Toto moderní zařízení umožňuje účinně organizovat provoz podniku a snižovat náklady na telefonní komunikaci. Článek popisuje, jak si vybrat kancelářskou pobočku a jak by měla být instalována.