Nastavení aplikace Outlook: pokyny a doporučení

Přítomnost e-mailu od každého uživatele osobního počítače v moderním světě je normou a nutností. Někdo má jednu e-mailovou adresu, někdo, kvůli potřebám nebo preferencím - několik schránek. Korespondence s přáteli, zákazníky, poštou, oznámení o nadcházejících událostech - to vše se stalo nedílnou součástí života. Pokud máte jednu adresu, můžete zkontrolovat příjem nových zpráv a odeslat odpověď jednoduše. Situace je mnohem komplikovanější, pokud existuje několik e-mailových adres.

Pro současnou práci s určitým počtem účtů byly vyvinuty poštovní aplikace. Nejpopulárnější je Outlook, který společnost Microsoft ve výchozím nastavení dodává v instalačním balíčku Microsoft Office spolu s dalšími programy.

Výhody výběru aplikace Outlook jako e-mailového klienta

Použití aplikace od společnosti Microsoft umožňuje:

• Sběr informací z různých poštovních schránek a serverů v jedné aplikaci.
• Uložte čas a stáhněte si aktualizaci seznamu příchozích zpráv.
• Nakonfigurujte dobu synchronizace pro poštovní schránky.
• Používejte třídění, seskupování a přiřazování filtrů pro příchozí korespondenci v souladu s prioritami.
• Zálohujte a archivujte obsah poštovních schránek.
• Rychle reagujte na příchozí zprávy v jedné aplikaci.
• Rychle vyhledejte informace, pokud používáte poštovní schránky obsahující velké množství e-mailů.

Množství funkcí a nastavení aplikace Outlook umožňuje aplikaci považovat za vůdce mezi podobnými programy od jiných vývojářů.

Více než dvacetileté historii poštovní správce byla vydána v 8 verzích, že „Microsoft“ vytvořené s vývojem a uvolňování nových verzí systému Windows a Mac OS.

Kde začít

Uživatelé, kteří se poprvé setkávají s aplikací, často mají otázky o tom, co a kde má aplikace Outlook provádět, aby se při práci s pošty vyskytly problémy a nehody. Nastavení pošty začíná přidáním účtů při prvním spuštění aplikace.

Uvítací okno a vytvoření schránky

Průvodce počáteční konfigurací otevře dialogové okno, ve kterém stačí kliknout na tlačítko "Další".

V novém okně, pokud máte existující e-mailové schránky, musíte se ujistit, že je vybrána možnost "Ano" a znovu použít tlačítko "Další" pro pokračování do další fáze.

Automatická konfigurace

Když se zobrazí okno "Přidat nový účet", budete vyzváni k výběru mezi automatickým a manuálním nastavením účtu. Automatická konfigurace aplikace Outlook funguje v případech, kdy se nastavení pro připojení k aplikaci poštovního serveru může dostat. Za tímto účelem stačí zadat přihlašovací jméno a heslo pro účet e-mailového účtu.

Ruční ladění

Ale častěji je nutné provést další nastavení pro poštu aplikace Outlook pro správnou synchronizaci a připojení k poštovní schránce. Přístup se provádí při otevření oddílu "Ruční konfigurace nastavení serveru nebo dalších typů serverů".

V novém dialogu, který se otevře, je vybrána první možnost "Internet E-mail" z možných typů připojení.

Jaké informace jsou nutné pro konfiguraci pošty aplikace Outlook

Při přepnutí na další okno je uživatel požádán o vyplnění 7 polí:

