Hlavní funkce kontroly v řízení

Každý vedoucí vykonává základní řídící funkce: plánování, organizaci, motivaci, kontrolu. Čtyři prvky monitorovací funkce: definice ukazatelů a metod pro měření výsledků, měření výsledků, určení, zda jsou výsledky v souladu s plánem, a nápravná opatření.

Všechny řídící funkce: plánování, organizace, motivace, kontrola jsou úzce propojeny. Jsou stejně důležité pro efektivní řízení. Nemůžete je rozdělit na hlavní a sekundární. Současně řídící funkce: organizace, motivace a kontrola jsou založeny na promyšleném a efektivním plánování.

• Plánování je základní, základní funkce. Na základě strategických cílů je vypracován plán jejich dosažení, který stanoví přidělování určitých zdrojů a propojení těchto přídělů v čase. Plánování dokumentace přidělování zdrojů a kombinuje úsilí jednotlivých jednotek a zaměstnanců o dosažení společného cíle. K tomu jsou obecné cíle rozloženy na osobní cíle. Je nutné zajistit plánování a kontrolu organizace. Vedení funkce kromě nastavení cíle také zajišťuje přípravu seznamu prací, které musí být provedeny v určitém pořadí k dosažení cíle. Současně je každá práce svázána s časem jejího začátku a konce, s prostředky, které jí byly přiděleny a s následnou (nebo předchozí) prací včas.
• Organizací jako funkcí managementu je vytvořit strukturu, která umožňuje jednotlivým prvkům systému jednat společně podle stanovených pravidel a racionálně utrácet přidělené prostředky k dosažení stanovených cílů. Organizační struktura je popsána řadou formalizovaných pravidel - nařízení, nařízení, pokynů.
• Motivace, jako funkce managementu, je povzbudit zaměstnance na všech úrovních, aby účinně spolupracovali na dosažení svých cílů. Toto je nejvíce humanistická a nejméně formalizovaná řídící funkce.
• Ovládání jako funkce procesu řízení je kvantitativní a kvalitativní posouzení výsledků práce, to je proces, který zajišťuje, že organizace dosahuje svých cílů

Účel kontroly

Řízení je hlavní funkcí správy. Je určen pro:

• Snížení nejistoty výrobního procesu a procesu řízení.
• Předvídání a prevence zhroucení.
• Podpora úspěšných akcí.

Řízení je nepředstavitelné bez měření. Abychom pochopili, že práce probíhá podle plánu, je nutné porovnat kvantitativní ukazatele dosažené v době kontroly s některými předem plánovanými plánovanými.

Řídící proces je systém, který umožňuje plánovat, měřit, zjišťovat odchylky a opravovat jakoukoli obchodní činnost, jako je výroba, balení, dodávka spotřebiteli a mnoho dalšího.

Řídící funkce v řízení je důležitou součástí procesu řízení.

Při nepřítomnosti kontrolní funkce ztrácí jakýkoli kontrolní význam svůj význam. Nebudete vědět, zda jste dokončili to, co bylo naplánováno, a obecně, pokud se něco děje.

Bez kontrolní funkce je také nemožné řídit personál.

řízení procesů - funkční proces organizační kontrolu, musí vyrůstat ze strategických cílů a záměrů organizace

Čtyři prvky ovládací funkce

K řídící funkci řízení patří čtyři hlavní etapy:

1. Definujte indikátory a metody měření výsledků.
2. Změřte výsledky.
3. Určete, zda výsledky odpovídají plánu.
4. Použijte nápravná opatření.

„Kontrolou“ do seznamu vedeného ve dvou kopiích (francouzské controle, od contrerôle -., Z latinského contra. - A proti rotulus - svitek).

Nastavení plánovaných hodnot a metod měření výsledků

Je nutné vytvořit soubor ukazatelů důležitých pro řízený proces a stanovit pro každou plánovanou hodnotu ve stanovených časech. Když se měří tento čas, měří se skutečný výsledek, manažeři dostávají signály o tom, jak se věci dělají, a proto nemusí kontrolovat každý krok provádění plánů.

Ukazatele by měly být jasně definovány, měřitelné a nezbytné pro monitorování. V průmyslovém podniku mohou indikátory zahrnovat prodej a výstup, efektivitu práce, bezpečnostní ukazatele a tak dále.

Při poskytování služeb by naopak ukazatele měly zahrnovat například počet klientů, kteří jsou nuceni čekat na to, aby jejich banka sloužila v bance, nebo počet nových zákazníků zapojených do obnovené reklamní kampaně.

Body měření v časové měřítce by také neměly být vybrány náhodně, ale spíše s kritickými časovými obdobími z hlediska řízeného procesu nebo počátkem / koncem důležitých fází procesu. Může to být

• Začátek nebo konec plánovaného období - posun, den, týden nebo měsíc.
• Začátek nebo konec důležitého kroku: ukončení přípravné výroby, zahájení konečného sestavení výrobku, dodávka výrobku zákazníkovi.
• Uvolnění nového vydání produktu nebo dosažení plánovaných objemů služeb.

