Elektronický systém správy dokumentů (EDS): co to je, funkce a doporučení

Před několika lety se říkaly elektronické systémy pro správu dokumentů jako jasnou budoucnost. Dnes jsou již aktivně využívány v soukromých a státních podnicích. Ale nejdůležitější je, že na SED neustále roste poptávka. Jaký je systém správy elektronických dokumentů a jak funguje, pojďme zvážit příklad systémů fungujících v Ruské federaci.

Předpoklady

Abychom lépe pochopili, jak funguje program EDS, je třeba zvážit základní pojmy a úkoly. Klíčovým faktorem jsou faktory, které určují výběr konkrétního systému.

Pokud organizace může fungovat v podmínkách neformálního řízení, není potřeba cirkulace dokumentů. S nástupem obchodních procesů je potřeba řídit mechanismus pomocí řádné dokumentace. Pokud s cennými papíry nejednáte včas, začnou se hromadit a ztratí.

Jako alternativu k nosičům papíru je použita speciální schéma pro ukládání souborů na serveru. Ale to ani netrvá dlouho. S růstem objemů společnosti narůstá potřeba ukládat a synchronizovat informace.

Existuje dilema: zda používat staré nosiče informací nebo SED pro ukládání informací. Důležité je elektronický systém? Zvyšte efektivitu organizace.

Ekonomický efekt

Účinnost lze zvýšit dvěma způsoby: snížit náklady nebo zvýšit výsledek. Dokumenty ERMS mohou současně dosáhnout dvou cílů. To znamená, že zavedení systému umožňuje organizaci trávit méně, ale vydělat více.

Snížení nákladů se provádí snížením nákladů na papír, neproduktivním časem, urychlením výměny informací, změnou firemní kultury.

Chcete-li zhodnotit efektivitu programu EDS, musíte vypočítat čas strávený zpracováním papírových dokumentů. Podle odhadů poradenských společností tyto operace zabírají 20% pracovní doby. V systému ruské byrokracie to vyžaduje ještě více - 60% času. Zavedení ERMS sníží tyto náklady nejméně o desetinásobek.

Kancelářská práce a oběh dokumentů

Tyto dva pojmy jsou vzájemně propojeny. Kancelářská práce - to je termín označující formální soubor pravidel pro práci s dokumenty. Některé systémy ERMS mohou být přizpůsobeny pro kancelářskou práci, existují však také systémy, na jejichž základě se již tvoří kancelářské práce.

Dokument je jednotka ukládání informací v ERMS. Cirkulace dokumentů je tvořena z různých zdrojů: další systémy, aplikace, e-mail, ale především z naskenovaných nosičů papíru. Proto jsou skenery a další zařízení integrální součástí SED. Systém uchovává všechny dokumenty, udržuje jejich historii, poskytuje organizaci pohyb a provádí s nimi obchodní procesy.

Na takovém základě je rozhodnutí, instrukce a pořadí SED. Prostřednictvím nich a řízené organizací. Každý dokument je dodáván s "certifikátem". Sada polí ve formuláři závisí na typu dokumentu. V systému jsou informace uloženy jako databáze každého pole takové karty.

Funkce a úkoly SED

Pracovní program je navržen tak, aby řešil tyto problémy:

• systematizace práce s dokumenty.
• tvorba dokumentů podle šablon, jejich evidence skladování;
• automatizace účetnictví;
• klasifikace dokumentů.

Podívejme se podrobně na funkce ERMS. Program workflow se používá pro:

• tvorba karet.
• text dokumentu;
• ukládání dat ve formátu pdf nebo ms word;
• správa přístupových práv uživatelů;
• vytvoření tras;
• kontrola pohybu dokumentu;
• distribuce oznámení, připomenutí;
• údržba časopisů, příruček, klasifikátorů;
• tvorba pokynů;
• vyhledávání a podepisování dokumentů;
• vytváření zpráv.

Mezi systémové funkce patří:

• vzdálená práce s dokumenty;
• použití DBMS pro ukládání dat;
• současná práce se SED;
• zabezpečení prostřednictvím certifikátů, čárových kódů a personalizace.

Výhody a nevýhody

Přechod na EDS má více výhod než nevýhody. Nesprávně organizovaný projekt však může zničit všechny výhody automatizace. Cíle implementace ERMS by měly být dosažitelné. Mezi výhody patří:

• centralizované strukturované ukládání informací;
• stejný přístup k vytváření a zpracování dokumentů;
• použití šablon;
• vyhledávání;
• auditu přístupu.

Nedostatky zahrnují vysoké počáteční náklady a důkladnou práci na školení uživatelů.

Procesy zpracování dokumentů

V systému EDS prochází elektronický pracovní postup několika stupni, během nichž je dokumentu přiřazena určitá vlastnost. Zpracování se provádí ručně i automaticky. Ve druhém případě určíte:

• podmínky přechodů mezi jednotlivými etapami;
• oddělení cesty;
• zpracování cyklů;
• spouštěcí podprocesy, časovače, postupy zpracování;
• uživatelské role jsou definovány.

