Automatický e-mail: jak vytvořit informační bulletin?

Většina běžných uživatelů pracuje s e-mailem přímo na webu. Funkce, kterou poskytuje, stačí na vytváření a přijímání e-mailů. Ale co když budete muset poslat stejný dopis velkému počtu lidí, musíte v určitém okamžiku poslat určitou zprávu, pokračovat v odeslání dopisů bez účasti osoby, když se na pláži na dovolené ocitne? V takových případech dochází k záchraně nejrůznějších programů a automatických distribučních služeb. Jsou odlišné v funkčnosti, zaplacení / bezplatně, funkcích práce a mnoha dalších faktorech, ale to, co je spojuje - nepotřebují, aby člověk neustále působil. Odesílání pošty lze provádět nepřetržitě s jiným nastavitelným intervalem.

Proč potřebujete zasílání e-mailů?

Názor, že hlavní a nejefektivnější marketingový nástroj je místo, je daleko od pravdy. Většina kupujících produktů nebo služeb při jednorázové návštěvě webové stránky ještě není připravena rozhodnout o nákupu. Důvody mohou být různé, a ne poslední místo je banální zapomnění. Zákazníci si jednoduše nepamatují, že viděli něco, co zaujalo jejich pozornost. Někteří potenciální kupci se musí opakovaně připomínat, dokud nakonec nekupí. A automatické dopisy zaslané e-mailem slouží jako připomínka.

Vlastnosti mailových klientů a služeb

Existuje mnoho programů a služeb pro automatické zasílání korespondencí, a to jak placených, tak i bezplatných. Jejich funkce není omezena pouze na zasílání dopisů bez účasti osoby, jeho schopnosti jsou mnohem širší:

1. Před masovou poštou může být účinnost dopisů testována na vybrané skupině uživatelů, a to studiem statistik zasílání a doručování těchto dopisů, aktivitě zákazníků po jejich přijetí.
2. Služby vám umožňují pravidelně aktualizovat seznam předplatitelů, zpracování servisních zpráv o chybách při doručení. Prostředky systému tedy nejsou vynaloženy na zbytečné akce pro vyslání neexistujících více adres.
3. Statistiky o přechodech pomocí odkazů v dopisech pomohou vyhodnotit efektivitu reklamní kampaně.
4. Vestavěná technologie určující umístění předplatitelů vám umožní vybrat dopisy pro odeslání na základě geografie.
5. Základna pro odesílání dopisů lze doplnit různými automatickými metodami, například skenováním stránek v síti.

Automatické odpovědi na dopisy jsou také nakonfigurovány. To bude užitečné například při odjezdu. Spisovatel může být informován, že dopis byl obdržen, ale odpověď na něj bude po návratu zpět. Pokud došlo k změně e-mailové adresy, je velmi snadné přijímat poštu zaslanou na starou adresu - stačí nakonfigurovat přesměrování. Ale jak říct všem spisovatelům, že stará adresa už není relevantní, a příště je lepší napsat ještě další? A to pomůže automatickému psaní.

Takové programy obvykle mají šablony typických písmen, které lze snadno upravovat pro sebe. Díky tomuto automatickému odeslání můžete propagovat zboží a služby s minimálním časem a penězi vynaloženými na inzerci, zpracování a analýzu korespondence.

Co poslat?

Nejpopulárnější uvítací dopisy (například po registraci na zdroj) a díky (například za dokonalou objednávku nebo dlouhodobou spolupráci se společností).

Pozdravy jsou nejčtenější dopisy. Lidé jsou zvyklí vidět je, většina z nich se otevře při hledání některých užitečných nebo zajímavých informací.

Díky dopisy mohou být informace o objednávce, způsobu doručení, různých propagačních akcích a slevách od běžného zákazníka. To vše přitahuje lidi, a taková písmena jsou také obvykle čtená, nebo alespoň leč neviditelná.

Automatické psaní může nabídnout produkty, které doprovázejí ty, které osoba získala nebo se o ně zajímala. Dopisy vám umožní poblahopřát například šťastné narozeniny, které vám poskytnou individuální výhodnou nabídku.

Aby bylo možné pracovat s komplexními problémy se zákazníky, samozřejmě budou potřební odborníci. Ale jednodušší otázky, díky automatickým písmenům, lze vyřešit nepřetržitě a denně, když je uživatelé potřebují.

Mezi různými programy a službami je program Microsoft Outlook dobře známý, takže metody pro vytváření e-mailů, automatické odpovědi a předávání některých e-mailů na jiné adresy budou považovány za příklad.