Funkce plánování a řízení ve vedení jsou velmi vzájemně propojeny a vzájemně nemají smysl. Nekontrolovaný plán se změní na prázdný kus papíru. Mezi řídící funkce patří také motivace a kontrola.

Měření výsledků

Výsledky měření kontrolních bodů a jejich porovnání s plánovanými ukazateli by mělo být provedeno na základě aktivního přístupu, aby odchylky mohou být zjištěny co nejdříve, nebo dokonce předpovídal, než k nim dojde, aby se zabránilo nebo minimalizovat nápravná opatření.

Pokud jsou kontrolní body řádně plánovány a jsou k dispozici nástroje k přesnému určení toho, co podřízené dělají, hodnocení současné a očekávané výkonnosti bude přesné a snadné.

Existuje však mnoho činností, v nichž je obtížné určit přesné kontrolní body, existuje také mnoho činností, které jsou obtížně měřitelné.

Je naprosto jednoduché například stanovit časový index pro produkci hromadné výroby a je stejně snadné měřit skutečné hodnoty těchto ukazatelů

Situace je komplikovanější technikami, které jsou daleko od inženýrství. Například není snadné sledovat práci manažera pracovních vztahů, protože není snadné vytvořit jasný systém ukazatelů.

V čele tohoto typu manažerů často spoléhají na takové vágní ukazatele, jako je vztah s odbory, nadšení a loajalitu zaměstnanců, obratu a / nebo pracovních sporů. V takových případech jsou výsledky měření podřízeného také neurčité.

Korespondence výsledků s plánem

Jedná se o jednoduchý, ale velmi důležitý krok v procesu kontroly. Zahrnuje porovnání naměřených výsledků s předem stanovenými plánovanými ukazateli. V této fázi je již dříve vyvinutá srovnávací technika velmi důležitá. Tento dokument by měl jasně definovat, co se měří, kdy a za jakých podmínek. Postupujte podle této techniky musí být přísné, jinak výsledky měření a srovnání s plánem budou nespolehlivé.

Pokud indikátory odpovídají plánovaným ukazatelům, vedení může předpokládat, že vše je pod kontrolou. V tomto případě není potřeba zasahovat do každodenní práce organizace.

Opravné akce

Tato fáze se stává nejdůležitější v případě, že indikátory nedosahují plánovaných ukazatelů a analýza ukazuje potřebu nápravných opatření. Taková nápravná opatření mohou zahrnovat změny v jednom nebo více aspektech každodenních operací organizace.

Například vedoucí pobočky banky by měl rozhodnout, že je nutné obsadit více zaměstnanců v hale, aby vydrželi předtím stanovený ukazatel maximálního pětiminutového čekání.

Nebo obchodník se rozhodne provést přesčasy provozovatelů strojů, aby splnili dodací lhůty.

Kontrola rovněž pomáhá identifikovat nesprávně nastavená cíle a v tomto případě bude nápravným účinkem napravit cíle a nebude se snažit měnit aktuální naměřené hodnoty.

Včasnost nápravných opatření

Musíme vždy vytvořit konstruktivní způsob, jak přenést indikátory na plánované hodnoty, jinak se opožděně uvědomí, že chyba již nastala. Čím dřív je chyba nastavena nebo selhání, tím je pravděpodobnější, že ji opravíte nebo dohneme. A čím méně času, materiálních a pracovních zdrojů bude vynaloženo na jeho opravu.

Odchylky zjištěné později, je někdy nemožné opravit. V takovém případě je organizace citlivé finanční a reputační ztrát, až do konce jeho provozu.

Špatné zprávy dnes jsou lepší než stejná zpráva zítra.

DS Chadwick

Vztah mezi řídícími funkcemi

Řídící funkce: motivace a kontrola jsou úzce spjaty. Aby byl vytvořen efektivní systém motivace, musí mít podřízený manažer přístup k přesným a včasným výsledkům kontroly.

Kontrola může být provedena podle shody:

• plánované ukazatele;
• standardy kvality;
• firemní politiky;
• požadavky na bezpečnost a ochranu práce;
• Požadavky státních nebo veřejných organizací kontrolujících veřejné organizace.

Kontrola může být také pravidelná a jednorázová, plánovaná a nouzová, soukromá a jako součást obecného auditu činnosti organizace.

Závěr

Hlavním úkolem řízení ve vedení je zajistit plnění plánu a tím dosáhnout cílů organizace. Další funkce - podpora organizace a motivace a interakce s nimi. Řídící funkce v řízení je nejdůležitější. Smyslem kontroly není odsoudit jednotku nebo zaměstnance za selhání plánu a potrestat je. Význam spočívá v včasném zjištění odchylek od plánu. Pak je zde možnost provést nápravná opatření. Dobře promyšlená organizace kontrolních procesů je závazkem přesného a včasného provedení plánů a dosažení stanovených cílů.