Druhy léčby:

• Vytvořte dokument.
• Úpravy.
• Přejmenování.
• Stěhování.
• Uložení.
• Indexování.
• Odstranění.

Výdaje za EDS

Oběh dokumentů nemůže plně fungovat bez licence, serverů, plného ladění a školení všech uživatelů. Každý z těchto prvků vyžaduje spoustu peněz. Kromě toho bychom neměli zapomenout na integraci SED s jinými systémy, aktualizaci databází a softwaru, konzultace technické podpory a dalších nákladů na podporu.

Zavedení SED

Provádění projektu může trvat několik měsíců. Tento proces závisí jak na počtu dokumentačních procesů, tak na finančních, organizačních a příležitostech pro zdroje. Implementace se provádí podle následujícího algoritmu:

• vytvoření pracovní skupiny, definice vůdce;
• definování cílů a cílů;
• kontrola stávajících dokumentačních procesů;
• vývoj technických specifikací;
• výběr SED;
• uzavření smlouvy o provádění EDS;
• vypracování a schvalování pracovních předpisů;
• kontrola počátečního vyplňování adresářů;
• předběžný test EDS;
• školení zaměstnanců;
• test implementace SED;
• analýza výsledků testů;
• opravy chyb;
• plné zavedení SED.

Chyby při implementaci

Zvláštní pozornost by měla být věnována těm procesům, v nichž je potřeba papírový dokument. Hlavní chybou je duplikace papírového dokumentu elektronickým dokumentem. To komplikuje práci a způsobuje negativní postoj k automatizaci. Nikdo nezaplatí za dvojitou práci. Je nutné vytvořit procesy automatizace bez duplikace. Druhou chybou je nepřipravenost personálu. Nejčastěji jsou nové procesy vnímány jako nepřátelské. Proto je nutné zaměstnancům vysvětlit, proč se EDS vůbec implementuje, aby vědomě přistupovali k procesu učení.

Technologie ukládání dokumentů

V systému EDS se elektronický pracovní postup skládá z atributů, na jejichž základě se provádí vyhledávání, klasifikace, seskupování a podávání zpráv. Někdy je z šablony vytvořen dokument, někdy i přenášení dat z databáze. Atributy jsou uloženy v tabulkách. Samotný soubor je umístěn ve složce úložiště, informace z něj do adresáře DBMS. Přístup k datům získávají pouze uživatelé systému ERMS.

Co je prohledávání proudem?

Proces zpracování dokumentů s následným umístěním jejich vzorků do archivu se provádí skenery. V procesu skenování je možné automaticky vytvořit v dokumentu kód čárového kódu a zaregistrovat jej v databázi a poté ji směrovat po určené trase.

Optické rozpoznávání textu

Tento elektronický systém pro správu dokumentů SED převádí elektronický obrázek dokumentu ve formátu fotografií nebo jpeg do textového formátu. Zároveň se speciální software používá jako samostatná aplikace nebo jako integrovaný systém ESCOM.BPM v ERMS. Co je to ESCOM.BPM? Jedná se o program pro rozpoznávání dokumentů napsaných v různých fontech. Je třeba poznamenat, že samostatné aplikace mají více možností a dokonce mohou rozpoznat ručně psaný text.

Bar Coding

Tato technologie poskytuje soubor postupů pro vytváření a kreslení grafického čárového kódu v dokumentu. Unikátní čárový kód je vytvořen prostřednictvím systémového serveru. Poskytuje také identifikaci dokumentu, jeho rychlé vyhledávání v databázi a distribuci v místech uložení. Při registraci dokumentu je na štítku vytištěn čárový kód odpovídající ID elektronické karty. Je přilepený k papírové verzi dokumentu.

EDS

Digitální podpis umožňuje zajistit správnost dokumentu a nezměněná data. Podpis se provádí pomocí poskytovatele šifrování a klíčem certifikátu softwaru. Posledně jmenovaný je soubor ve zvláštním formátu, který je regenerován v centru vydávání licencí. Aby byla zajištěna bezpečnost informací, měli byste certifikát uložit na čipovou kartu nebo na klíče I-Token. Jsou chráněny kódem PIN. Pokud je kód PIN zadán několikrát nesprávně, bude certifikát automaticky zablokován.

Plný text a vyhledání atributů

Hledání atributů se provádí pomocí zvláštního formuláře na několika hodnotách z polí karet. Například kritérium "Protistrana" poskytuje vyhledávání dat v poli "Příjemce" nebo "Odesílatel". V tomto případě systém porovnává zadaná kritéria s údaji v kartách a vkládá do výsledku ty karty, pro které byly zápasy splněny. Vyhledávání se provádí s ohledem na přesnou nebo částečnou shodu.

Plný textové vyhledávání se provádí podle údajů v samotném dokumentu, včetně slovních formulářů prostřednictvím vestavěných nástrojů DBMS, jako je MS SQL SERVER, ORACLE. Pro úplné vyhledávání musí být soubory zadány do databáze ve formátu dokumentu (doc), tabulkách (xls), prezentacích a zprávách.