• "Zadat jméno" je určeno pro informace o majiteli, například jméno a příjmení nebo je uvedena vhodná zkratka. Tato data se ve zprávě zobrazují jako odesilatel.
• "E-mailová adresa" je název e-mailového účtu, který chcete přidat.
• "Typ účtu" - doporučujeme vybrat jednu ze standardních možností seznamu. Správný přístup k korespondenci vyžaduje POP3.
• "Server příchozí pošty" - je zaregistrována adresa přijatých zpráv. Adresa je tvořena následujícím způsobem: pop. a adresu poštovní služby. Například: pop.yandex.ru, pop.gmail.ru. Pokud máte firemní e-mail, můžete zkontrolovat adresu serveru a nastavení pokročilých nastavení od správce systému nebo oblasti nápovědy.
• Podobně je generována adresa pro pole "Odchozí poštovní server", ale místo pop. Smrt je předepsána. Například: smtp.yandex.ru, smtp.gmail.ru.
• Příslušná pole určují přihlašovací jméno a heslo pro připojení k poštovní schránce.
• V některých situacích (například e-mail je vytvořen s využitím služeb hostování) adresu serveru pro příchozí a odchozí poštu se liší od standardu, a posílání zpráv je možný pouze prostřednictvím připojení k určitému portu. Chcete-li zadat příslušná nastavení, musíte v sekci přesunout na tlačítko "Další nastavení" pro zadání a povolení dalších možností. V novém okně, které se zobrazí, přejděte na kartu "Odchozí poštovní server". V případě, že hosting společnost nebo společnost, která poskytuje poštovní služby vyžadují ověření SMTP, je nutné nainstalovat políčko „Je vyžadováno ověření SMTP.“ Pole "Uživatelské jméno a heslo" určuje příslušná data. Zaškrtávací políčko vedle položky "Zapamatovat si heslo" zabrání zadávání hesla při synchronizaci dat. Chcete-li zadat další parametry připojení, musíte přejít na kartu "Upřesnit". V této části byste měli zadat čísla portů pro připojení k serveru příchozí a odchozí pošty. Je třeba si uvědomit, že čísla jsou odlišná a při zadávání dat je třeba dbát. Vedle „vyžaduje šifrované připojení (SSL)“ by měly být kontrolovány, stejně jako typ šifrování - SSL.

• Nastavení se uloží stisknutím tlačítka OK.

Po dokončení zadávání údajů pro elektronickou poštovní schránku můžete ověřit správnost operace kliknutím na tlačítko "Zkontrolovat účet". Pokud dojde k chybě, aplikace hlásí událost a uvede důvod. Stačí problém vyřešit a zopakovat ověření nastavení.

Pokud jsou všechna nastavení správná, bude provedeno připojení k poštovnímu účtu a bude odeslána zkušební zpráva.

Průvodce aplikací se zavře a okno se zavře kliknutím na tlačítko "Dokončit".

Pokud potřebujete provést změny nastavení, přidejte nebo odstraňte poštovní schránku, naleznete v části "Nastavení účtu" v nabídce "Soubor".

Práce se složkami. Pravidla aplikace Outlook

Práce s aplikací Outlook také znamená možnost vytváření složek a pravidel, které umožňují automaticky třídit příchozí korespondenci v souladu s požadavky a požadavky. Použitím této funkce ušetříte čas pro prohlížení přijatých e-mailů a téměř okamžitě zjistíte příchozí příchozí zprávy.

Chcete-li vytvořit novou složku, stačí provést následující postup manipulací:

• V levém navigačním menu musíte najít a zvýraznit složku Doručená pošta.
• V nabídce "Soubor" klikněte na "Složky" a potom vyberte "Vytvořit složku".
• V poli "Název složky" zadejte požadované jméno. Měli byste se ujistit, že v dolní části složky "Obsah složky" je vybrána položka "Položky poštovní schránky" a jako nadřazený adresář "Umístěte složku do" vyberete "nadřazený adresář".
• Vytvoření nové složky je dokončeno klepnutím na tlačítko OK.

Dále můžete vytvořit pravidla založená na tom, které řazení dopisů do složek bude provedeno. Nastavení aplikace Outlook a pravidla jsou napsána na základě cílové složky, které by měly dostat příchozí zprávy, a nastavené parametry, jak můžete určit typ dopisu, odesílatele, klíčová slova našel v předmětu či těla e-mailu. Kromě toho můžete přiřadit určitou barvu zpráv od konkrétního odesílatele nebo osobních dopisů. Přístup k tvorbě, úpravám a smazání pravidel se provádí prostřednictvím "Služby", "Pravidel a výstrah".

Jak resetovat

Pokud potřebujete resetovat nastavení aplikace Outlook do původního stavu, jednoduše odstraňte účet a datový soubor pro připojené účty prostřednictvím "Ovládacího panelu" v části "Pošta". Postup trvá několik minut a umožňuje nakonfigurovat aplikaci Outlook přidáním nových poštovních schránek.

Po hlubším studiu funkcí aplikace Outlook se doporučuje používat aplikaci nejen jako e-mailový klient, ale také jako notebook, organizátor a plánovač událostí. Je třeba poznamenat, že v poslední verzi sady Microsoft Office bylo odstraněno mnoho důvodů pro stížnosti uživatelů a program získal nové možnosti pro efektivnější práci.