Newsletter

Chcete-li poslat zprávu velké skupině lidí, nemusíte je vždy přidávat do mailing listu ručně. Chcete-li to provést, můžete vytvořit distribuční seznam. Na kartě "Domov" v programu vyberte možnost "Vytvořit skupinu kontaktů", poté zadejte název této skupiny a přidejte do ní členy. Seznam účastníků a název skupiny jsou v případě potřeby úplně upravovány nebo smazány. Stejný kontakt může být členem libovolně velkého počtu skupin uživatelů, kteří automaticky posílají zprávy. Tím ušetříte spoustu času.

Automatický e-mail: jak postupovat

Někdy je třeba odeslat automatické písmeno v určitou dobu a při absenci odesílatele v počítači. Automatické odesílání zpráv aplikace Outlook vám to umožňuje. Pokud je to nutné, měli byste napsat pravidelné písmeno, připojit potřebné soubory, zadat příjemce nebo mailing list a pak přejděte do sekce menu "Nastavení". Dále v této části je vybrána položka "zpoždění dodání" a pak "nedoručuje se". Potom jsou nastaveny všechny potřebné parametry, včetně data a času zaslání dopisu, přítomnosti či nepřítomnosti oznámení o doručení a čtení apod.

Po zadání všech potřebných údajů byste měli dopis poslat. Bude uložen ve složce odeslaných dopisů, ale bude skutečně dojít pouze k příjemci v určený den a hodinu. Je důležité, že v tomto okamžiku byl počítač zapnutý, program byl spuštěn a připojen k internetu. Pokud by tyto podmínky nebyly vytvořeny ve správný čas, automatické odesílání dopisů nastane okamžikem, kdy budou nakonec splněny. To není moc výhodné, ale není nic co dělat.

Automatické předávání zpráv aplikace Outlook

Přechody od prvního příjemce k jiným písmenám mohou probíhat dvěma způsoby - přesměrováním a přesměrováním. Předávané emaily se vyznačují přítomností zkratky FW v předmětu a příjemce vidí, od které adresy byl dopis původně zaslán a od něho byl následně odeslán. Přesměrování příjemce není viditelné, vidí dopis odeslaný prvním odesílatelem.

Správa přesměrování

Můžete nastavit buď předávání naprosto všech e-mailů, nebo vytvořit pravidla, která regulují, co a kdy má být předáno. V takovém případě jsou přesměrované zprávy uloženy do složky Doručená pošta. Program analyzuje odeslaný e-mail a pokud splňuje podmínky uvedené v pravidlech, provádí akci určenou tímto pravidlem. Může se jednat nejen o automatické odesílání dopisů nebo odpovědi na ně, ale i jejich přenos do určité složky, tj. Řazení, odstranění atd.

Chcete-li vytvořit pravidla pro zpracování příchozí korespondence, musíte na kartě hlavního programu vybrat položku "Pravidla". Dále v menu "Řízení pravidel a výstrah" jsou algoritmy pro zpracování přijatých zpráv již přímo konfigurovány.

Zákaz předávání

Některé dopisy nelze předat - to se stává, když odesílatel nastavil ochranu na korespondenci, která jim byla zasílána, což neumožňuje příjemci sdílet tyto informace s nikým jiným. Toto omezení odstraní pouze odesílatel, příjemce to nemůže dělat žádným způsobem.

Také ve firmách může správce systému vytvořit vlastní pravidla, která omezují nebo zakazují úplný převod dopisů mimo podnikovou síť a někdy i uvnitř. To je v zájmu ochrany firemních informací.

Autorespondery

Pokud na místě není žádný adresát z důvodu služební cesty, dovolené, nemoci nebo z nějakého jiného důvodu, mohou být nastaveny automatické odpovědi na dopisy. Pokud je pošta hostována v podnikové sféře mailovou službu, pak můžete také vytvářet různé odpovědi na e-maily pocházející od jiných zaměstnanců společnosti a na ty přijaté zvenčí.

Chcete-li povolit tuto funkci v nabídce programu v sekci "Soubor", vyberte možnost "Automatické odpovědi", kde musíte zvolit "Odeslat automatické odpovědi". V této části je napsán text písmen a je uvedeno období, během něhož budou tyto odpovědi zasílány. Pokud se uživatel objeví v síti před koncem tohoto období, zobrazí se výzva k vypnutí funkce.

Po dobu trvání automatické odpovědi můžete nastavit pravidla pro zpracování pošty například tak, abyste je předali ostatním zaměstnancům společnosti, kteří mohou vyřešit vzniklé problémy a tak dále.

Podrobná pomoc je k dispozici v programu, stejně jako návody, Pomáhá vyhnout se běžným chybám při práci s ním.